Les registres de l'état civil consulaire sur lesquels les actes sont dressés ou transcrits sont tenus en double, selon des procédés manuels ou automatisés.
En fin d'année ils sont clos et arrêtés par l'officier de l'état civil. Sous réserve des cas dans lesquels, en application des dispositions de l'article 7 du décret du 3 août 1962 ou de l'article 2 du présent décret, le service central d'état civil est déjà détenteur des registres, l'un des exemplaires est adressé à ce service qui en assure la conservation, l'autre demeurant dans les archives du poste. A ce dernier registre, restent annexées les pièces produites par les intéressés, telles que les copies et traductions des actes étrangers transcrits, les procurations ainsi que les instructions reçues par l'officier de l'état civil.
Les formalités de clôture et de réouverture des registres sont obligatoires à chaque changement de chef de poste survenu en cours d'année.