Les catégories d'informations enregistrées sont celles relatives :
Pour les élèves et les stagiaires :
- à l'identité (nom, prénoms, date et lieu de naissance, adresse, numéros de téléphone, permis de conduire [numéro, type, date et lieu d'obtention]) ;
- à la situation familiale (situation matrimoniale, nombre d'enfants, personne à prévenir en cas d'accident) ;
- à la situation militaire (numéro matricule, grade, spécialité, numéro du badge) ;
- à la formation et aux diplômes (diplômes, certificats, niveau d'études, établissements scolaires fréquentés, matières, types de formation, stages [épreuves, nature, notes, date, résultat, classement, coefficient, session, compte rendu], notation, date d'arrivée et de fin de stage, langues étrangères pratiquées) ;
- au logement (nature, type d'hébergement, adresse) ;
- à la vie professionnelle (direction et service d'appartenance, professions et fonctions exercées, catégorie, spécialité, statut, affectation, congés, absences) ;
- à la consommation d'autres biens et services (suivi des comptes pour les repas) ;
- au déplacement des personnes (aux véhicules [numéro d'immatriculation, marque et type, laissez-passer]) ;
- à la santé (accident [date et lieu de l'hospitalisation]) ;
- à la situation économique et financière (régime de solde).
Pour les permanents :
- à l'identité (nom, prénoms, date et lieu de naissance, numéro matricule) ;
- à la situation familiale (situation matrimoniale, nombre d'enfants) ;
- à la formation et aux diplômes (diplômes, permis de conduire, connaissances linguistiques, niveau d'études, stages, fonctions, compétences, matières enseignées) ;
- à la vie professionnelle (grade, absences [type, date et motif]) ;
- à la consommation d'autres biens et services (suivi des comptes pour les repas).
La durée de conservation des informations nominatives ainsi enregistrées est limitée à cinq ans après le départ des élèves et stagiaires et deux ans après le départ des permanents.
La conservation des données relatives aux motifs d'absence est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.