Possibilité de passer des contrats avec des tiers (art. 5)
Dans la mesure où il n'en résulte pas de dépenses supplémentaires, les ordonnateurs et les gestionnaires doivent tout mettre en oeuvre pour que les agents n'aient pas à avancer les frais afférents à leurs déplacements temporaires et, mieux, soient libérés au maximum des démarches à effectuer tant au niveau de leur transport que de leur hébergement.
Pour tous les types de déplacements temporaires, les administrations sont invitées à se rapprocher, en respectant les règles, notamment de mise en concurrence, applicables à la commande publique, des compagnies de transport, des établissements hôteliers et de restauration, ainsi que des agences de voyages, dans le but, non seulement d'obtenir des avantages en matière de tarifs et de prestations, mais aussi d'organiser les transports et l'accueil des agents afin que les frais en résultant soient réglés directement par l'administration aux organismes concernés.
Les administrations peuvent ainsi recourir :
- soit aux conventions types définies à l'échelon central (SNCF) ;
- soit à des contrats avec les compagnies de transport, les agences de voyages ou autres prestataires de service.
Pour les paiements effectués dans le cadre d'un marché public, le versement d'acomptes est possible (cf. code des marchés publics).
Par ailleurs, il est rappelé que les administrations peuvent également recourir à l'expérimentation de nouvelles conditions et modalités de règlement des frais de déplacement de leurs agents prévues par le décret du 28 mai 1990 précité.
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En cas de recours à des contrats pour l'organisation des transports et/ou de l'accueil des agents en déplacements temporaires, le contrat signé par l'ordonnateur doit être produit au comptable.
Si ce document prévoit une durée de validité qui lui confère un caractère permanent, il est adressé en deux exemplaires à l'appui de la première demande de paiement.
Le prestataire de service produit une facture comportant le détail des déplacements (nom, date, lieu) ; à défaut, l'ordonnateur fournit ces éléments au comptable.