Finalité des traitements et personnes concernées.
Les traitements automatisés doivent avoir pour finalité l'établissement, la mise à jour, l'utilisation et la communication des listes d'initiés dans les conditions fixées à l'article L. 621-18-4 du CMF.
Sous réserve des dispositions de la dernière phrase de l'article 3 de la loi du 6 janvier 1978 susvisée relatives aux autorités habilitées à accéder aux informations en qualité de « tiers autorisés », les informations traitées ne peuvent pas être utilisées, consultées ou transmises à d'autres fins que l'application de la législation sur la prévention des délits d'initiés.
Les informations portées sur les listes d'initiés se rapportent exclusivement à des personnes physiques ou morales, françaises ou étrangères, que le responsable du traitement considère comme étant initiées en tant qu'elles ont accès à des informations privilégiées, c'est-à-dire à des informations précises qui concernent directement ou indirectement un ou plusieurs émetteurs d'instruments financiers ou un ou plusieurs instruments financiers, qui n'ont pas été rendues publiques et qui seraient susceptibles, si elles étaient rendues publiques, d'avoir une influence sensible sur le cours des instruments financiers concernés ou le cours d'instruments financiers qui leur sont liés.
1. Pour les listes tenues par les émetteurs, quelle que soit leur nationalité, dont les instruments financiers sont admis aux négociations sur un marché réglementé ou pour lesquels une demande d'admission aux négociations sur un tel marché a été présentée :
- les initiés permanents sont les personnes qui bénéficient, en raison de leur fonction, d'un accès régulier à des informations privilégiées sur l'émetteur, telles que les membres des organes d'administration, de direction ou de surveillance, certains salariés ou préposés de l'émetteur (directeur général, gérant, membres des comités de direction, responsable de l'information financière, gestionnaires d'une liste d'initiés), les commissaires aux comptes, certains conseils habituels de l'émetteur ou certaines sociétés assurant des fonctions externalisées par l'émetteur ;
- les initiés occasionnels sont les mêmes catégories de personnes que ci-dessus, lorsqu'elles ont accès à des informations privilégiées sur l'émetteur de manière ponctuelle, notamment au titre de leur intervention dans la préparation d'une opération financière particulière (partenaires dans la transaction envisagée, personnels des directions juridiques ou financières, secrétaires, sociétés prestataires de services...).
2. Pour les listes tenues par les tiers qui entretiennent des relations professionnelles avec des émetteurs (banques de financement et d'investissement, avocats, cabinets de commissaires aux comptes, cabinets de conseils, entreprises de traduction, agences de communication...) :
- les initiés permanents sont les personnes qui, au sein du tiers responsable de la liste, ont régulièrement accès à des informations privilégiées sur des émetteurs, ainsi que les autres tiers (sous-traitants) ayant un accès régulier aux mêmes informations dans le cadre de leurs relations professionnelles avec le tiers responsable de la liste ;
- les initiés occasionnels sont les mêmes catégories de personnes que ci-dessus, lorsqu'elles n'ont que ponctuellement accès à des informations privilégiées sur des émetteurs (traducteurs, documentalistes, secrétaires), notamment à l'occasion d'une mission particulière (rédaction d'un rapport).
Un organisme peut mettre en oeuvre un ou plusieurs traitements automatisés, selon qu'il aura ou non décidé de confier la gestion centralisée de la liste d'initiés à un seul service, de recenser dans des listes séparées les initiés permanents et les initiés occasionnels ou de tenir plusieurs listes d'initiés occasionnels en fonction du motif d'inscription.