Paris, le 10 mars 2005.
Le ministre de la fonction publique et de la réforme de l'Etat à Mesdames et Messieurs les ministres et secrétaires d'Etat,
directions chargées du personnel, Mesdames et Messieurs les préfets de région et de département (pour information)
La présente circulaire vise à présenter le dispositif issu du décret du 19 octobre 2004 relatif à l'ouverture des procédures de recrutement dans la fonction publique de l'Etat (I) et à décrire la dématérialisation de la procédure d'envoi des dossiers soumis à l'avis conforme du ministre chargé de la fonction publique (II).
I. - Le dispositif réglementaire
1. Suppression du contreseing du ministre
chargé de la fonction publique
A compter du 21 février 2005, date d'entrée en vigueur des dispositions du décret du 19 octobre 2004 publié au Journal officiel du 20 octobre 2004, le contreseing du ministre chargé de la fonction publique sur les arrêtés relatifs à l'ouverture de recrutement est supprimé.
En effet, l'article 1er du décret du 19 octobre 2004 abroge l'article 14 de la loi n° 48-1437 du 14 septembre 1948, modifiée par la loi de finances n° 51-598 du 24 mai 1951 (notamment l'article 29), qui constituait le fondement du contreseing du ministre chargé de la fonction publique sur les arrêtés d'ouverture des concours pour l'accès aux corps de fonctionnaires de l'Etat.
Il convient désormais de ne plus viser l'article 29 de la loi de finances n° 51-598 du 24 mai 1951 dans vos textes réglementaires, mais le décret du 19 octobre 2004 précité (nouveaux modèles en annexes 3, 3 bis, 4 et 4 bis).
Les procédures de recrutement sont désormais ouvertes par un arrêté de l'autorité compétente pris après avis du contrôleur financier. L'annexe financière dite « n° 2 » reste le support de cet avis (annexe 5).
A partir de 2006, elle doit être cohérente avec la répartition des emplois visée au document annuel de programmation budgétaire défini à l'article 5 du décret n° 2005-54 du 27 janvier 2005 relatif au contrôle financier au sein des administrations de l'Etat.
Au second semestre 2005, un complément à la présente circulaire précisera les conséquences de la LOLF sur les procédures de recrutement : évolution de la notion d'effectif budgétaire vers celle d'effectif cible pour l'année en cours, abandon des notions de création et de suppression de poste et mise en place de tableaux de gestion matriciels des programmes et des corps.
2. Suppression du contreseing du ministre
chargé du budget sur certains arrêtés
Par ailleurs, afin de simplifier plus encore les procédures de recrutement, le contreseing du ministre chargé du budget sur les arrêtés d'ouverture des procédures de recrutement organisées en application des articles 1er, 2 et 17 de la loi n° 2001-2 du 3 janvier 2001 est supprimé (concours réservés et recrutements sans concours, Sapin).
3. Champ d'application de l'avis conforme
du ministre chargé de la fonction publique
Avant sa signature, l'arrêté portant ouverture de concours ou d'examen professionnel fait l'objet d'un avis conforme du ministre chargé de la fonction publique :
- pour les recrutements mentionnés aux articles 19 et 26 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'Etat (art. 2) ;
- pour les recrutements par la voie de concours organisés en application de l'article 1er de la loi n° 2001-2 du 3 janvier 2001 relative à la résorption de l'emploi précaire et à la modernisation du recrutement dans la fonction publique ainsi qu'au temps de travail dans la fonction publique territoriale (art. 4) ;
- pour les recrutements sans concours organisés en application du décret n° 2002-121 du 31 janvier 2002 relatif au recrutement sans concours dans certains corps de fonctionnaires de catégorie C de la fonction publique de l'Etat (art. 4) ;
- pour les recrutements mentionnés aux articles 19 et 26 de la loi du 11 janvier 1984 précitée et ouverts à titre exceptionnel en application de dispositions réglementaires spécifiques (art. 2) ;
- enfin, lorsqu'une disposition réglementaire expresse a prévu le contreseing du ministre chargé de la fonction publique pour l'organisation d'un examen professionnel (par exemple pour le recrutement des conducteurs d'automobile) ou l'établissement d'une liste d'aptitude (professeurs des écoles) (art. 3).
