La date du scrutin est fixée au 14 juin 2004.
Les électeurs sont appelés à voter dans le centre hospitalier et universitaire au titre duquel ils ont été inscrits sur les listes électorales. Le vote est organisé conjointement par le directeur général du centre hospitalier universitaire et le directeur de l'unité de formation et de recherche de médecine ou, le cas échéant, le président du comité de coordination de l'enseignement médical.
Toutefois, les personnes dont la situation administrative aurait été modifiée entre le 1er janvier 2004 et la date du scrutin seront autorisées à participer à l'élection au titre du collège et/ou de la catégorie correspondant à leur nouvelle situation. Ils devront produire à cet effet la décision modifiant leur situation administrative ainsi que leur demande de radiation de la liste d'émargement du collège et de la catégorie dont ils relevaient au 1er janvier 2004.
L'implantation des centres de vote, qui peuvent comporter plusieurs bureaux de vote, et le nom de leur responsable, ainsi que les heures d'ouverture et de fermeture du scrutin (qui ne saurait être inférieur à une durée de trois heures), doivent être portés à la connaissance des électeurs par voie d'affichage dans les locaux du centre hospitalier et universitaire huit jours au moins avant la date du scrutin.
Dans chaque bureau de vote seront prévues neuf urnes distinctes, une pour chacune des catégories prévues à l'article 3.