Le dossier de demande de licence, rédigé en langue française et accompagné de traductions des pièces originales établies dans d'autres langues, doit être adressé, sous pli recommandé avec accusé de réception, au ministre de l'équipement, des transports, du logement, du tourisme et de la mer, direction des transports terrestres, sous-direction des transports ferroviaires, bureau organisation des transports ferroviaires, Arche de la Défense, Paroi Sud, 92055 La Défense Cedex.
Le ministre se prononce sur la demande de licence dans un délai maximum de trois mois. Si le dossier de demande de licence ne comporte pas l'ensemble des pièces requises, le ministre adresse au demandeur la liste des pièces manquantes. Le délai d'instruction de la demande de licence est alors suspendu du temps nécessaire à la production des pièces manquantes.