Article (Arrêté du 7 février 1994 portant homologation du règlement de l'Agence française du sang relatif aux bonnes pratiques de préparation des produits sanguins labiles et pris en application de l'article L. 668-3 du code de la santé publique)
A N N E X E
REGLEMENT DE L'AGENCE FRANCAISE DU SANG
RELATIF AUX BONNES PRATIQUES DE PREPARATION
Généralités
Rappel de la loi du 4 janvier 1993
Article L. 668-3 de la loi no 93-5 du 4 janvier 1993 relative à la sécurité en matière de transfusion sanguine et de médicament:
« Les établissements de transfusion sanguine doivent se doter de bonnes pratiques dont les principes sont définis par un règlement établi par l'Agence française du sang, homologué par arrêté du ministre chargé de la santé et publié au Journal officiel de la République française. »
PREAMBULE
Les bonnes pratiques de préparation des produits sanguins labiles s'intègrent dans l'ensemble des bonnes pratiques transfusionnelles comme la suite logique des bonnes pratiques de prélèvement. Elles ont pour objectif de fournir un cadre à l'organisation générale de la préparation. L'application de cette réglementation doit aboutir à la mise en place d'un système de maîtrise et de surveillance de la qualité ayant pour but d'apporter un maximum de garanties au niveau de la sécurité transfusionnelle des produits sanguins labiles. Un ensemble de fiches techniques relatives à chaque produit fera l'objet de recommandations ultérieures. Les bonnes pratiques de préparation s'appliquent aux produits de transfusion homologue; les bonnes pratiques concernant les produits autologues feront l'objet d'un règlement spécifique.
D'autres méthodes que celles décrites dans ce règlement permettent de répondre aux principes d'assurance de la qualité. Ce règlement ne devrait, en aucune façon, freiner l'évolution de nouvelles technologies ou de nouveaux concepts, à condition qu'ils aient été validés et qu'ils procurent un niveau de garantie au moins équivalent.
GLOSSAIRE
Les définitions données ci-dessous s'appliquent aux termes utilisés dans ce règlement. Ces termes peuvent avoir d'autres significations dans d'autres contextes.
Assurance de la qualité
L'assurance de la qualité est un large concept qui couvre tout ce qui peut, individuellement ou collectivement, influencer la qualité d'un produit. Elle représente l'ensemble des mesures prises pour s'assurer que les produits sanguins labiles préparés à l'établissement de transfusion sanguine sont de la qualité requise pour l'usage auquel ils sont destinés. L'assurance de la qualité comprend donc les bonnes pratiques de préparation mais également d'autres éléments qui sortent du sujet de ce règlement.
Bonnes pratiques de préparation
Les bonnes pratiques de préparation des produits sanguins labiles font partie du système d'assurance de la qualité. Elles consistent en la description d'un ensemble de méthodes à mettre en oeuvre concernant le personnel, les locaux, le matériel, les procédés, la documentation. Elles garantissent que les produits sanguins labiles sont préparés, contrôlés,
conservés selon les normes de qualité adaptées à leur emploi. Elles s'appliquent de la réception des prélèvements au stockage des produits sanguins labiles pour distribution.
Contrôles des produits sanguins labiles
Les contrôles des produits sanguins labiles constituent un moyen et un outil de surveillance de leur préparation par la vérification de leur conformité à des spécifications préétablies, selon un programme définissant les paramètres à contrôler, leur fréquence, le personnel et ses responsabilités. Les contrôles de l'environnement et du matériel en font partie.
Dispositif clos
Contenant ou ensemble de contenants permettant la préparation des produits sanguins sans altération de la stérilité.
Enregistrement
Action de consigner par écrit ou tout autre moyen un fait ou une mesure comme réel ou authentique.
Etalonnage
Ensemble des opérations qui établit, sous certaines conditions précisées, la relation entre les valeurs indiquées par un appareil ou un système de mesure ou encore les valeurs données par une mesure matérielle et les valeurs correspondantes d'un étalon.
