L'entreprise doit être en mesure de remettre une copie des fichiers résultant du téléchargement des données issues du chronotachygraphe numérique de l'ensemble des véhicules utilisés et des cartes de l'ensemble de ses conducteurs à l'agent en charge du contrôle et à sa demande.
L'entreprise doit utiliser l'un des deux supports suivants :
- cédérom enregistrable « CD-R » de 12 cm de diamètre d'une capacité maximale de 800 Mo, sur lequel les données sont gravées en respectant la norme ISO 9660:1988. L'ajout de données par utilisation de la méthode « multi-session » est autorisé ;
- ou disquettes format trois pouces et demi sur lesquelles les données sont copiées en utilisant le standard MS-DOS, version supérieure ou égale à 6.
Lorsque le volume des données demandées nécessite l'utilisation de plus de dix disquettes, l'entreprise doit utiliser obligatoirement un cédérom.
En accord avec l'agent de contrôle, l'entreprise peut transmettre ses données par voie électronique dans le respect des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 susvisée.
En cas d'échec de téléchargement des données par l'entreprise, ou en cas de tout autre dysfonctionnement du chronotachygraphe, l'entreprise doit présenter le véhicule à un organisme agréé pour l'installation ou l'inspection des chronotachygraphes numériques et lui demander la réalisation d'un téléchargement ainsi que de la mise à disposition des données la concernant. L'entreprise doit conserver tout certificat de téléchargement ou d'impossibilité de téléchargement pendant un an à compter de la délivrance par un organisme agréé pour l'installation ou l'inspection des chronotachygraphes numériques.