Sont admis à voter par correspondance les agents qui n'exercent pas leurs fonctions au siège de l'établissement ou qui se trouvent en position d'absence régulièrement autorisée ou empêchés, en raison des nécessités du service, de se rendre le jour du scrutin au bureau de vote.
La liste des agents admis à voter par correspondance est annexée à la liste électorale arrêtée par le directeur général du SHOM.
Six semaines au moins avant la date des élections, les agents intéressés sont avisés de leur inscription sur cette liste et des conditions dans lesquelles ils pourront voter. Ils peuvent vérifier les inscriptions et formuler toute réclamation contre les inscriptions ou omissions dans les conditions prévues à l'article 5 du présent arrêté.
Les bulletins de vote et les enveloppes nécessaires sont transmis aux intéressés huit jours francs au moins avant la date fixée pour les élections.
Ces délais ne s'appliquent pas aux agents empêchés de prendre part au vote direct en raison des nécessités du service.
L'électeur insère son bulletin de vote dans une première enveloppe (dite enveloppe n° 1). Cette enveloppe, d'un modèle fixé par l'administration, ne doit porter aucune mention ou signe distinctif. L'électeur insère cette enveloppe fermée sans être cachetée dans une seconde enveloppe (dite enveloppe n° 2) sur laquelle doivent figurer ses nom, prénoms, affectation et signature. Ce pli cacheté est placé dans une troisième enveloppe (dite enveloppe n° 3) portant la mention « élection au conseil d'administration » qu'il adresse par voie postale au bureau de vote.
L'enveloppe n° 3 doit parvenir au bureau de vote avant l'heure de clôture du scrutin.