Documents tenus à la disposition des autorités compétentes en matière de contrôles :
1. Outre les documents commerciaux, la correspondance et les autres renseignements complémentaires visés par le règlement du 21 décembre 1989 susvisé, l'acheteur de lait tient à la disposition des autorités compétentes en matière de contrôles une comptabilité matière. Cette comptabilité matière doit :
a) Indiquer au minimum pour chaque producteur :
1° Son nom et l'adresse du siège de l'exploitation ;
2° Si le producteur figure dans la liste dressée conformément à l'article 9 du présent décret, et à quel titre ;
3° La quantité de référence notifiée au titre de la campagne en cause ;
4° Les quantités de lait ou d'équivalent-lait collectées chaque mois ;
5° La teneur représentative en matière grasse du lait dont il dispose et les teneurs en matière grasse du lait livré chaque mois au cours de la campagne en cause ;
b) Permettre l'identification physique, juridique et chronologique ainsi que le suivi des différents flux relatifs aux entrées, sorties et transformations et des stocks de lait et de produits laitiers. Les pièces qui la justifient sont tenues au plus près du lieu de production ou de stockage et de façon que soient retracées les activités de chaque site. Les éléments relatifs aux stocks sont complétés par la tenue d'un état d'inventaire régulièrement mis à jour.
Cette comptabilité matière est établie par campagne.
Si, à l'occasion d'un contrôle, il est constaté que les éléments de comptabilité matière requis ne sont pas présentés ou exploitables, les agents qui ont fait le contrôle dressent un constat de carence et l'adressent à l'ONILAIT, qui engage la procédure de retrait d'agrément prévue à l'article 3.
2. L'acheteur tient à la disposition des autorités compétentes en matière de contrôles la liste des acheteurs et des entreprises traitant ou transformant du lait ou d'autres produits laitiers qui l'ont approvisionné en lait et en autres produits laitiers et, par mois, le volume livré par chaque fournisseur. Les cessions à d'autres acheteurs et entreprises sont comptabilisées selon la même périodicité et suivant les mêmes modalités.
3. L'acheteur tient à la disposition des autorités compétentes en matière de contrôles les justificatifs de chaque livraison individuelle de lait et, le cas échéant, de produits laitiers.
4. Les documents et informations visés aux paragraphes 1, 2 et 3 ci-dessus sont conservés pendant au moins trois années civiles complètes suivant la fin de la campagne à laquelle ils se rapportent. Ils peuvent être tenus sur un support informatique, pour autant que le système utilisé présente les garanties nécessaires en matière de sécurité et d'inviolabilité.