A N N E X E S
A N N E X E 1
RAPPORT D'INSPECTION ANNUELLE
Chambre des notaires de...
Année ...
Inspection annuelle de ..............
Me , notaire(s) à
(département :).
Tribunal de grande instance de ,
commencée le ,
terminée le ,
par Me , notaire à
(département : ),
et Me , notaire à
(département : ),
et M. , inspecteur en comptabilité, demeurant
(département : ).
Nombre d'actes :
N 1 :
N 2 :
Première partie
Arrêté de comptabilité
1. Préparation de l'arrêté de comptabilité
1.1. Les inspecteurs se font communiquer les éléments de l'arrêté de comptabilité :
- tableau de bord et état justificatif des lignes du tableau de bord ;
- journal général correspondant au tableau de bord de la dernière journée comptable clôturée ;
- copie de la dernière page du répertoire des actes.
1.2. Ces documents peuvent être obtenus, soit par la demande de transmission de fichiers ou de télécopie, soit en se rendant sur place.
1.2.1. Réception de fichiers ou de télécopie :
- date et heure de la demande :
- date et heure de la réception :
1.2.2. Visite sur place :
- date et heure :
1.3. Envoi de documents par l'office inspecté :
1.3.1. Les inspecteurs se font communiquer de l'office inspecté les courriers et documents justificatifs des situations bancaires de l'office inspecté et fiscales du (ou des) titulaires et de la société (pour les sociétés soumises à l'IS) :
- lettres demandant aux établissements dépositaires la situation du compte à la date de l'arrêté de comptabilité ;
- imprimés nécessaires à la demande de photocopies de chèques recto et verso ;
- lettres demandant au Trésor public la situation fiscale du (ou des) notaire(s) inspecté(s) (et de la société pour les sociétés soumises à l'IS).
Observations :
1.3.2. Les inspecteurs demandent au(x) titulaire(s) de l'office inspecté de leur adresser dans les dix jours les ajustements bancaires à la date de l'arrêté de comptabilité.
Observations :
1.4. Situation comptable à la date du :
Les inspecteurs annexent le tableau de bord et ses annexes à la date de l'arrêté de comptabilité, visé par eux, ainsi que l'état justificatif des lignes du tableau du bord, et le journal général.
1.4.1. Date et numéro de la dernière écriture portée au journal lors de l'arrêté de comptabilité :
Dans la négative, les inspecteurs demandent au(x) titulaire(s) de l'office inspecté d'avoir à leur adresser, dans un délai maximum de dix jours, la copie de toutes les écritures de mise à jour et les documents comptables (tableau de bord, journal général), à la date de l'arrêté de comptabilité.
1.4.3. Dès réception, les inspecteurs vérifient toutes les écritures de mises à jour.
Observations :
Deuxième partie
Vérifications préalables
2. Analyse préalable des documents
Troisième partie
Vérifications à effectuer sur place
RÉGULARITÉ DE LA COMPTABILITÉ
ET RESPECT DE LA COUVERTURE DES FONDS DÉTENUS
3. Exploitation de l'arrêté de comptabilité
Au 31 décembre... (exercice N - 1)
Prélèvements personnels du notaire ou de chaque associé à la date de l'inspection
VÉRIFICATION DES ACTES,
DES FORMALITÉS ET DU RÉPERTOIRE
4. Contrôle des actes et des dossiers de successions
Observations préliminaires
A. - Ce contrôle porte sur un minimum de :
Six actes formalisés pour les offices ayant reçu jusqu'à 400 actes au cours de l'année précédente ;
Augmenté de 1 acte par 100 actes ou fraction de 100 actes au-dessus de 400 et jusqu'à 700 actes, et de 1 acte par 200 actes ou fraction de 200 actes au-dessus de 700 actes.
Les inspecteurs pourront ne pas dépasser un plafond de 20 actes.
Les inspecteurs choisissent au minimum deux dossiers de successions et au minimum trois dossiers pour les offices de plus de 1 000 actes.
Un des actes du dossier de succession sera compté au titre du nombre des actes vérifiés.
B. - La détermination des actes à contrôler est faite d'après la taxe et ou le répertoire.
Des actes aussi différenciés que possible sont choisis.
C. - Les inspecteurs se font présenter les actes et les dossiers de successions choisis et toutes pièces justificatives et compléteront les tableaux « Fiche de contrôle des actes » (cf. annexes) et « Fiche de contrôle - dossier de succession » (cf. annexes).
