Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité (nom, prénoms, statut, nationalité, numéros de téléphone et de télécopie professionnels, adresse électronique professionnelle, civilité, organisme, service, fonction, emploi, localisation [bâtiment, étage, pièce], identifiant [login, mot de passe chiffré], photographie [facultative], coordonnées personnelles [adresse, téléphone portable, adresse électronique]) ;
- à la situation militaire (armée, grade) ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions (titres, diplômes civils et militaires, connaissances linguistiques, certificats, niveau d'études, matières, types de formation, dates d'arrivée et de départ) ;
- à la vie professionnelle :
- événement de l'agenda (titre, catégorie, lieu, date et heure de début, durée, avertir, description, participants) ;
- listes de diffusion et d'échange (thème de la liste, messages) ;
- forums (sujet de la discussion, texte de la contribution) ;
- espace de travail (date et heure de connexion, espace de stockage de fichiers, pages web personnelles et professionnelles) ;
- emploi du temps (bataillon ou brigade, compagnie, section, classe, groupe de langue, intervenant[s], lieu, module, sous-module, cours, durée) ;
- notation (épreuve, nature, note, date, résultats, classement, coefficient, compte rendu) ;
- à l'utilisation des médias et moyens de communication :
- messagerie (adresse électronique de l'expéditeur et du/des destinataires, date et heure d'émission et de réception du message, objet, contenu, pièce[s] jointe[s] éventuelle[s]) ;
- ressource pédagogique multimédia (ressource, mot[s] clef[s], module, sous-module, profil des droits d'accès, date et heure de création, de modification, de consultation) ;
- parcours pédagogique (date et heure de connexion, durée, ressource pédagogique consultée, note, questionnaire d'auto-évaluation) ;
- bibliothèque et référentiel documentaire (titre, nom de l'auteur, de l'éditeur, cote de catalogue, classement, date de l'emprunt, date retour, date[s] de relance) ;
- référence à caractère personnel dans une annonce d'actualité.
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées un an après le départ de l'établissement pour les données relatives à l'identité, à la situation militaire, à la formation, aux diplômes, aux distinctions et à la vie professionnelle, à l'exception de celles relatives à la messagerie, à l'agenda, aux bibliothèques, à l'espace de travail personnalisé et à la notation, qui sont conservées jusqu'à la durée de l'affectation de l'intéressé, et aux contributions, listes de diffusion et forums et parcours pédagogique, qui sont conservées trois mois.
Les informations pratiques sont conservées tant qu'elles sont pertinentes et les données relatives aux ressources pédagogiques multimédia sont conservées à des fins documentaires tant qu'elles présentent un intérêt pour l'établissement.