Les conventions sont passées soit pour l'année civile, soit pour la durée d'une campagne de prophylaxie. Plusieurs conventions peuvent être conclues dans le même département pour tenir compte des périodes d'exécution des opérations selon les espèces intéressées.
Le préfet convoque chaque année les parties deux mois au moins avant la date prévue pour l'entrée en vigueur des conventions.
Les tarifs sont fixés pour chaque opération de prophylaxie en fonction d'une nomenclature arrêtée par le ministre chargé de l'agriculture.