4.1. Présentation, rédaction (respect des prescriptions légales) :
Analyse juridique des actes :
Tous les actes font l'objet d'un examen général portant sur leur cohérence, et notamment sur :
A. - Leur régularité formelle :
- date, lieu de signature, comptabilisation des blancs, mots nuls, renvois... ;
- signatures et paraphes ;
- présence des annexes énoncées dans l'acte, date de leur délivrance, mention dans l'acte et signature des annexes.
B. - Les parties à l'acte : identité, état civil, capacité des parties, pouvoirs des représentants.
Selon leur contenu, les actes font l'objet d'une appréciation :
- sur la précision dans la description de leur objet (immeuble, fonds de commerce, bail, dévolution successorale, etc.) ;
- sur la pertinence et la validité des certificats annexés : urbanisme, mesurage, etc. ;
- sur l'existence des mentions obligatoires et de leur qualité ;
- sur l'accomplissement des formalités préalables obligatoires : purge de droits de préemption, significations, etc.
4.2. Concordance des actes avec les comptes clients et les pièces comptables.
Les contrôles des inspecteurs portent sur :
La comptabilisation des opérations constatées par l'acte (présentation des pièces justificatives pour des virements non causés par l'acte, en particulier en cas de règlement à une banque du justificatif émanant de celle-ci et de l'autorisation du client, etc.) :
- les décharges des sommes versées ;
- les relevés bancaires concernant les opérations ;
- la justification de la réception des copies exécutoires par les créanciers ;
- les copies exécutoires encore détenues ;
- la précision et la pertinence des libellés des écritures comptables ;
- la bonne tenue des comptes et leur lisibilité ;
- le virement compte « clients » à « clients » ;
- l'apurement des comptes clients ;
- le transfert sur le compte « dépôts obligatoires » à la Caisse des dépôts et, s'il y a lieu, virement des intérêts aux comptes clients ;
- l'envoi au client de son relevé de compte établi conformément à l'article 15 du tarif.
4.3. Contrôle des formalités antérieures et postérieures aux actes.
Les contrôles des inspecteurs portent notamment sur :
4.3.1.1. Répertoire ;
4.3.1.2. Enregistrement ;
4.3.1.3. Publicité foncière et formalités au RCS ;
4.3.1.4. Inscriptions ;
4.3.1.5. Levée, dépouillement et mode de classement des états ;
4.3.1.6. Remise des fonds (après vérifications de la situation hypothécaire, nantissements et privilèges, purges des inscriptions, respect des délais d'opposition) ;
4.3.1.7. Versement des droits de mutations à titre gratuit ;
4.3.1.8. Publicité légale ;
4.3.1.9. Moyens de contrôle des inscriptions à renouveler ;
4.3.1.10. Urbanisme ;
4.3.1.11. Signification aux compagnies d'assurances ;
4.3.1.12. Notifications diverses (fermier, SAFER, syndic, suite de diagnostic technique, etc.) ;
4.3.1.13. La taxe des actes :
- le calcul de l'émolument proportionnel ;
- le calcul des émoluments de formalités ;
- la perception d'un honoraire.
Lors de la vérification de chaque acte, les inspecteurs remplissent la « fiche de contrôle des actes ».
4.4. Contrôle des placements de prix de vente de fonds de commerce (cf. annexes).
Observations :
5. Examen des prêts
Observations générales
Les inspecteurs se font présenter toutes les obligations et ventes contenant des prêts et rentes par des particuliers durant l'année précédant l'inspection.
6. Contrôle du répertoire et des formalités
TENUE DES COMPTES CLIENTS ET DE L'OFFICE
7. Titres et valeurs
8. Carnets de reçus
9. Comptes clients débiteurs, comptes transférés
au compte de « dépôts obligatoires », comptes consignés
Ratio du nombre de comptes clients non soldés
par rapport au nombre d'actes de l'année antérieure
Ratio des comptes débiteurs par rapport
au chiffre d'affaires de l'année antérieure
Ratio des comptes débiteurs hors collectivités locales
et établissements publics
9.3.2. Examen des comptes clients transférés au compte de « dépôts obligatoires » :
9.3.2.1. Les inspecteurs indiquent les comptes clients déposés au compte « dépôts obligatoires » et devant être apurés dans les moindres délais ou devant faire l'objet d'une consignation libératoire (joindre l'édition) :
10. Etat du remboursement des emprunts professionnels
de l'office et du (ou des) notaire(s) inspecté(s)
11. Organisation de l'office
12. Observations des inspecteurs
à l'issue de l'inspection sur :
I. - La régularité de la comptabilité et le respect de la couverture des fonds clients détenus :
II. - La rédaction des actes et l'analyse juridique :
III. - La taxation des actes :
IV. - La gestion de l'office :
- gestion des comptes clients
- gestion financière
V. - L'organisation de l'office :
- points positifs :
- points négatifs :
13. Conclusion générale
Important : les inspecteurs veillent au respect des dispositions de l'article 14 du règlement national.
