1.3.2. Relations avec la tutelle
1.3.2.1. Formalisation des exigences réciproques
et des circuits d'information
L'EdE et sa tutelle établissent une procédure relative aux échanges des informations suivantes et planifient les actions à mettre en œuvre. Ils définissent les délais de mise à disposition des éléments et les fréquences de réalisation des actions.
Pour les anomalies d'identification, le délai est proposé en fonction de la gravité et de la fréquence de celles-ci.
Les éléments à fournir par l'EdE :
― d'identification et d'ECP ;
― les fichiers informatiques à jour ;
― le compte d'exploitation et le budget prévisionnel ;
― les éléments de réponses du bilan technique et comptable annuel ;
― les procédures et enregistrements prévus par le système de gestion de la qualité ;
― les indicateurs, les actions correctives et préventives et les rapports d'audit du système de gestion de la qualité ;
― les indicateurs et les résultats du suivi qualité ;
― le compte rendu annuel des propositions de sous-objectifs et d'indicateurs relatifs aux dispositifs el de rephasage de la base locale.
Le registre des anomalies d'identification peut être consulté et contrôlé à l'EdE. Il comprend :
― les anomalies communiquées aux ou par les services de l'Etat en charge des contrôles et de la tutelle ;
― les comptes rendus de visite des exploitations en suivi rapproché ;
― les éléments nécessaires à la réalisation de certains contrôles sur place (CSP) ;
― les suites à donner aux CSP, les actions effectuées, leurs délais de réalisation (copie fiche navette) et les comptes rendus de visite.
Les éléments dont l'EdE a besoin :
― les textes réglementaires, les circulaires et les notes de service relatives à l'identification et la certification de la parenté ;
― les objectifs, les indicateurs et les recommandations sur le dispositif ;
― le compte rendu de la formation « identification » du comité départemental de la santé et de la protection animales (CDSPA) ;
― les informations relatives aux détenteurs et aux exploitations ;
― les suites à donner aux CSP (fiche navette) ;
― les suites à donner aux anomalies identifiées par les EdE ;
― les bilans partiels ou définitifs des CSP relatifs à l'identification.
Les actions à mettre en œuvre prévues par les dispositifs, le système de gestion de la qualité ou demandés par les services de l'Etat en charge des contrôles et de la tutelle sont :
― côté tutelle : notamment la réunion du CDSPA, la tenue des réunions de suivi, la rédaction de bilan de situation ;
― côté EDE : notamment la tenue des réunions de suivi, la rédaction de bilan de situation, les visites d'élevage, la remise en conformité, le traitement des anomalies BDNI.
1.3.2.2. Formalisation des objectifs, des sous-objectifs et des cibles
Ces objectifs sont de trois types :
Objectifs comptables et financiers :
― une transparence dans la facturation des services aux éleveurs et dans la comptabilité des opérations relatives aux missions ;
― une correspondance entre les recettes des missions et leurs coûts ;
― une amélioration de l'efficience des dispositifs qui peut aussi passer par la définition de marges financières de progrès en concertation avec le DDAF qui tiennent compte du contexte local.
Objectifs relatifs à l'identification :
Les objectifs du dispositif d'identification, les indicateurs associés et leurs cibles sont définis au niveau national. Ces objectifs sont :
― l'amélioration de l'identification stricto sensu des animaux à savoir la pérennité des marques d'identification sur les animaux des espèces concernées ;
― l'amélioration de l'identification hors repère, c'est-à-dire la présence des documents nécessaires à l'identification des animaux ;
― l'amélioration de la qualité et du délai de mise à disposition des données disponibles en BDNI.
Les cibles sont définies sur trois ou cinq ans par un taux de conformité à atteindre ou un pas minimum à effectuer au regard des résultats des contrôles sur place dans les exploitations sélectionnées aléatoirement. Chaque objectif est décliné au niveau local en sous-objectifs. Les sous-objectifs, les indicateurs associés et les cibles sont définis par l'EdE en accord avec le DDSV.
Objectifs relatifs à l'ECP :
― fiabiliser la gestion de l'enregistrement et de la certification de la parenté qui se mesure par le taux d'incompatibilité génétique mesuré lors des campagnes de vérification.
1.3.2.3. Suivi
Durant la campagne d'identification et d'ECP, des réunions sont organisées, en tant que de besoin, entre l'EdE, le DDAF et le DDSV pour assurer le suivi des dispositifs.
