A N N E X E
PREAMBULE
Au titre Ier, les obligations comptables auxquelles sont tenues les
entreprises qui traitent avec le secteur public dans les conditions énumérées à l'article 2 du présent arrêté ;Au titre II, les conditions de détermination des coûts de revient des
prestations destinées au secteur public lorsque ceux-ci sont négociés sur la base des constatations de coûts de revient a posteriori ou de coûts de revient préétablis, ainsi que les modalités d'établissement et de présentation des devis que les entreprises doivent fournir à l'administration à l'appui de leurs offres de prix.TITRE Ier
OBLIGATIONS COMPTABLES DES ENTREPRISES
Chapitre Ier
Principes généraux
Lorsqu'un ensemble informatique de traitement automatisé des données est
utilisé pour la tenue totale ou partielle de leurs comptabilités générale et analytique, les entreprises doivent organiser les procédures de traitement de façon à satisfaire aux dispositions du présent cahier des clauses comptables.L'exercice du contrôle de l'administration sur la fiabilité des
procédures mises en place comporte l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.Chapitre II
Tenue de la comptabilité
Les dispositions générales, règles, organisation et textes de référence
du système de comptabilité de l'entreprise ;Le mode d'évaluation et les voies de cheminement des charges ;
Le reclassement des charges indirectes ;La certification de conformité comptable fournie par l'entreprise doit
attester que les méthodes d'enregistrement des coûts, de suivi interne des affaires (imputation) et de comptabilité présentés par l'industriel :Séparent sans ambiguïté les frais de production, y compris les
amortissements, et les frais hors production, suivant des règles préétablies et constantes, en distinguant bien, au niveau des frais de production, les travaux propres de production et les tâches liées aux approvisionnements tels qu'ils sont établis à l'article 6 ;Permettent d'évaluer les stocks, les travaux en cours et les produits
finis au niveau des frais de production ;Assurent une répartition des frais communs hors frais hors production
suivant des clés raisonnables et constantes ;Ne conduisent pas à imputer des charges anormales sur les frais de
production de prestations exécutées pour l'administration par rapport à celles exécutées pour les autres clients ;Sont bien mises en oeuvre par l'industriel pour la présentation des
devis, l'enregistrement des coûts, le suivi interne des affaires et le contrôle a posteriori.Chapitre III
Liaison entre la comptabilité générale
et la comptabilité analytique d'exploitation
Les entreprises qui n'auront pas la possibilité d'appliquer l'une de ces
deux méthodes devront utiliser un procédé de raccordement présentant toutes garanties d'exactitude quant au montant des charges incorporées et à leur imputation aux comptes de coûts et coûts de revient.D'une manière générale, les dérogations à l'emploi des deux méthodes
ci-dessus et le procédé de raccordement seront précisés dans le descriptif fourni par l'entreprise, visé à l'article 5.Chapitre IV
Comptes de coûts et coûts de revient
- pour chaque contrat public ou privé et pour chaque ensemble principal
qui constitue l'objet du contrat ;- pour chacun des postes du contrat lorsque ce dernier en comporte
plusieurs ;- dans le cas où les fabrications, réparations, entretiens majeurs,
applications de modifications ont un caractère répétitif dépassant le cadre d'un contrat, ces prestations seront considérées comme des séries homogènes. En conséquence, les entreprises ouvriront, d'une part, un compte de coût de revient pour chaque tranche de ces séries, décomposé en ensembles et sous-ensembles, et, d'autre part, un compte de coût de revient pour chaque contrat concerné par ces prestations. Ces derniers seront débités des coûts de revient issus des comptes de coûts précédents ainsi que des frais spécifiques à chaque contrat.Le découpage adopté doit permettre, en outre, le classement de chaque
compte de coût de revient selon les catégories définies au paragraphe II.240 ci-après.Chapitre V
Comptes d'écarts et de différences
de traitement comptable
Les écarts doivent être analysés en comptabilité d'une façon détaillée.
