Le ministre chargé des transports (direction générale de la mer et des transports) ou le STRMTG, selon le cas, accusent réception des dossiers de demandes d'agrément qui leur sont adressées conformément aux dispositions prévues aux articles 1er et 2 du décret du 6 juin 2001 susvisé.
Lorsque ces administrations constatent que le dossier qui leur a été adressé ne comporte pas une ou plusieurs des pièces prévues aux articles 4 ou 8, celles-ci en sollicitent la production, conformément aux dispositions prévues à l'article 2 du décret susmentionné. La demande d'agrément est rejetée d'office dès lors que les pièces sollicitées ne sont pas produites dans le délai imparti.
En cours d'instruction, les administrations compétentes précitées peuvent solliciter auprès du demandeur toutes précisions ou compléments d'information qui leur paraissent utiles. Cette démarche ne suspend pas le délai d'instruction.