En cours de campagne, l'EdE est en mesure d'informer la tutelle de l'avancement de ses travaux. Des bilans d'étape permettent :
― de faire le point sur les indicateurs, les résultats partiels, les actions réalisées ou à mettre en œuvre ;
― d'aborder des questions ponctuelles relatives à la traçabilité des animaux et à l'ECP ;
― d'informer la tutelle de l'évolution des procédures communes à tous les services et organismes concernés, notamment pour le suivi des dysfonctionnements ;
― de communiquer régulièrement les fichiers les plus à jour possible pour harmoniser et améliorer le suivi sanitaire ;
― de faire le point sur les anomalies constatées et les suites à donner aux CSP.
1.3.3. Actions auprès des détenteurs ou des éleveurs
En ce qui concerne l'enregistrement et la certification des parentés, les actions à mettre en œuvre sont celles qui sont prévues au cahier des charges de l'enregistrement et de la certification de la parenté.
En ce qui concerne l'identification, les actions à mettre en œuvre par l'EdE sont :
― mettre en place les outils d'information et de formation des détenteurs (supports de communication, réunions d'information, publications, courriers, visites...) ;
― mesurer et analyser le niveau de maîtrise des règles d'identification par les différentes catégories de détenteurs, et notamment mettre en place un suivi qualité qui comprend :
― un système d'alerte pour cibler les détenteurs à risque ;
― des visites de terrain ;
― le suivi d'indicateurs par un tableau de bord pour chaque exploitation.
La sélection des détenteurs en identification bovine tiendra compte des résultats des visites de terrain, des résultats des CSP réalisés par les services de l'Etat, des délais de notification et des présomptions de sortie.
La sélection des détenteurs en identification ovine et caprine se basera sur les résultats des CSP, les résultats des visites de terrain, la typologie des détenteurs, la fréquence de commande et l'adéquation entre la taille de la commande de boucle et l'effectif.
Particularités des visites de terrain
Les visites de terrain sont un outil indispensable dans l'amélioration de la qualité de l'identification puisqu'elles sont :
― un moyen de mesurer le niveau de maîtrise des détenteurs sur le terrain, essentiel pour sélectionner les prochaines exploitations à visiter ;
― un moyen de sensibiliser, d'informer et de former les détenteurs sur les règles d'identification ;
― un moyen d'évaluer l'efficacité globale du dispositif ;
― un moyen de confronter les données présentes en bases locales à la réalité du terrain.
Les EdE mettent en place des visites de terrain en adéquation avec la taille du cheptel de la circonscription et en tenant compte de l'évaluation de la situation sur sa circonscription de compétence. Le nombre de visites est défini en accord avec le directeur départemental des services vétérinaires.
Les indicateurs du suivi qualité
Pour l'identification bovine, les EdE suivent a minima les indicateurs ci-après (par exploitation) et mettent en place les actions adéquates selon que les cibles définies pour chacun de ces indicateurs sont atteintes ou non :
― taux d'anomalies (par type) par détenteur relevés par les CSP ;
― résultats des visites de terrain (nombre d'animaux en absence d'identification, nombre d'animaux en absence de passeport) ;
― délais de notification par type de notification et classe de délais ;
― taux de commande de boucle par bovin ;
― nombre de double rebouclage sur la campagne pour 1 animal (alerte en dessous de 60 jours) ;
― nombre de réédition de passeport ou duplicata par bovin présent sur l'année ;
― demande de réédition de duplicata et 2e rebouclage pour un même animal (alerte sans délai).
Pour l'identification ovine et caprine, les EdE suivent a minima les indicateurs ci-après (par exploitation) et mettent en place les actions correspondantes sur les cibles définies :
― taux d'anomalies (par type) suite aux CSP ;
― résultats des visites de terrain (nombre d'animaux en absence d'identification) ;
― taux de remontée du recensement annuel ;
― écart entre nombre de boucles commandées par rapport à l'effectif déclaré ;
― taux de rebouclage.
1.3.4. Bilan annuel
Le bilan de la campagne vise pour chaque espèce à :
― proposer des pistes de progrès et des actions à mettre en place ;
― et déterminer les éventuelles marges de progrès en termes de coûts.
