Chaque liste de candidats comprend autant de noms qu'il y a de postes à pourvoir, titulaires et suppléants. Les listes doivent être déposées par les organisations syndicales représentatives au moins six semaines avant la date fixée pour les élections et porter le nom d'un agent, délégué de liste, habilité à les représenter dans toutes les opérations électorales.
Le dépôt de chaque liste doit en outre être accompagné d'une déclaration de candidature signée par chaque candidat. Le dépôt fait l'objet d'un récépissé remis au délégué de liste.
Sont considérées comme représentatives les organisations syndicales régulièrement affiliées à une union de syndicats remplissant les conditions définies à l'article 9 bis de la loi du 13 juillet 1983 susvisée et les organisations syndicales satisfaisant, dans le cadre où est organisée l'élection, aux dispositions de l'article L. 2121-1 du code du travail.
Lorsque l'administration constate que la liste ne satisfait pas aux conditions de recevabilité évoquées ci-dessus, elle remet au délégué de liste une décision motivée déclarant l'irrecevabilité de la liste. Cette décision est remise au plus tard le jour suivant la date limite de dépôt des listes de candidatures.