Le descriptif fourni par l'entreprise définit les comptes à ouvrir à cet effet ;Les comptes d'écarts doivent être tenus sans compensation et soldés
chacun séparément ;L'utilisation partielle ou totale de coûts préétablis ne doit faire
apparaître que des écarts faibles en valeur relative ; si les écarts constatés au cours d'une période de calcul sont trop élevés, l'entreprise s'engage à prendre dans les plus brefs délais les mesures nécessaires pour les réduire, pour la période de calcul suivante.Chapitre VI
Communication de renseignements
Ils ont également l'obligation de permettre et de faciliter la
vérification éventuelle, sur pièces ou sur place, de l'exactitude de ces renseignements.Les documents généraux donnant tous les renseignements nécessaires au
calcul du coût des unités d'oeuvre et des taux de frais, constatés ou préétablis ;Les documents particuliers donnant tous les éléments propres à la
recherche de coûts de biens ou services déterminés (constituants des coûts de revient constatés et préétablis).a) Systématiquement, pour les renseignements généraux concernant les
exercices ou périodes comptables visés par le contrôle :Les charges de personnel détaillées suivant les catégories définies par
l'entreprise ;Les tableaux comptables ou leurs équivalents, conduisant au calcul des
coûts d'unités d'oeuvre et taux de frais pour permettre l'établissement des tables de correspondance comptable prévues au II.030 : montant des charges par nature consommées (charges directes et charges indirectes), répartition des charges indirectes dans les divers centres d'analyse de chaque unité comptable ou activité d'exploitation, bases de répartition (effectifs,Les budgets nécessaires à l'appréciation des divers éléments entrant
dans le calcul des coûts des unités d'oeuvre et taux de frais.Pour les renseignements généraux concernant les mêmes exercices ou
périodes comptables :Le contenu détaillé des comptes de charges et produits du compte de
résultat ;Les comptes de résultats analytiques d'exploitation par biens et
services ;Le contenu détaillé des comptes d'écarts sur coûts préétablis et des
comptes de différences de traitement comptable ;Pour les renseignements particuliers aux marchés visés par le contrôle :
Les comptes de coûts et de coûts de revient faisant apparaître tous les
éléments constitutifs du coût de revient suivant les rubriques définies dans le descriptif fourni par l'entreprise, tels qu'ils sont établis à l'intérieur de l'entreprise pour assurer le suivi des affaires par les responsables de celles-ci ;Les éléments préétablis des comptes de coûts et coûts de revient
précités ;Les documents de base justifiant les divers éléments constitutifs du
coût de revient des comptes de coûts intéressés (bons de travaux, bons de magasins, feuilles d'attachement, nomenclatures chiffrées, gammes de fabrication, etc.) ou documents d'information équivalents ;Dans le cas d'entreprises intégrées comprenant plusieurs établissements
(dispersés géographiquement ou non) possédant chacun une autonomie comptable, il doit être communiqué ou remis autant de documents que d'établissements, la totalisation comptable des éléments relatifs à chacun d'eux devant reconstituer l'ensemble de l'exploitation à l'échelon de l'entreprise.Les documents concernant les renseignements particuliers doivent être
fournis dans les délais fixés par la demande. Ces délais seront réputés acceptés par l'industriel s'il ne fait pas de réserve par écrit dans un délai de vingt jours à compter de la réception de la demande.TITRE II
CONDITIONS DE DETERMINATION DES COUTS DE REVIENT DES PRESTATIONS DESTINEES AU SECTEUR PUBLICChapitre Ier
Eléments du coût de revient non pris en considération
Lors de l'examen critique de l'ensemble des charges imputées aux coûts
de revient et après avoir entendu les explications ou justifications des entreprises, les services d'enquêtes du secteur public se réservent d'écarter du coût des prestations destinées au secteur public :Charges ne concernant pas la période comptable considérée (rappels de
charges concernant des périodes comptables antérieures et se rapportant à des commandes soldées avant la période considérée, excédents des estimations de charges à payer en fin de période comptable et annulés l'exercice suivant,Charges correspondant à des pertes ou à des éléments assimilables à des
pertes (pénalités, amendes, créances irrécouvrables, etc.) ;Charges présentant le caractère de répartition de bénéfice (notamment
participation des salariés aux fruits de l'expansion de l'entreprise).b) Les charges qui doivent être considérées comme couverture de certains
risques :Primes d'assurance-vie contractée au profit des personnels de
l'entreprise ;Primes d'assurance pour risques pris en charge par le client ;
Primes d'assurance-crédit ;Primes d'assurance pour perte d'exploitation, au-delà des pertes
directement générées par le sinistre et des frais de redémarrage indispensables ;Provisions pour dépréciation, provisions pour pertes et charges.
