Les catégories de données à caractère personnel enregistrées sont celles relatives :
- à l'identité (nom, nom marital, prénoms, date et lieu de naissance, adresses [postale et professionnelle de courrier électronique], numéro de téléphone, photographie) ;
- à la situation familiale (situation matrimoniale, conjoint [nom, prénoms, date et lieu de naissance], enfants [nom, prénoms, date et lieu de naissance, sexe]) ;
- à la situation militaire (numéro matricule, armée, corps, grade, spécialité) ;
- à la formation, aux diplômes et aux distinctions (diplômes, certificats, qualifications, distinctions, titres de guerre, décorations, langues étrangères connues, formation professionnelle [nature et date des cours, stages ou autres actions de formation]) ;
- à la vie professionnelle (identifiant défense, recrutement, statut [fonctionnaire et ouvrier d'Etat], date d'affectation, contrat [durée, date de fin de contrat], grades, échelons, position administrative, congés et permissions, absences et motifs d'absences, numéro et date d'expiration de la carte de circulation SNCF, niveau d'habilitation et date d'échéance, notations, avancement) ;
- à la santé (calendrier des visites médicales).
Les données à caractère personnel ainsi enregistrées sont conservées jusqu'à la rupture du lien du militaire ou de l'agent avec le contrôle général des armées.
La conservation des données à caractère personnel relatives aux motifs d'absences est limitée à une durée n'excédant pas deux ans, sauf dispositions législatives contraires.