Article (Arrêté du 5 novembre 1996 modifiant l'arrêté du 26 mai 1984 modifié relatif à l'agrément des traitements automatisés pour la tenue des comptabilités des notaires)
« 1.1. Contrôles figurant dans les programmes
« Contrôles figurant dans les programmes eux-mêmes afin :
« - de vérifier, ligne par ligne, la présence, lors de la saisie, des renseignements nécessaires au traitement ;
« - de vérifier l'ordre séquentiel et chronologique des mouvements ;
« - de s'assurer de l'égalité arithmétique débit/crédit des écritures et des états issus des traitements ;
« - de contrôler les imputations par rapprochement avec le fichier des comptes ouverts ;
« - de contrôler les contreparties d'écritures de manière à bloquer les anomalies flagrantes.
« Une table minimale des incompatibilités absolues figure en annexe.
« Elle s'attache aux seuls comptes obligatoires du plan comptable notarial. « Elle peut, éventuellement, être complétée au gré de l'office par d'autres incompatibilités absolues concernant certains comptes facultatifs et par des incompatibilités relatives pouvant être levées selon les procédures particulières (clé par donneur d'ordre, par exemple).
« « 1.2. Contrôles effectués par les utilisateurs
« Contrôles effectués par les utilisateurs pour s'assurer :
« - que l'intégralité des informations soumises au traitement (mises à jour de fichiers permanents, écritures) est prise en compte. Différentes techniques peuvent être utilisées à ce propos, et l'on doit au minimum :
« - s'assurer que les cumuls obtenus lors du traitement sont égaux à la somme des cumuls du traitement précédent et du total des mouvements de la période traitée ;
« - contrôler le nombre d'enregistrements contenus dans les fichiers permanents ;
« - que toutes les écritures en suspens et qui figurent soit dans un compte d'attente, soit dans un fichier d'anomalies non recyclées, sont traitées, au minimum, en fin d'exercice ;
« - que les états édités sont corrects quant à leur forme et leur nombre d'exemplaires.
« Des documents écrits et mis à jour décrivent ces contrôles.
« Leurs règles de conservation obéissent aux mêmes durées que les traitements auxquels ils s'appliquent.
« 1.3. Contrôles d'accès aux programmes et aux fichiers
« Les utilisateurs ne doivent pouvoir saisir et traiter des données comptables qu'en utilisant les fonctions applicatives répondant aux prescriptions du présent arrêté. Aucun accès libre de l'utilisateur à des programmes utilitaires permettant d'écrire directement dans les fichiers comptables sans passer par les fonctions et les contrôles applicatifs ne doit être autorisé par le système. Si, pour des besoins de maintenance à distance et afin de remédier à des incidents sur le matériel, de tels programmes sont implantés sur le système de l'office, l'accès devra être protégé par un mot de passe modifié quotidiennement selon un algorithme connu du seul concepteur.
« 1.4. Contrôle de l'exploitation
« Est obligatoire dans chaque office la tenue d'un journal de bord enregistrant chronologiquement tous les événements suivants :
« - les mises à jour de programmes applicatifs ou systèmes ;
« - les principales opérations de sauvegarde (mensuelles et annuelles) ainsi que toute restauration ;
« - les incidents sur les matériels et les programmes et les remèdes apportés ;
« - les interventions des prestataires (sur site, par télémaintenance, par téléphone, par échange de supports informatiques, ...).
« Le journal de bord et les documents significatifs permettant de comprendre l'événement (copies d'écran, transcriptions de messages d'erreur, éditions, copies de fichiers ou de pièces, ...) sont conservés dans les mêmes conditions que les autres documents comptables.
« 2. La documentation
« L'organisation et le fonctionnement du système de traitement doivent faire l'objet d'une documentation écrite, constamment tenue à jour, qui doit comprendre :
« - un document décrivant les procédures et l'organisation comptable pour permettre la compréhension du système de traitement et la réalisation des contrôles ;
« - un manuel d'instructions donnant au personnel les consignes nécessaires pour le fonctionnement et l'exploitation du système ;
« - lorsque les programmes ont été développés par l'office notarial ou lorsque celui-ci en a acquis les droits de propriété, une documentation relative aux analyses et aux programmes suffisante pour rendre possibles les modifications et mises à jour ultérieures.
« L'ensemble de la documentation visée ci-dessus doit être conservé dans les mêmes conditions que les autres documents comptables de manière à pouvoir être présenté ultérieurement pour les besoins de tous contrôles et recherches.
« Une édition au moins doit être stockée dans des conditions propres à assurer la sécurité de sa conservation.