L'organisateur d'un salon professionnel tel que défini à l'article L. 740-2 du code de commerce qui ne se tient pas dans un parc d'exposition enregistré adresse une déclaration préalable par lettre recommandée avec demande d'avis de réception, ou la remet au préfet du département où se tient la manifestation deux mois au moins avant le début de celle-ci.
Le déclarant fournit les principales caractéristiques de la manifestation. La liste de ces caractéristiques est définie par un arrêté du ministre chargé du commerce. Lorsque la manifestation s'est tenue précédemment, ses caractéristiques chiffrées sont certifiées dans des conditions fixées par arrêté du ministre chargé du commerce.
Le préfet délivre un récépissé de déclaration dans un délai maximum de quinze jours à compter de la réception du dossier complet de cette déclaration. Si la déclaration est incomplète, il notifie à l'intéressé la liste des éléments manquants dans un délai de quinze jours à compter de sa réception.
A défaut de production des éléments complémentaires manquants dans les dix jours à compter de cette notification, la déclaration ne peut faire l'objet d'un récépissé de déclaration.
Lorsqu'un des éléments de la déclaration initiale est modifié avant ou pendant la tenue de la manifestation, déclaration en est faite immédiatement au préfet du département dans les conditions fixées par arrêté du ministre chargé du commerce.
Les déclarations initiales et modificatives peuvent être effectuées par voie électronique dans des conditions fixées par arrêté du ministre chargé du commerce.