Lorsqu'il reçoit une demande de consultation du fichier national et qu'il n'existe pas d'inscription prise au nom du constituant sur le bien décrit, le conseil national des greffiers des tribunaux de commerce informe le demandeur de l'absence d'inscription.
S'il existe des inscriptions prises au nom du constituant sur le bien décrit, le conseil national en informe le demandeur et lui indique le greffe compétent pour obtenir, à ses frais, la délivrance de l'état de ces inscriptions.
La transmission des informations est faite par voie électronique.