Catégories de données à caractère personnel enregistrées.
Seules les informations suivantes peuvent être traitées :
a) Les informations relatives à l'exercice des activités notariales et à la rédaction des documents notariaux de l'office notarial :
- informations relatives à la gestion du dossier client des personnes physiques : civilité, nom, prénoms, informations de l'état civil (date et lieu de naissance, date et lieu de décès, nationalité, statut de résident, filiation, capacité, incapacité), nombre d'enfants, profession, secteur d'activité, adresse, téléphone, télécopie, adresse de courrier électronique, site internet, statut et régime matrimonial ainsi que son historique, nom de l'office, nom et prénoms du notaire en charge du dossier, du clerc, de l'assistante, informations bancaires (RIB client, numéro de compte interne en comptabilité du client), liste des actes signés et type d'acte, relances éventuelles, lieu d'imposition, date et numéro de déclaration, identification et adresse de la recette des impôts pour les marchands de biens, numéro de RCS pour les commerçants, numéro interne à l'office ;
- informations relatives à la gestion du dossier client des personnes morales : dénomination, sigle, siège social, forme juridique et libellé, nom, prénoms et coordonnées du représentant de la personne morale et des contacts, commune de déclaration d'existence, type d'immatriculation, numéro RCS, numéro SIRET, numéro SIREN, situation RCS, capital, nationalité, activité, date de création/date de dissolution, soumis à l'impôt sur les sociétés, lieu d'imposition, adresse du site internet, adresse, téléphone, télécopie, adresse de courrier électronique, code APE, statuts (date, rédacteur si notaire, lieu d'enregistrement), parts sociales (nombre et montant nominal), date de déclaration pour associations et syndicats, date de parution au Journal officiel, date du décret, liste des actes signés, relances éventuelles, date et numéro de déclaration, identification et adresse de la recette des impôts pour les marchands de biens, nom de l'office notarial, nom et prénoms du notaire en charge du dossier, du clerc, de l'assistante ;
- informations portant sur les actes : nature et date de l'acte, nom de l'office et notaire participant, numéro d'archive du dossier, numéro d'archive de l'acte, type de formalités, date de création, date de modification, répertoire des actes ;
- informations relatives aux biens : informations concernant l'immeuble (localisation, cadastre, description du bien et de l'immeuble dont il dépend), règlement de copropriété, règlement de lotissement, cahier des charges, état descriptif de division, effet relatif/mentions de publication (date de publication, volume et numéro), nature de la mutation, ancienneté du bien, taxation, jouissance, usage du bien, type de bien, coordonnées du syndic de copropriété et de lotissement, origine de propriété trentenaire, énonciation des servitudes, liste des actes signés/en cours, registre des formalités ;
- informations sur les dossiers en cours : office, nom et prénoms du notaire en charge du dossier, du clerc, de l'assistante, liste des actes en cours/signés et appels, émolument, charge de travail, prescripteur, notaire en concours, suivi et statistiques de l'activité, informations relatives à la gestion comptable et administrative des clients ;
- informations relatives au virement bancaire : RIB de l'office notarial, référence du virement, montant, libellé, référence de la demande de renseignement, avis d'opérer.
b) Les informations relatives à l'envoi dématérialisé de documents (réquisition et copie de l'acte authentique) vers les conservations des hypothèques et au retour de documents, dans le cadre du traitement Télé@ctes :
- informations relatives à l'office notarial : numéro CRPCEN, nom de l'office notarial, forme juridique, adresse électronique, numéro de téléphone, numéro de télécopie, nom, prénoms, titre du notaire et du clerc, RIB de l'office, informations relatives au virement bancaire (référence, montant, libellé, numéro d'avis d'opérer) ;
- informations relatives à l'acte : date, mention du type d'acte, intitulé du dossier, certificat d'identité des parties, certificat de conformité à la minute ;
- informations relatives à la réquisition : période de certification, libellé du dossier, coût de la demande, indicateur frais de correspondance ;
- informations relatives aux parties : nom et prénoms, civilité, profession, date et lieu de naissance, pays de naissance, qualité des parties (disposant ou bénéficiaire), nom et prénoms du conjoint, libellé du régime matrimonial ;
- informations relatives aux biens : localisation (numéro de voirie, type de voie, compléments d'adresse, code postal, libellé de la commune, libellé du pays, code INSEE de la commune, voie, code direction TOPAD, code département), référence de publication du titre constituant l'origine de propriété immédiate et prix d'acquisition, références cadastrales (préfixe de section, code section cadastrale, numéro de plan, numéro du lot de co-propriété ou numéro de volume, numéro lot lotissement), surface Carrez, référence du modèle 1, référence de la prorogation hypothécaire ;
- autres informations : prix et modalités de paiement (prêt, comptant, hors la comptabilité du notaire, rente viagère, inconnu), déclarations fiscales nécessaires à la liquidation et à l'assiette de tous salaire, impôts et taxes, projet de liquidation des droits (article 255 annexe III CGI), référence de publication de l'état descriptif en volume, du règlement de copropriété, du lotissement et cahier des charges ;
- informations reçues de la conservation des hypothèques : date de dépôt (avis d'intégration), référence interne de la DGI et libellés, prise en charge pour publication ou refus du dépôt, date de la validation de la réponse à réquisition, nom, prénoms et grade du conservateur de la conservation ; nom, prénoms et grade du signataire de la réponse ;
- informations relatives à la publication : date et lieu de dépôt, date et référence de publication, nom de la conservation des hypothèques, date de la validation par le conservateur de la réponse, base d'imposition, taux, droits perçus, date du rejet et numéro de dépôt ou date de la régularisation et référence de l'acte de régularisation.
Les données enregistrées ne peuvent pas, dans le cadre de la présente décision unique d'autorisation, faire l'objet d'autres traitements, ni être intégrées dans d'autres fichiers, ni faire l'objet d'autres interconnexions, rapprochements ou forme de mise en relation avec d'autres traitements que ceux servant à alimenter les traitements aux fins d'exercice des activités notariales et de rédaction des actes et documents de l'office notarial visés à l'article 1er.