Aussi, il est rappelé que les arrêtés relatifs à l'avancement de grade des fonctionnaires pris sur le fondement de l'article 58 de la loi du 11 janvier 1984 précitée qui ne constituent pas une procédure de recrutement ne sont pas soumis à la procédure de l'avis conforme.
L'avis sur les autorisations de recrutement est rendu par corps. Aussi, un même arrêté ne peut concerner le recrutement qu'au sein d'un seul corps.
La situation particulière des concours déconcentrés et des concours communs est précise en annexe 2.
4. L'avis conforme du ministre chargé
de la fonction publique et respect des délais
Une fois reçu l'avis conforme de la DGAFP, l'autorité compétente peut transmettre directement l'arrêté au secrétariat général du Gouvernement (service législatif) pour publication au Journal officiel.
Il est prévu qu'en l'absence d'observations dans un délai de quatre jours à compter de la date de réception par le ministre chargé de la fonction publique (direction générale de l'administration et de la fonction publique [DGAFP], bureau FP5), l'avis est réputé conforme et l'arrêté peut être transmis directement au SGG (service législatif) par l'autorité compétente pour publication au Journal officiel.
Il est rappelé que le délai de quatre jours porte sur les jours ouvrés, c'est-à-dire les jours normalement travaillés, soit du lundi au vendredi, hors les jours fériés non travaillés.
Il faut souligner que le Conseil d'Etat considère que l'avis conforme relève de la procédure consultative. Dans cette procédure, l'avis est obligatoirement sollicité par l'administration et celle-ci doit suivre l'avis qui lui est donné ou renoncer à son projet. Si l'avis est défavorable, l'administration est tenue de s'abstenir.
De même, la méconnaissance de l'obligation de ne décider que sur avis conforme d'un organisme consultatif est un vice de procédure assimilé par la jurisprudence à de l'incompétence.
II. - Dématérialisation de la procédure
d'ouverture des concours
Afin de donner toute sa portée à cette simplification des procédures de recrutement et afin d'en améliorer l'efficacité, il est proposé, en outre, de dématérialiser le dossier de demande d'avis conforme préalable à l'ouverture d'un recrutement en procédant à l'examen de données transmises par voie électronique.
Avant signature par l'autorité compétente et pour chaque corps concerné, les services chargés de la gestion du ou des concours ou de l'examen professionnel procèdent à une déclaration d'ouverture sur un formulaire électronique rempli en ligne (cf. annexe 1, déclaration d'ouverture), accompagnée d'une copie informatique du texte de l'arrêté (cf. annexe 3, 3 bis, 4, 4 bis) et de l'annexe financière présentée au contrôleur financier (modèle en annexe 5).
La déclaration comporte obligatoirement le numéro NOR de l'arrêté. Ce numéro est au coeur de la procédure de dématérialisation. Ainsi que de nombreux ministères l'ont déjà fait, il paraît souhaitable que les bureaux du cabinet et les services de recrutement se concertent pour mettre en place une circulation fiable et rapide des numéros NOR.
Le formulaire est accessible en ligne sur le réseau ADER à l'adresse : http://recrutement.pm.ader.gouv.fr. Les pièces justificatives (copie de l'arrêté, copie de l'annexe financière) sont jointes à l'envoi du formulaire.
Il peut être également téléchargé ainsi que les modèles d'arrêtés et d'annexe financière afin d'être rempli hors ligne et envoyé par courrier électronique (sec.FP5@dgafp.fpred.gouv.fr), par fax (01-42-75-88-68) ou par courrier postal (bureau FP5, recrutement DGAFP, 32, rue de Babylone, 75007 Paris), accompagné de ses pièces justificatives.
Les administrations n'ayant pas encore accès au réseau ADER enverront directement à la DGAFP leurs projets d'arrêtés et, le cas échéant, d'annexe financière par voie électronique (sec.FP5@dgafp.fpred.gouv.fr), par fax (01-42-75-88-68) ou par courrier postal (bureau FP5, recrutement DGAFP, 32, rue de Babylone, 75007 Paris). Ces demandes d'avis seront traitées directement par la DGAFP.
