Pour chaque candidat, la direction des ressources humaines de la ville de Paris constitue un dossier, en liaison avec l'établissement, la direction ou le service dans lequel l'agent est affecté, ou, le cas échéant, l'organisme auprès duquel l'agent est détaché. Ce dossier comporte notamment les notes obtenues au cours des dix dernières années ainsi qu'une appréciation motivée et circonstanciée sur sa manière de servir, sur les emplois qu'il a occupés, sur ses aptitudes à remplir les fonctions d'administrateur et sur le type de tâche qu'il semble le mieux à même d'assumer.