Lot
Quantité définie d'une matière première, d'un produit fabriqué ou préparé en une opération ou en une série d'opérations, telle qu'elle puisse être considérée comme homogène.
Matière première
Tout produit utilisé pour la préparation des produits sanguins labiles.
Non-conformité
Non-satisfaction aux spécifications des produits: matières premières et produits sanguins labiles.
Préparation
Toute opération visant à la maîtrise de la qualité des achats et approvisionnements et concernant la production, les contrôles, l'étiquetage, le stockage ainsi que les contrôles correspondants.
Procédure écrite
Document décrivant, selon un plan logique ou de façon cohérente, la documentation, les opérations à effectuer, les mesures à prendre, les moyens techniques à utiliser afin d'assurer d'une manière reproductible la préparation des produits sanguins labiles.
Production
Toutes les opérations concernant le traitement d'un produit sanguin labile depuis la réception des matières premières jusqu'à l'obtention du produit fini.
Qualification du matériel
Opération destinée à démontrer qu'un matériel fonctionne correctement et donne réellement les résultats attendus. Le concept de validation est parfois élargi pour comprendre celui de qualification.
Quarantaine
Situation des matières premières, des produits intermédiaires ou finis,
isolés physiquement ou par d'autres moyens efficaces, dans l'attente d'une décision sur leur conformité.
Sous-traitance
Préparation ou étape de préparation exécutée conformément à un cahier des charges par un établissement de transfusion sanguine ou un laboratoire pour le compte d'un établissement de transfusion sanguine donneur d'ordres et dans le cadre d'un contrat écrit.
Spécifications
Elles décrivent en détail les exigences auxquelles doivent répondre les produits utilisés ou obtenus au cours de la préparation. Elles incluent les caractéristiques des produits sanguins labiles fixées par arrêté. Elles servent de référence aux contrôles.
Système
Est utilisé dans le sens d'un ensemble structuré d'opérations et de techniques interactives qui sont réunies pour former un tout organisé.
Traçabilité
Possibilité à partir d'une identification enregistrée de retrouver l'historique, l'utilisation ou la localisation d'un produit sanguin à toutes les étapes de sa préparation.
Validation
Etablissement de la preuve, en conformité avec les principes de bonnes pratiques de préparation, que la mise en oeuvre ou l'utilisation de tout procédé, procédure, matériel, matière première ou produit, activité ou système permet réellement d'atteindre les résultats escomptés et les spécifications (voir aussi Qualification du matériel).
I. - Maîtrise de la qualité
La réalisation de l'objectif de qualité engage la responsabilité de la direction de l'établissement de transfusion sanguine. Elle requiert la participation et l'engagement du personnel dans les différents services et à tous les niveaux de l'établissement. Pour atteindre plus sûrement cet objectif, l'établissement de transfusion sanguine doit posséder un système d'assurance de la qualité bien conçu, correctement mis en oeuvre et effectivement contrôlé, système qui intègre le concept de bonnes pratiques transfusionnelles et implique une participation active des responsables et du personnel des divers services.
I. - 1. Généralités
L'établissement de transfusion sanguine met en oeuvre un système d'assurance de la qualité qui consiste à vérifier que les conditions de prélèvement, de production, d'identification, de contrôle et de conservation des produits sanguins garantissent une qualité et une sécurité maximales.
L'assurance de la qualité comprend notamment:
- l'ensemble des procédures écrites;
- les contrôles de conformité des produits sanguins labiles aux caractéristiques en vigueur;
- l'application des bonnes pratiques transfusionnelles;
- les modalités d'auto-inspection: l'établissement effectue régulièrement des auto-inspections en vue de contrôler la mise en oeuvre et le respect des procédures. Il est établi un compte rendu écrit de chaque auto-inspection et de toute mesure corrective subséquente;
- les modalités de rappel des produits;
- l'adéquation de la qualification des personnels aux tâches qui leur incombent.