A la réception du dossier, après une première vérification matérielle, la DGAFP envoie par courrier électronique à l'administration requérante un accusé de réception comportant le numéro NOR de l'arrêté.
La DGAFP dispose alors d'un délai de quatre jours hors samedi, dimanche et jours fériés non travaillés pour donner un avis sur la proposition de recrutement transmise : soit pour rejeter le dossier, soit pour donner son accord à l'autorité à l'origine de la saisine afin que celle-ci puisse signer l'arrêté et le transmettre accompagné du message d'accord de la DGAFP au secrétariat général du Gouvernement (SGG, service législatif) en vue de sa publication au Journal officiel.
Dans ces deux cas, l'administration requérante et le SGG (service législatif) sont avisés par courrier électronique de l'avis de la DGAFP. Le titre de ces messages comporte obligatoirement le numéro NOR de l'arrêté considéré.
En cas de dossier incomplet ou manifestement inexact, la DGAFP peut suspendre l'examen d'un dossier afin de permettre à l'administration concernée de compléter sa demande et d'éviter un rejet. Dans ce cas, le décompte du délai de quatre jours est également suspendu et l'administration requérante est immédiatement prévenue par courrier électronique. Le délai recommence à courir dès réception par la DGAFP des éléments manquants.
Le silence observé par la DGAFP, au-delà du délai de quatre jours hors samedi, dimanche et jours fériés non travaillés, signifie que l'avis conforme est réputé acquis. Afin de permettre aux administrations d'attester aisément de l'accord de la DGAFP, un message électronique d'approbation tacite est automatiquement envoyé au service à l'origine de la saisine ainsi qu'au SGG (service législatif).
L'arrêté peut alors être signé par l'autorité compétente et transmis, par ses soins, au service législatif du SGG accompagné du message d'approbation de la DGAFP. La DGAFP se charge de l'information de l'APEC, de l'ANPE et de l'ONISEP.
L'administration responsable de l'ouverture du recrutement certifie, dans son bordereau d'envoi au SGG, que « les textes présentés sont conformes aux données transmises à l'examen de la DGAFP ».
*
* *
Cette réforme demandée par les administrations dans le rapport sur la simplification des procédures de recrutement va permettre d'alléger le travail des gestionnaires et d'accélérer les recrutements.
Il convient ici de souligner que l'effort de simplification administrative et de maîtrise des délais engagé par la DGAFP est renforcé par la réforme du contrôle financier définie par le décret n° 2005-54 du 27 janvier 2005 relatif au contrôle financier au sein des administrations de l'Etat. En effet, à partir du 1er janvier 2006, l'avis préalable du contrôleur financier sera réputé acquis à l'expiration d'un délai de quinze jours (art. 14 du décret n° 2005-54 précité). Ainsi, les procédures d'autorisation préalable de recrutement qui prenaient de deux à trois mois seront ramenées à moins de vingt jours en durée cumulée.
Elle doit vous permettre également de moderniser et de déconcentrer les concours. J'attire tout particulièrement votre attention sur le fait que l'autorité compétente, au sens du décret du 19 octobre 2004, peut être aussi bien le ministre, le chef de service déconcentré, le préfet, le directeur d'établissement public et que, bien évidemment, la dématérialisation de la procédure permet de saisir la DGAFP quelle que soit la distance.
Mais cette réforme doit aussi assurer une sécurité juridique et une connaissance des flux indispensables à la gestion publique des ressources humaines. Il est donc important de savoir avec précision, au final, ce que sont devenus ces concours et ces autorisations de recrutements. Il convient ici de rappeler les termes de la circulaire FP/9 du 7 juillet 2004 sur les bilans des recrutements.
Je vous serais reconnaissant de bien vouloir assurer la plus large diffusion dans vos services de la présente circulaire qui se substitue aux circulaires antérieures (1) afin que cette nouvelle procédure soit respectée.