1.1. Etape de prise en compte de la demande
Les principes :
Il peut s'agir d'une demande initiale ou d'une demande de renouvellement.
Une demande peut concerner une ou plusieurs catégories de licences.
La DRAC traite toutes les demandes de licences. La direction de la musique, de la danse, des théâtres et spectacles (DMDTS) n'exerce plus de compétence dans ce domaine. La déconcentration est désormais totale.
L'instruction d'une demande ne peut être entreprise que lorsqu'elle exprimée par écrit et, de préférence, sur le formulaire ad hoc. Toutefois, dès la première saisine écrite du demandeur, sur papier libre, un numéro d'enregistrement sera attribué à son dossier. Ce numéro est différent de celui qui sera ultérieurement lié à une licence sauf dans le cas des autorisations tacites. Ce numéro sert de référence pour les échanges de courrier avec le demandeur pendant toute la phase d'instruction.
La réception d'une demande écrite sur papier libre déclenche :
- l'enregistrement de la demande sur un registre (papier ou électronique) avec attribution du numéro d'ordre, de la date de réception, du type et des catégories demandées ;
- le report de ce numéro d'ordre sur le formulaire de demande correspondant qui sera :
- soit le dossier type relatif à une entreprise commerciale ;
- soit le dossier type relatif à une association ou un établissement public ;
- soit le dossier type de demande de renouvellement ;
- l'envoi au demandeur du dossier type en deux exemplaires ainsi que la fiche d'information relative à la procédure précisant les pièces à fournir. Un exemplaire du formulaire sera conservé par le demandeur, l'autre sera retourné dûment complété, daté et signé avec les pièces.
Si à la réception du dossier (formulaire de demande rempli + pièces jointes) certaines des pièces justificatives nécessaires à l'instruction sont manquantes, il faut envoyer un courrier ou procéder à un appel téléphonique pour demander la ou les pièces manquantes (une lettre type peut être mise au point).
La réception du dossier complet pour l'instruction et le constat de régularité de celui-ci déclenchent :
- le point de départ du délai de quatre mois. Ce délai court à compter du jour de la réception du dossier complet. En l'absence de réponse dans ce délai, la licence est réputée accordée ;
- l'envoi par lettre recommandée avec demande d'avis de réception d'un récépissé daté qui reprend le numéro d'enregistrement de la demande et la date avant laquelle la décision devra être notifiée. Ce document mentionne que si aucune décision n'a été notifiée avant cette date, ladite lettre vaudra licence d'entrepreneur de spectacles vivants pour la catégorie qui faisait l'objet de la demande, sous réserve du retrait, dans le délai du recours contentieux (deux mois), de la décision tacite au cas où elle serait entachée d'illégalité.
Lorsque le dossier concerne un renouvellement, l'administration dispose d'un délai identique.
La demande de renouvellement doit être formée au plus tard quatre mois avant l'expiration de la licence en cours.