Il permet de :
― mesurer la qualité des dispositifs, et notamment l'atteinte des objectifs et sous-objectifs ;
― mesurer l'efficacité des actions menées par l'EdE ;
― mesurer les coûts de l'identification sur la circonscription ;
― mesurer les coûts de l'ECP sur la circonscription ;
― valider les tarifs.
Il s'appuie sur :
― les cibles nationales ;
― les cibles locales, notamment les résultats du suivi qualité ;
― les résultats des CSP ;
― la revue des notes de service ;
― l'évaluation de l'EdE qui comprend :
― la synthèse du questionnaire annuel proposé par les services du ministère en charge de l'agriculture pour évaluer la pertinence technico-économique des actions menées ;
― indicateurs du système de management de la qualité ;
― le plan d'action, les actions correctives et préventives ;
― les rapports d'audit, l'analyse des dysfonctionnements et des non-conformités, la synthèse des réclamations.
Le bilan est présenté à la formation « identification » du CDSPA.
2e partie : identification
L'EdE met en place un système de gestion de la qualité dont l'objectif est l'amélioration du dispositif d'identification, et en particulier d'assurer la qualité du travail effectué au sein des EdE. Ce système permet :
― de garantir la traçabilité des opérations réalisées (enregistrement des actions et des acteurs), et notamment celles visant à s'assurer de l'atteinte des objectifs ;
― d'évaluer la qualité du travail réalisé à tous les niveaux hiérarchiques ;
― de suivre par des indicateurs et en faisant des bilans réguliers de l'évolution du niveau de conformité et de l'efficacité du système ;
― de proposer et de mettre en place des actions préventives et correctives pour pallier des dysfonctionnements ou des non-conformités.
L'EdE exécute ses activités de façon à satisfaire aux prescriptions des autorités compétentes, notamment celles figurant dans ce cahier des charges, et de l'organisation fournissant la reconnaissance du système.
Le système de gestion de la qualité porte sur l'ensemble des activités relatives à l'identification, y compris en dehors du siège de l'EdE. Les missions de suivi qualité, d'information, de formation et de conseil auprès des détenteurs sont intégrées au système de gestion de la qualité.
L'EdE doit avoir un personnel d'encadrement et technique ayant l'autorité et les ressources nécessaires pour accomplir ses fonctions et identifier les écarts survenant par rapport au système, aux procédures d'exécution et pour engager des actions visant à prévenir ou à minimiser de tels écarts.
L'EdE doit définir l'organigramme des services avec la répartition des tâches, l'organisation du travail, le contrôle hiérarchique. Il spécifie la responsabilité, l'autorité et les rapports entre tous les collaborateurs qui gèrent, exécutent ou vérifient les tâches.
L'EdE doit nommer un responsable de la gestion de la qualité, indépendamment de ses autres fonctions, qui a une responsabilité et une autorité définies en tout temps pour assurer la mise en œuvre et le suivi du système.
L'EdE doit établir, mettre en œuvre et maintenir un système en adéquation avec ses missions d'identification. La politique, le système, le programme, les procédures et les modes opératoires sont formalisés de façon à assurer la qualité de son activité.
La documentation du système doit être communiquée au personnel concerné, être comprise, accessible et mise en œuvre par lui.
La politique et les objectifs doivent être définis dans un document qualité. Ce document contient ou renvoie les procédures et les modes opératoires à d'autres documents.
Une politique et une procédure sont définies pour traiter les réclamations et enregistrer celles-ci ainsi que les examens et les actions correctives qui ont été prises.
L'EdE doit mettre en place des actions correctives lorsque des dysfonctionnements ou des non-conformités sont constatées : il analyse les causes de dysfonctionnement et de non-conformité, met en place les actions correctives et en assure le suivi.
3e partie : enregistrement et certification de la parenté
des bovins
L'enregistrement et la certification de la parenté des bovins font l'objet d'un cahier des charges national technique établi par l'organisation interprofessionnelle de l'amélioration génétique des ruminants (France Génétique Elevage) et approuvé par le ministre en charge de l'agriculture.
Ses dispositions sont d'application obligatoire par les EdE ainsi que par les autres opérateurs :
― éleveurs-naisseurs ;
― organisation interprofessionnelle ;
― Institut de l'élevage ;
― organismes de sélection ;
― opérateur d'insémination ;
― équipes de production et de transplantation embryonnaire ;
― laboratoires d'analyses ;
― laboratoire national de référence.