Utilisation du véhicule personnel (art. 29)
La décision d'autoriser l'utilisation du véhicule personnel, à laquelle est subordonnée la prise en charge des frais correspondants, quelle que soit la base d'indemnisation retenue, appartient à l'autorité administrative ordonnant le déplacement.
Cette décision doit mentionner l'immatriculation, la puissance fiscale ou la cylindrée du véhicule. Le cas échéant, elle doit également porter le nom des autres fonctionnaires accompagnant l'agent qui, seul, peut bénéficier d'une indemnisation au titre des frais de transport.
Par ailleurs, lorsqu'il a été établi un ordre de mission collectif, celui-ci doit préciser le nom du propriétaire et du conducteur du véhicule.
L'autorisation qui est obligatoirement donnée avant le déplacement peut être accordée si l'usage du véhicule personnel entraîne une économie ou un gain de temps appréciables, ou encore, dans certaines situations de handicap physique.
Elle peut être également accordée lorsque l'agent est tenu de transporter du matériel précieux, fragile, lourd ou encombrant ou en cas d'absence, permanente ou occasionnelle, de moyens de transport en commun.
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Toute autorisation permanente d'utiliser le véhicule personnel est fournie en double exemplaire au comptable.
La mention « autorisation permanente » est portée sur les états de frais transmis en règlement d'indemnités kilométriques.
Les autorisations ponctuelles sont jointes aux mandats correspondants.
La base d'indemnisation retenue par l'autorité administrative est portée sur l'autorisation et sur l'état de frais.
Une copie de l'arrêté visé au quatrième alinéa de l'article 29 et à l'article 30 du décret du 28 mai 1990 précité doit être produite.