L'autorité organisatrice des transports adresse le dossier préliminaire de sécurité, accompagné des rapports de sécurité établis par les experts ou organismes qualifiés agréés, sous pli recommandé avec demande d'avis de réception, en quatre exemplaires, au préfet du département dans lequel doit être implanté le système.
Lorsque le préfet estime que le dossier est incomplet, il invite l'autorité organisatrice des transports, dans un délai de deux mois à compter de la réception du dossier, à le compléter en indiquant les points qui doivent être modifiés ou approfondis et les éléments qui doivent être ajoutés. Dès que le dossier est jugé complet et au plus tard dans le délai de deux mois suivant la réception des éléments adressés par l'autorité organisatrice des transports, le préfet en informe cette autorité par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.
A défaut de réponse du préfet dans le délai de deux mois, le dossier est réputé complet.
Le délai d'instruction est fixé à trois mois à compter de la date d'envoi de la lettre mentionnée au deuxième alinéa ou à compter de la date à laquelle le dossier est réputé complet. Ce délai est majoré d'un mois s'il y a lieu de consulter la commission consultative départementale de sécurité et d'accessibilité et de deux mois supplémentaires s'il y a lieu de consulter la commission nationale prévue à l'article 10.
Le préfet doit recueillir l'avis de la commission consultative départementale de sécurité et d'accessibilité préalablement à la notification de sa décision lorsque le système de transport soit comporte un tunnel d'une longueur supérieure à 300 mètres, soit comporte un tunnel d'une longueur comprise entre 100 et 300 mètres, si les convois qui l'empruntent ont une capacité de plus de 500 voyageurs, sur la base de six voyageurs par mètre carré.
Lorsque le fonctionnement et la conception du système de transport, tels qu'ils ressortent du dossier, impliquent des dérogations à la réglementation en vigueur, le préfet en informe le ministre chargé des transports, qui peut saisir la Commission nationale d'évaluation de la sécurité des transports guidés.
La décision du préfet est notifiée à l'autorité organisatrice par lettre recommandée avec demande d'avis de réception. L'approbation peut être assortie de prescriptions.
L'approbation devient caduque si les travaux ne sont pas entrepris dans un délai de deux ans à compter de la notification de la décision.