Les entreprises ferroviaires formalisent les processus internes pour l'élaboration, la diffusion et la tenue à jour des consignes et instructions opérationnelles à caractère permanent ou temporaire, à l'usage de leurs agents exerçant des fonctions de sécurité.
Les processus d'élaboration et de mise à jour des documents à caractère permanent comportent les phases suivantes, à compter de la réception de la réglementation applicable transmise par le gestionnaire d'infrastructure :
- élaboration par l'entreprise ferroviaire d'une version française des documents ; si la langue de travail de l'entreprise ferroviaire n'est pas le français, celle-ci doit faire effectuer, à ses frais, une traduction de ces documents ;
- examen par le gestionnaire d'infrastructure délégué en vue de vérifier la prise en compte correcte de la réglementation applicable et la compatibilité des dispositions opérationnelles prévues avec les systèmes de gestion du trafic, des circulations et des installations techniques et de sécurité du réseau ;
- après mises au point éventuelles et délivrance du certificat de sécurité, approbation définitive par l'entreprise ferroviaire, diffusion et formation des agents concernés.
Les dispositions particulières concernant la documentation à l'usage des agents exerçant des fonctions de sécurité à bord des trains sont reprises en annexe 1.