1.2. Attributions des agents chargés
de la gestion des archives intermédiaires
Les agents chargés de la gestion des archives intermédiaires ont vocation à traiter l'ensemble des documents produits par le service ou l'établissement public dont ils relèvent.
Leurs attributions comportent plusieurs aspects.
En tant que gestionnaires des archives intermédiaires, ils doivent en premier lieu organiser le rassemblement des documents ayant perdu leur utilité courante dans un local convenablement équipé. Ils établissent et tiennent à jour un état de ces documents.
Ils veillent aux conditions de production et de gestion des archives courantes. Ils ont, à cet égard, une mission de sensibilisation et de formation de l'ensemble des agents de leur service ou établissement au classement des dossiers, condition préalable à un bon archivage. Ils ont en particulier la responsabilité de l'archivage des documents électroniques.
Ils assurent la communication des dossiers archivés aux services lorsque ceux-ci en ont besoin. Ils contrôlent également le respect des règles de communicabilité des documents au public, conformément aux dispositions de la loi no 78-753 du 17 juillet 1978 relatives à l'accès aux documents administratifs, à celles de la loi no 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives et à celles de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Les agents chargés de la gestion des archives intermédiaires sont, en second lieu, les correspondants permanents de l'administration qui assure la gestion des archives définitives du service ou établissement auquel ils appartiennent (Archives nationales ou archives départementales).
Ils veillent à ce titre au respect des instructions de l'administration des archives définissant les durées d'utilité administrative de chaque catégorie de dossiers et déterminant le sort définitif des documents à l'expiration de ces durées. En l'absence de telles instructions, ils participent à l'élaboration de règles de conservation en liaison avec l'administration des archives. Ils soumettent au visa réglementaire la liste des documents à détruire. Ils préparent les versements d'archives définitives et rédigent les bordereaux de versement.
En matière d'archives électroniques, ils doivent notamment s'assurer, dans le respect de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, que la conception des traitements informatiques mis en oeuvre permettra de conserver durablement les données dans les délais fixés par les instructions relatives à la durée d'utilité administrative et au sort final des documents. Ils s'assurent que les documents numériques à verser présentent toutes les garanties d'authenticité et sont accompagnés de l'ensemble des métadonnées (4) indispensables à l'exploitation ultérieure des données.
Ils informent le ministère de la culture et de la communication de tout sinistre, soustraction ou détournement d'archives.
Ils sont enfin responsables de la sauvegarde des archives intermédiaires lorsqu'il est mis fin à l'existence du service ou de l'établissement public auquel ils appartiennent, conformément à l'article 5 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives.