Le compte rendu est établi par le supérieur hiérarchique direct. Il est communiqué à l'agent, qui dispose d'un délai de quarante-huit heures ouvrées à compter du jour de l'entretien pour porter des observations sur la copie du compte rendu qui lui est remise.
A l'issue, le compte rendu original est cosigné par le supérieur hiérarchique direct et l'agent après avoir été, le cas échéant, complété par les observations de celui-ci.
Ce document est ensuite versé au dossier administratif de l'agent, qui en conserve une copie.