c) Les charges non justifiées par les conditions d'exploitation normale
et courante, notamment :Charges afférentes à des activités accessoires ou non professionnelles
qui n'auraient pas été affectées ou imputées aux coûts de ces activités ;Charges qui résultent d'une sous-activité de courte ou longue durée.
d) Les charges qui sont assimilables à une distribution de bénéfice soit
en raison de leur caractère bénévole ou inutilement coûteux, soit qu'elles conduisent à accorder au personnel ou aux dirigeants de l'entreprise des avantages nettement supérieurs à ceux normalement pratiqués dans l'industrie, notamment :Rémunérations et indemnités diverses des administrateurs, gérants,
associés ou personnels n'exerçant aucune fonction réelle dans l'entreprise ; Redevances pour brevet ;Et, au-delà d'un certain niveau, rémunérations, indemnités et
compléments divers de rémunérations ou subventions aux oeuvres sociales.Par suite de l'emploi de modes d'affectation, de répartition ou
d'imputation jugés anormaux ;Par suite de l'insuffisance d'une surveillance active des coûts et coûts
de revient (rebuts excessifs, moyens en matériels et effectifs insuffisants ou excessifs, etc.) ;Amortissements pratiqués au-delà de la durée d'usage initialement prévue
;g) Les charges ci-après lorsqu'elles sont sans rapport direct ou
indirect avec les marchés publics :Frais de publicité, propagande, prospection commerciale, démonstration ;
Toutes charges relatives à l'exportation (assurances, taxes exigibles à
l'étranger, etc.).a) Les coûts et coûts de revient de toutes les recherches et études non
vendues ou en attente d'exploitation.Dotations aux comptes d'amortissement des primes de remboursement des
obligations ;Rémunération conventionnelle ou statutaire des capitaux propres, le cas
échéant.c) Les dotations de l'exercice aux amortissements dérogatoires des
immobilisations incorporelles et corporelles.Les amortissements calculés en comptabilité générale peuvent être
remplacés, le cas échéant et avec l'accord de l'administration ou de l'organisme habilité, en ce qui concerne leurs imputations aux comptes de coûts et coûts de revient, par des charges d'usage.Chapitre II
Frais hors production
Les frais hors production visés à l'article 7 sont l'ensemble des
charges admises n'intervenant pas dans les coûts de production et en particulier dans l'évaluation des stocks, travaux en cours et produits finis.A. - Les frais de distribution
Les taux de frais de distribution sont différenciés selon les grandes
catégories suivantes de clients, en se référant, dans toute la mesure du possible, à la destination finale des biens et des services :- secteur public, défini comme comprenant l'Etat, les collectivités
locales et les établissements publics ;et éventuellement par activités à l'intérieur de ces trois catégories.