I. - 2. Surveillance de la qualité
« La surveillance de la qualité est la vérification et le suivi permanent de l'état des procédures, méthodes, conditions d'exécution, procédés,
produits et services, et analyse des résultats enregistrés par comparaison au référentiel, en vue d'assurer que les exigences spécifiées pour la qualité sont en voie d'être remplies. » (Afnor-NFX 50-120).
Le développement de l'autocontrôle et de l'inspection interne (auto-inspections, audits...) constituent des étapes indispensables à l'élaboration progressive du système structuré d'assurance de la qualité.
II. - Personnel
La mise en place et le maintien d'un système d'assurance de la qualité satisfaisant reposent sur l'ensemble du personnel. Pour cette raison, il est nécessaire de disposer d'un personnel qualifié et en nombre suffisant pour mener à bien toutes les tâches qui lui incombent. Il importe d'en assurer la formation et de lui donner les instructions en rapport avec les activités de préparation des produits sanguins labiles.
Les différents aspects de la sécurité du personnel qui, dans le cas de la préparation des produits sanguins labiles, peuvent revêtir une importance capitale sont réglementés par d'autres dispositions législatives et réglementaires.
II. - 1. Fonctions/Responsabilités
Conformément à l'article L. 668-1 du code la santé publique: « La préparation des produits sanguins labiles et leur distribution ne peuvent être faites que par des établissements de transfusion sanguine, sous la direction et la responsabilité d'un médecin ou d'un pharmacien. » Un organigramme doit être établi. Il met en évidence les postes clés. Parmi ceux-ci figurent les postes de responsable de la production et de responsable des contrôles. Des fiches de définition de fonctions sont rédigées et régulièrement mises à jour pour l'ensemble du personnel.
Les fonctions et responsabilités des postes clés comprennent:
- l'organisation;
- le respect des règles d'hygiène et de sécurité;
- l'information et la formation du personnel;
- la connaissance et la mise en application des bonnes pratiques de préparation.
Les personnes occupant ces postes doivent être investies de l'autorité nécessaire pour les exercer. Leurs fonctions peuvent être déléguées à des remplaçants désignés possédant les qualifications adéquates.
L'organisation doit tendre à éliminer les lacunes ou doubles emplois inexpliqués dans les responsabilités du personnel concerné par l'application des bonnes pratiques de préparation.
Les fonctions de responsable de production et de responsable des contrôles sont indépendantes et exercées par des personnes différentes.
II. - 2. Qualifications
Une personne est dite qualifiée lorsqu'elle possède la formation et les qualités requises pour remplir une fonction bien déterminée. Il convient de définir le niveau de qualification en fonction des postes et des tâches à effectuer. Il y a lieu également de prendre en considération les compétences acquises.
II. - 3. Formation
L'objectif de la formation est d'assurer la qualification de tout le personnel aux bonnes pratiques de préparation.
La formation doit reprendre les aspects théoriques et pratiques des bonnes pratiques de préparation. Une attention particulière est donnée à la formation initiale du personnel nouvellement recruté ou affecté à de nouvelles activités. Elle est assurée de manière continue, son efficacité est périodiquement évaluée. Toutes les formations, internes ou externes, doivent être enregistrées et évaluées.
Le personnel d'encadrement chargé de l'application des bonnes pratiques de préparation s'assure de la formation de ses collaborateurs.
Les formations suivantes sont indiquées à titre d'exemple et concernent toutes les catégories de personnel selon les besoins.
Modules de formation (formations théoriques et pratiques):
Notions générales sur la transfusion;
Maîtrise de la qualité;
Matière première, produits sanguins labiles et leurs spécifications;
Bonnes pratiques de préparation: rédaction et utilisation des procédures,
règles d'hygiène et de sécurité;
Encadrement, animation, formation;
Utilisation de l'outil informatique;
Fonctionnement et utilisation des appareils de production et de contrôle;
Méthodes de préparation et de transformation adaptées aux appareils, aux étapes de déleucocytation, d'étiquetage, etc.;
Méthodes de conservation et gestion des stocks;
Méthodes de contrôle, méthodes d'échantillonnage.
