b) Attestation simplifiée de certaines situations
Valeur et portée de la certification par l'ordonnateur
La prise en charge de certains frais est subordonnée à des conditions dont la justification n'est pas ou ne peut être produite au comptable et qui, de ce fait, incombe à l'ordonnateur.
Ainsi, la justification, d'une part, de la situation personnelle de l'agent ou des autres personnes ouvrant droit et, d'autre part, des ressources est donnée par l'ordonnateur qui certifie que, compte tenu des éléments d'information en sa possession, les conditions de prise en charge sont remplies.
Dans l'hypothèse où les éléments que certifie le responsable figurent sur les documents qu'il signe (par exemple ordre de mission, état de frais), cette signature vaut pas elle-même certification et dispense donc de toute production de pièce complémentaire au comptable.
Le principe de la certification par l'ordonnateur est défini par l'article 7 du décret no 62-1587 du 29 décembre 1962 modifié portant règlement général sur la comptabilité publique qui précise que les ordonnateurs sont responsables des certifications qu'ils délivrent. L'article 37 prévoit toutefois que les comptables suspendent les paiements lorsqu'ils peuvent établir que les certifications mentionnées à l'article 7 sont inexactes.
En conséquence, les situations qui, aux termes de la circulaire, doivent être certifiées par l'ordonnateur appliquent ces principes.
L'ordonnateur reçoit tous les éléments lui permettant d'appréhender la réalité des conditions à justifier et certifie sur cette base au comptable.
Les situations certifiées par l'ordonnateur, et notamment les pièces fournies par les agents à l'ordonnateur, peuvent faire l'objet de contrôles par les corps d'inspection attachés à chaque ministère, l'Inspection générale des finances, la Cour des comptes et la Cour de discipline budgétaire et financière.
Il est donc demandé aux ordonnateurs de conserver pendant un délai de cinq ans les pièces sur lesquelles s'est fondée leur décision.