A N N E X E
CAHIER DES CHARGES DES CAISSES ENREGISTREUSES AUTOMATISEES ET DES SYSTEMES INFORMATISES A USAGE DES VITICULTEURS, DES CAVES COOPERATIVES ET DES DISTILLATEURS DE PROFESSION POUR L'EDITION DES TICKETS DE CAISSE
Par application des dispositions du 7 de l'article 178 octies C de l'annexe III au code général des impôts, le présent cahier des charges définit les caractéristiques et les modalités de fonctionnement auxquelles doivent répondre les caisses enregistreuses automatisées et les systèmes informatisés qui sont utilisés par les viticulteurs, les caves coopératives et les distillateurs de profession pour éditer des tickets de caisse.
Le présent cahier des charges détermine également les conditions et modalités d'impression, de présentation et de conservation des tickets de caisse et des informations ayant été nécessaires pour l'édition desdits tickets.
I. - Fonctions assurées par la caisse enregistreuse automatisée et le système informatisé. Conditions et modalités d'impression et de présentation des tickets de caisse
1. Enregistrement chronologique des opérations :
Toutes les opérations liées aux tickets de caisse doivent être enregistrées chronologiquement ;
La caisse enregistreuse automatisée ou le système informatisé doit ainsi être pourvu d'un compteur d'enregistrement chronologique des tickets de caisse inaccessible par l'utilisateur ;
Ledit compteur affecte à chaque ticket de caisse un numéro suivant une série croissante ininterrompue. Ce numéro doit être reproduit sur l'original et le duplicata du ticket de caisse ;
La remise à zéro du compteur d'enregistrement des tickets de caisse par l'utilisateur doit être impossible.
2. Tickets de caisse :
La caisse enregistreuse automatisée ou le système informatisé doit assurer l'impression et l'édition des tickets de caisse sur support papier et enregistrer automatiquement chacune des opérations liées aux tickets de caisse pour en conserver la trace ;
Chaque ticket de caisse édité doit comporter un original et un duplicata. Le duplicata du ticket de caisse comporte la mention « duplicata » ;
Si le ticket de caisse est imprimé sur papier autocopiant par une caisse enregistreuse automatisée, la mention « duplicata » peut être remplacée par l'utilisation de papiers de couleurs différentes, l'un pour l'original, l'autre pour le duplicata ;
Si le ticket de caisse est édité par un système informatisé, il est imprimé, pour chaque acheteur, deux tickets de caisse, l'un valant original, l'autre portant la mention « duplicata » ;
Après validation par l'utilisateur, sur la machine émettrice, de la saisie des informations devant figurer sur le ticket de caisse, celui-ci doit être imprimé et son annulation ou sa modification devient impossible.
II. - Fonctions spécifiques assurées par le système informatisé
en complément de celles décrites au I
1. Mémorisation des opérations et des informations figurant sur les tickets de caisse :
Le système informatisé doit enregistrer automatiquement et chronologiquement dans un fichier chacune des opérations liées aux tickets de caisse, ainsi que les informations figurant sur lesdits tickets, pour en conserver la trace ;
Le numéro du ticket de caisse correspond à celui de l'opération mémorisée par le système.
2. Edition de documents :
L'enregistrement cité au 1 sert de base à l'édition d'un état journalier du fichier également cité au 1 et de la déclaration récapitulative des sorties de chais visée au 10 de l'article 178 octies C de l'annexe III au code général des impôts ;
Le système doit éditer, à la fin de chaque journée, un état du fichier visé à l'alinéa ci-dessus et, le premier jour de chaque mois, la déclaration récapitulative des sorties de chais. Chaque état journalier du fichier et chaque déclaration récapitulative des sorties de chais doivent comporter un numéro séquentiel attribué automatiquement par le système, la date et l'heure d'édition.
3. Dispositions en vue de l'exercice du contrôle :
Tous les documents susceptibles de justifier les informations ci-dessus doivent être tenus à la disposition des agents des douanes et droits indirects.
Le système informatisé doit comporter des fonctions d'interrogation en temps réel afin de permettre à ces agents de visualiser et/ou éditer à tout moment les informations nécessaires à la vérification de la cohérence entre les trois éléments suivants :
- les fichiers informatiques se rapportant au traitement mis en oeuvre pour l'application des dispositions du présent arrêté et du cahier des charges qui y est annexé ;
- les éditions ;
- l'utilisation des tickets de caisse.
Si les tickets de caisse comportent des mentions codées, le système doit permettre de restituer les informations en clair.
4. Sécurités :
Toutes les opérations gérées par le système doivent être assorties de procédures permettant d'en garantir l'authenticité.
Des protections doivent être mises en place de façon que seules les personnes chargées de la maintenance ou de la réparation, les utilisateurs dûment habilités et les agents des douanes et droits indirects aient accès au système. Divers degrés d'habilitation peuvent être définis en tant que de besoin en fonction de la qualité de l'utilisateur.
En toute hypothèse, lors d'un contrôle, les agents des douanes et droits indirects disposent des fonctions correspondant au niveau d'habilitation maximale.
Le système doit comporter des procédures de sauvegarde et de reprise afin de préserver les informations en cas d'incident, de panne, de dysfonctionnement d'un élément du système ou de rupture de l'alimentation électrique.
III. - Conditions et modalités de conservation
des tickets de caisse et des informations
Les duplicata de tickets de caisse doivent être enliassés dans leur ordre de numérotation, conservés et tenus à la disposition des agents du service des douanes et droits indirects selon les modalités prévues au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales. Ils sont joints à la déclaration récapitulative des sorties de chais visée au 10 de l'article 178 octies C de l'annexe III au code général des impôts et restitués après vérification.
Toutes les informations ayant concouru, directement ou indirectement, à l'établissement de l'état journalier du fichier visé au premier alinéa du 2 du II et de la déclaration récapitulative des sorties de chais sont conservées dans leur contenu originel et dans l'ordre chronologique de leur émission et tenus à la disposition des agents du service des douanes et droits indirects selon les modalités prévues au I de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales.
En cas de changement d'un élément matériel ou logiciel de la caisse enregistreuse automatisée ou du système informatisé, toutes les mesures utiles doivent être prises pour permettre la conservation et la restitution des informations.