L'oculariste est tenu de constituer et de mettre à jour un dossier pour chaque personne, comprenant :
- le dossier administratif, comprenant le cas échéant la ou les dates des interventions chirurgicales, des moulages et de la livraison des prothèses, les photos ;
- le compte rendu de l'anamnèse ;
- le descriptif exhaustif de l'appareil, comprenant les composants utilisés et les étapes de la fabrication de l'appareil, la qualité des résines, de la polymérisation et du polissage le cas échéant, la date, le motif et la nature des interventions réalisées (y compris les repolissages) ainsi que le nom de l'intervenant ;
- le compte rendu d'appareillage à la disposition du prescripteur.