Utilisation des moyens de transport en commun (art. 38)
Le décret du 28 mai 1990 précité pose le principe suivant lequel le choix du mode de transport en commun (voie ferroviaire, aérienne ou maritime) doit s'effectuer en règle générale sur la base du tarif le plus économique.
Le recours à la voie aérienne est normalisé par rapport aux autres moyens de transport en commun. L'ordonnateur peut en conséquence autoriser le recours à un moyen de transport plus onéreux si les conditions du déplacement lui semblent le justifier.
Les éléments permettant de déterminer ces conditions sont notamment les suivants :
- les indemnités de séjour susceptibles d'être allouées pendant la durée totale de la mission ;
- le coût du transport, incluant, le cas échéant, les frais annexes (transport pour se rendre à l'aéroport, à la gare ferroviaire ou au port maritime et en revenir ; transports en commun, navette... ; le parking ; les réservations ; les suppléments pour accès à certains trains, couchettes ou wagon-lit) ;
- les réductions de tarifs de toutes natures, à titre gratuit ou onéreux, dont peut bénéficier l'agent ;
- le coût des heures de travail non effectuées par l'agent en cas de trajet plus long du fait de l'utilisation d'un moyen de transport moins direct qu'un autre.
Dans cette comparaison, les divers coûts du transport (train, avion et bateau) doivent être établis sur la base des tarifs de même catégorie, c'est-à-dire, suivant le cas, coût du billet à tarif plein, coût du billet à tarif réduit, en tenant compte des modulations de prix appliquées sur la relation considérée, aux mêmes heures ou périodes, par les différents transporteurs, ou coûts des abonnements.
A cet égard, rien ne s'oppose à une courte prolongation de la mission sur place et à l'attribution à due concurrence d'indemnités journalières à l'agent dès lors qu'il en résulte un meilleur tarif pour l'achat du billet d'avion et un coût global de la mission plus avantageux que celui lié à l'utilisation de la voie ferroviaire.
Dans ces conditions, il faut toujours veiller à ce que le coût global billet d'avion + mission prolongée sur place n'excède pas le coût global de la même mission non prolongée sur place mais avec utilisation du train.
La prise en charge des frais de transport doit s'effectuer, dans toute la mesure du possible, par voie de réquisition ou de bon de transport, de façon à éviter que l'agent ait à faire l'avance du prix de son voyage.
Le billet de groupe doit être utilisé chaque fois que le nombre d'agents appelés à se déplacer ensemble permet de l'envisager.
L'agent qui achète son titre de transport dans une agence de voyages ne peut être remboursé que dans la limite du coût du billet vendu par la compagnie de transport elle-même.
En cas de perte d'un billet de train de 1re classe ou d'un billet d'avion de 1re classe ou de classe supérieure, le remboursement peut être accordé, mais il doit être limité respectivement au prix du billet de 2e classe SNCF ou au prix du billet d'avion en classe la plus économique.
En cas de perte d'un ticket d'autocar, de navette ou de tout moyen de transport routier collectif, aucun remboursement n'est accordé.
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L'accord entre l'administration et la compagnie de transport ou l'agence de voyages peut prendre la forme d'une convention ou d'un contrat dans le cadre des règles afférentes à la commande publique (voir dispositions prévues à l'article 5).
Les prestations sont réglées sur facture accompagnée des bons individuels de transport correspondants, de toute autre pièce en tenant lieu ou dans les conditions fixées par le marché.
Dans le cas où la prise en charge n'a pu s'effectuer par voie de réquisition ou de bon de transport, le remboursement des frais de transport par avion ou par train, en autocar, navette ou tout autre moyen de transport routier collectif est effectué sur présentation du ticket de transport utilisé ou du titre d'abonnement.