1° Suite donnée aux observations formulées les années précédentes :
2° Appréciations des inspecteurs :
3° Recommandations faites à l'office :
Le :
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Tableau de calcul des ratios (données)
Année de l'inspection :
Tableau de calcul des ratios (résultats obtenus)
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FICHE DE CONTRÔLE DES ACTES
(Remplir autant de fiches que d'actes contrôlés)
Le visa de l'inspecteur est apposé en marge des écritures et pièces comptables.
Nature de l'acte : Date de l'acte :
Numéro du répertoire : Date de la formalité :
Ville (situation du bien) :
Paiement du prix :
Si le prix est réglé par la comptabilité au moyen d'un prêt, indiquez s'il s'agit :
- d'une banque étrangère :
- d'un prêt consenti par un particulier :
Nature de la garantie :
OBSERVATIONS SUR LE CONTRÔLE
DES MOUVEMENTS FINANCIERS
(Cf. rapport § 4)
Date d'entrée des fonds :
Date de sortie des fonds :
Perception des frais :
Solde du compte au client :
OBSERVATIONS SUR LES VÉRIFICATIONS OBLIGATOIRES
1° Taxation des actes :
Dans l'affirmative, les inspecteurs indiquent si les conditions de la perception des honoraires sont régulières :
2° Rédaction de l'acte :
a) Sa régularité formelle (date, lieu de signature, comptabilisation des blancs et des mots nuls, signatures et paraphes, présence des annexes énoncées dans l'acte, date de leur délivrance, mention dans l'acte et signature des annexes).
b) Les parties à l'acte (identité, état civil, capacité des parties, pouvoirs des représentants).
c) Son contenu (cf. rapport 4-1) :
- précision de la description de l'objet :
- validité des certificats :
- mentions obligatoires :
- accomplissement des formalités préalables obligatoires :
3° Exécution des formalités :
OBSERVATIONS GÉNÉRALES
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FICHE DE CONTRÔLE. - DOSSIER DE SUCCESSION
N° d'un acte dépendant de la succession :
Date du décès :
N° et date de récépissé de la déclaration de succession :
I. - Vérification des aspects juridiques
A. - Dévolution successorale :
B. - Donations et testaments :
Donation époux
Testament authentique
Testament olographe
Testament mystique
C. - Partage :
II. - Vérification des aspects fiscaux
A. - Calcul des droits :
B. - Prise en compte des exonérations :
C. - Intérêts de retard et pénalités :
III. - Vérification de la taxe
IV. - Vérification des aspects comptables et financiers
A. - Règlements des droits au Trésor public :
Les inspecteurs procèdent à la vérification des sommes payées par l'office au titre des droits avec les récépissés de l'administration fiscale.
B. - Autres règlements effectués à l'occasion de cette succession (factures, taxes diverses) :
Les inspecteurs procèdent par sondages (au moins 5) en rapprochant les écritures de versements et les décharges de l'office.
1.
2.
3.
4.
5.
C. - Remise des fonds aux héritiers :
D. - Avances :
- administration fiscale
- tiers fournisseurs
- clients
- autres
préciser :
F. - Vérification des copies de chèques :
Avec les photocopies des chèques fournies par l'établissement bancaire, les inspecteurs procèdent à l'ajustement en énonçant ci-après :
G. - Apurement du compte :
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PLACEMENT DES PRIX DE VENTE DE FONDS DE COMMERCE
Le notaire inspecté, interrogé par les inspecteurs, précise ici les placements de prix de vente de fonds de commerce ou éléments en complétant le tableau ci-dessous depuis la dernière inspection.
En l'absence de placements, l'office inspecté a-t-il reçu des actes de vente de fonds de commerce ou éléments de fonds ? Oui Non
Observations :
Signature des inspecteurs