II. - 4. Effectif du personnel
L'effectif doit être adapté au fonctionnement de l'établissement, au volume d'activité, aux matériel et méthodes utilisés.
III. - Locaux
Les locaux doivent être situés, conçus, construits, adaptés et entretenus de façon à convenir aux opérations à effectuer. Ils doivent être situés dans un environnement qui tient compte des mesures prises pour protéger la préparation et évite tout risque d'altération des produits.
Leur plan, leur agencement, leur conception et leur utilisation doivent tendre à minimiser les risques d'erreurs en établissant des circuits.
Lors de toute nouvelle installation, les locaux doivent faire l'objet d'une qualification.
L'accès des locaux est réservé aux personnes autorisées. Les zones de production, de stockage et de contrôle ne doivent pas être utilisées comme lieu de passage par le personnel qui n'y travaille pas.
Des mesures doivent être prises en vue d'empêcher l'entrée des insectes et d'autres animaux.
L'agencement des locaux doit permettre un nettoyage et un entretien efficaces en vue d'éviter les contaminations, le dépôt de poussières ou de saletés et, de façon générale, toute atteinte à la qualité des produits.
Les locaux et les équipements doivent être entretenus soigneusement. Les réparations et l'entretien ne doivent présenter aucun risque pour la préparation et la qualité des produits. Les locaux doivent être nettoyés et, le cas échéant, désinfectés selon des procédures écrites détaillées.
Par ailleurs, il est interdit au personnel de boire, de manger et de fumer dans les zones de production, de stockage et de contrôle.
III. - 1. Zones de production
La conception des locaux doit tenir compte de l'ordre logique des opérations de production.
L'agencement de l'espace réservé à la production et au stockage en cours de production doit permettre de ranger de façon ordonnée et logique le matériel et les produits afin d'éviter les risques de confusion entre les différents produits et/ou leurs dérivés et le risque d'omission ou d'erreur dans le déroulement de toute étape de production ou de contrôle.
La conception de tout nouveau local ou du réaménagement d'un local doit permettre un entretien facile. Les canalisations, les appareils d'éclairage, les conduits de ventilation et les autres équipements doivent être situés de façon à éviter la création de recoins difficiles à nettoyer.
III. - 2. Zones de stockage
Les zones de stockage doivent être de taille suffisante pour permettre un stockage séparé des différentes catégories de produits tels que:
- produits « matière première »;
- produits « en quarantaine »;
- produits « libérés »;
- produits « refusés ».
Les zones de stockage doivent être conçues et adaptées en vue d'assurer de bonnes conditions de stockage et éviter tout risque d'erreurs.
Elles doivent être propres, régulièrement nettoyées, si besoin désinfectées. Elles doivent être maintenues à des températures adaptées aux produits à conserver. La température doit être régulièrement contrôlée. Des systèmes d'alarme et d'enregistrement de la température sont obligatoires.
Ces quatre zones doivent être clairement identifiées et leur acccès réservé au personnel autorisé.
III. - 3. Zones de contrôle
La conception des locaux doit tenir compte de l'ordre logique des opérations de contrôle.
Les laboratoires de contrôle doivent être séparés des autres zones.
III. - 4. Zones annexes
Les zones de repos et de restauration du personnel doivent être séparées des autres zones.
Les vestiaires et les sanitaires doivent être facilement accessibles et adaptés au nombre d'utilisateurs. Les toilettes ne doivent pas communiquer directement avec les zones de préparation.
IV. - Matériel
Le matériel utilisé pour les opérations de production et de contrôle sera traité dans les fiches techniques décrivant les méthodes de préparation des produits sanguins labiles.
IV. - 1. Généralités
La conception et l'emplacement du matériel doivent être adaptés aux méthodes de préparation des produits sanguins labiles.
Il doit avoir fait l'objet d'une qualification (cf. Glossaire).