B. - Les frais d'administration
C. - Les charges financières calculées
D. - Les études libres
1o Définition des études libres
Les études dont l'objet se rapporte sans ambiguïté à une commande de
fabrication (notamment les études pour des fabrications commandées sans marchés d'études) ;La part financée par l'Etat des études faisant l'objet d'avances
conditionnellement remboursables ;Les frais techniques et commerciaux d'établissement des dossiers
spécifiques à une consultation ;Toutefois, pour les études faisant l'objet de conventions d'incitation à
la recherche ou au développement passées principalement par le ministère chargé de la recherche et les services habilités par le ministère de la défense et pour les marchés à financement partagé dans le cas de développements exploratoires ou de programmes expérimentaux, la part éventuellement non couverte peut être incluse dans les études libres, à la condition stricte qu'elle soit définie a priori et sans ambiguïté par la convention ou le marché. Les dépassements par rapport à cette prévision restent exclus des études libres.2o Détermination du coût des études libres
3o Imputation du coût des études libres
aux commandes du secteur public
Pour chaque exercice et, le cas échéant, pour chaque nature d'activité,
les entreprises calculent un taux de frais d'études libres el p. 100 ainsi calculé :Coût des études libres
x 100el =
Coût de production des biens et services produits
diminué :Le taux ela p. 100 est égal à la moyenne des taux el p. 100 afférents
aux deux derniers exercices. L'administration aura la possibilité de majorer ce taux en le multipliant par un facteur majorateur M dans la limite d'un plafond P pour tenir compte des conditions de rémunération de l'activité de chaque société en dehors du secteur public. Le plafond P et, le cas échéant, le facteur M seront fixés périodiquement, par société ou groupe de sociétés. Toutefois, le plafond P, compris dans le taux forfaitaire de frais hors production indiqué à l'article 7, ne dépassera pas 3,50 p. 100, exception faite pour les sociétés dont l'activité principale en matière aérospatiale s'exerce dans le domaine des équipements, pour lesquelles il ne dépassera pas 5 p. 100.Le taux ci-dessus défini est applicable aux marchés dont la remise de
l'offre intervient postérieurement à la notification à l'entreprise de la valeur du taux qui lui est attribué. Toutefois, pour les marchés dont les prix sont calculés a posteriori sur la base d'éléments généraux forfaitaires, il est applicable à partir de la même date que les éléments généraux fixés postérieurement à cette notification, sous réserve que la date de celle-ci soit postérieure aux exercices sur lesquels a été calculé le taux ela p. 100.La prise en compte du coût des études libres dans les conditions
ci-dessus n'entraîne, pour l'administration ou l'entreprise publique ayant passé la commande, aucun droit de propriété industrielle sur les inventions nées des études.4o Obligations des entreprises
Pour l'application des dispositions qui précèdent, les entreprises
doivent ouvrir des comptes de coûts et de coûts de revient d'études qui répondent aux conditions suivantes :Etre suffisamment détaillés pour qu'aucun ne concerne à la fois des
études libres et des études qui ne le sont pas ;Permettre le classement de chacun des comptes d'études dans l'une des
trois catégories suivantes :- études de caractère général susceptibles de profiter à l'ensemble des
productions de l'entreprise ;- études susceptibles d'intéresser un groupe de matériels relevant d'une
même technique de base ;- études intéressant uniquement un matériel nettement défini ;
A cet effet, chaque compte doit porter un intitulé permettant
d'identifier l'objet précis de l'étude intéressée.L'entreprise a l'obligation de fournir chaque année, avant le 1er juin,
au commissaire du Gouvernement et à la délégation générale pour l'armement :a) Le programme scientifique, technique et financier définissant
sommairement les études libres pour l'exercice en cours ;b) Le compte rendu des résultats essentiels obtenus au cours de
l'exercice précédent au titre des études libres ;c) Le relevé comptable des coûts de production des études libres de
l'exercice précédent ;d) A leur demande, l'objet exact et l'état d'avancement de chacune des
études libres.Le non-respect des ces obligations par une entreprise pourra être
sanctionné par la réduction ou l'annulation du taux d'études libres applicable.Tous les renseignements relatifs aux études libres recueillis par les
représentants de l'administration sont confidentiels, aux peines de l'article 226-13 du nouveau code pénal.Chapitre III
Mode d'établissement et de présentation des devis
Dans ce but, il importe que les devis comportent une analyse détaillée
des quantités d'éléments de base d'ordre technique, ainsi que leur justification ; ces éléments concernent essentiellement les fournitures, les oeuvres de production, les services ou les frais spécifiques affectables aux commandes.