B. - Moyens de contrôle de l'administration
L'article 3 du décret confère à l'administration, en cas de doute sérieux, des moyens de vérification des documents produits à l'appui des demandes.
Dans l'hypothèse où le document, original ou photocopie, paraît douteux, soit que l'original ne paraisse pas probant, soit que la photocopie comporte des anomalies ou imperfections affectant sa crédibilité, ce document devra être rejeté.
I. - Dans l'hypothèse où l'original comporte une altération, il vous appartiendra d'alerter les autorités chargées de la délivrance du document.
II. - Dans l'hypothèse où la photocopie produite fait naître un doute sérieux, deux situations se présentent :
Si l'usager est présent au guichet : son attention peut être attirée sur le fait que la justification de sa situation pourrait ne pas être jugée suffisante et qu'il pourrait lui être demandé de produire l'original du document en cause.
Toutefois, cette demande ne pourra être valablement notifiée, en tout état de cause, que par une lettre motivée en recommandé avec demande d'avis de réception. Cette disposition très restrictive est destinée à éviter que l'administration ne demande systématiquement la production des originaux ;
Si l'usager a effectué sa démarche par correspondance : l'administration doit lui notifier par lettre motivée en recommandé avec demande d'avis de réception sa demande de présentation du document original correspondant à la photocopie.
Cette mesure doit rester exceptionnelle, car elle induit une situation potentielle de conflit avec les usagers. Elle ne peut donc être motivée que par le caractère réellement peu lisible de la photocopie ou par un doute sur l'authenticité du document original qu'elle reproduit.
Dans les deux cas, le doute peut naître d'une contradiction entre les mentions portées sur le document et d'autres éléments dont dispose l'administration, de l'existence de marques faisant soupçonner un montage du document photocopié, de la reproduction d'un document qui ne correspond pas à la version officielle en vigueur au moment de sa délivrance ou de tout autre élément matériel permettant de motiver la demande de présentation du document original.
Il conviendra de préciser dans ce même courrier que l'instruction de la demande présentée par l'usager est suspendue jusqu'à la production du document original. Cette précaution est particulièrement importante lorsque l'administration est enfermée dans des délais d'instruction et à chaque fois que le silence gardé par elle vaut approbation de la demande. Elle ne s'applique pas toutefois dans les cas où des dispositions particulières imposent à l'administration de procéder en tout état de cause à l'instruction de la demande (tel est le cas des inscriptions dans les établissements scolaires).
III. - L'attention des services doit être appelée sur le fait que le décret leur fait obligation de restituer le document original immédiatement ou, en cas d'impossibilité et, par exception, dès l'instruction achevée.
Dès lors que le document original aura été produit et ne suscitera pas de doute sur son authenticité, l'administration devra reprendre sans délai le cours de l'instruction du dossier ou de la requête.
L'administration prendra les mesures internes pour garder trace de la présentation d'un original soit par une mention apposée par l'agent qui aura reçu communication de cette pièce, soit par conservation d'une photocopie.
IV. - Le décret ne s'appliquant pas aux instances gouvernementales et autorités administratives étrangères, la certification ou la légalisation de signature continuent de pouvoir être demandées par ces dernières, notamment celles accueillant des ressortissants français sur leur territoire, ou encore dans le cadre des procédures d'adoptions régies par des conventions internationales.