L'entretien et la réparation du matériel doivent être effectués selon des procédures qui garantissent que la préparation des produits sanguins labiles n'est pas affectée.
Après toute intervention importante effectuée sur le matériel, il est nécessaire de procéder à une nouvelle validation de l'étape de production concernée.
Il doit être conçu de façon à permettre un nettoyage fiable et minutieux. Il doit être nettoyé selon des procédures écrites et détaillées.
Les solutions ou le matériel de nettoyage ne doivent entraîner aucune altération de la qualité des produits sanguins labiles.
Le matériel de préparation ne doit présenter aucun risque pour les produits. Les surfaces en contact avec les produits ne doivent pas en altérer l'intégrité.
Les balances, les pesons et le matériel de mesure tels que les enregistreurs de température doivent être de portée et de précision appropriées aux opérations de préparation des produits sanguins labiles.
Le matériel de mesure, de pesée, d'enregistrement et de contrôle doit être étalonné et vérifié à intervalles réguliers. Les comptes rendus doivent être archivés.
A proximité du matériel de préparation doit se trouver un document d'utilisation précisant éventuellement pour chaque appareil:
- le nom et l'adresse du fournisseur;
- les conditions pratiques d'utilisation;
- les conditions d'entretien;
- les précautions d'emploi;
- le rythme de maintenance.
Le matériel défectueux doit être retiré des zones de production et de contrôle ou au moins clairement étiqueté en tant que tel dans l'attente de réparation ou d'évacuation.
IV. - 2. Contrôles du matériel
Un programme de contrôles systématiques et réguliers du matériel doit être établi.
Le matériel fait l'objet d'une maintenance régulière.
A chaque acquisition et mise en service, tout équipement doit être qualifié. Une fiche de maintenance doit être créée. Il doit y être mentionné:
- le nom et la référence du fournisseur;
- la date d'achat, la date de validation et la date de mise en service;
- la périodicité des interventions de vérification;
- le type de vérification ou d'étalonnage à effectuer;
- le nom du responsable de maintenance.
Par ailleurs, y est également consignée toute opération de maintenance effectuée, accompagnée de la date, du nom de l'opérateur et du type d'intervention.
Outre ces contrôles réguliers, un certain nombre d'appareils doit périodiquement être vérifié par les utilisateurs. Ces contrôles font l'objet de procédures écrites. Les comptes rendus de ces contrôles doivent être conservés.
V. - Production
Chaque établissement de transfusion sanguine doit disposer de la liste exhaustive des produits sanguins labiles qui y sont préparés.
Les méthodes de préparation des produits sanguins labiles, qu'ils soient issus d'un prélèvement de sang total ou d'un prélèvement par aphérèse,
comprennent le procédé de production, le matériel utilisé et sa qualification ainsi que les contrôles effectués. Ces méthodes feront l'objet d'un ensemble de fiches techniques (cf. Préambule).
Des procédures écrites doivent préciser la chronologie et décrire les étapes de production et de transformation des produits sanguins labiles.
Toute opération de production réalisée en sous-traitance doit faire l'objet d'un contrat écrit.
V. - 1. Hygiène du personnel
Ces règles d'hygiène s'appliquent à l'ensemble du personnel de préparation. Des programmes détaillés traitant de l'hygiène doivent être établis et adaptés aux différents besoins de l'établissement. Ils comportent des procédures relatives à la protection, à la santé, à l'hygiène et à l'habillage du personnel.
Il convient notamment de prendre les dispositions nécessaires en vue d'éviter qu'une personne présentant une affection susceptible d'influer sur la qualité des produits ne soit employée à la préparation.
Le port de vêtements de travail appropriés est obligatoire.
Le port des gants à usage unique et éventuellement le port de lunettes sont recommandés pour le personnel manipulant les produits sanguins labiles.
Par ailleurs, le personnel doit être invité à utiliser les lavabos mis à sa disposition.
V. - 2. Produits issus d'un prélèvement de sang total: