L'utilisation du taxi est réservée aux parcours de courte distance, en cas d'absence permanente ou occasionnelle de moyen de transport en commun ou lorsque l'agent doit transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ou encore dans certaines situations de handicap physique. Le motif justifiant l'utilisation de ce mode de transport doit être indiqué sur l'état de frais ou attesté par un certificat administratif signé par le chef de service de l'agent. Le taxi ne peut se substituer à l'utilisation des moyens de transport en commun et l'autorité administrative doit en refuser toute utilisation non justifiée.
L'utilisation collective du taxi peut cependant être autorisée sur de courtes distances et sur présentation de pièces justificatives, lorsqu'elle s'avère moins onéreuse que l'utilisation des moyens de transport en commun. Les agents attestent au moyen de l'état de frais des conditions d'utilisation collective du taxi.
A l'étranger, les frais de taxi à l'intérieur de la localité de la mission ne sont pas remboursés.