Les pièces constitutives du dossier de demande de contrat et les pièces nécessaires à son paiement sont fixées par instruction du ministère de l'agriculture et de la pêche. Le préfet peut fixer une liste de pièces complémentaires nécessaires dans le cadre de la politique pastorale de son département et sous réserve que la demande s'inscrive bien dans les mesures de simplification administrative.
Les dossiers sont déposés jusqu'au 15 mai et les engagements souscrits pour l'option gardiennage sont pris en compte pour l'année civile considérée et permettent de couvrir l'ensemble de la période de gardiennage effectué en cercle 1.