1.3. Etape de la préparation de la commission régionale
Les commissions régionales consultatives, dont les membres ont été nommés par le préfet de région, se réunissent dès que des demandes ont fait l'objet d'émission de récépissés pour permettre à l'administration de notifier sa décision avant l'expiration du délai de quatre mois qui lui est imparti.
Un ordre du jour doit être préparé, et adressé aux membres, au moins deux semaines avant la date de la réunion. Il reprend :
- les numéros d'ordre attribués aux dossiers ;
- le nom du demandeur ;
- le nom, la qualité juridique et l'adresse de la structure intéressée ;
- les catégories de licence demandées ;
- le type de licence demandée (trois ans ou durée des représentations publiques).
Les dossiers seront classés par département et, au sein de chaque département, par ordre alphabétique des demandeurs, voire des organismes au sein desquels ces derniers se proposent d'exercer leur activité.
Pour faciliter le traitement des demandes, celles-ci peuvent être regroupées selon d'autres critères : par type (demandes initiales, demandes de premier renouvellement, demandes de deuxième renouvellement), par nature juridique de la structure et par département.
Toute information complémentaire, dont les membres de la commission souhaitent disposer systématiquement, peut être portée sur l'ordre du jour.