(1) Archives définitives (ou archives historiques) : dans le cycle de vie des archives, ce sont les documents qui sont conservés indéfiniment, pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes et pour la documentation historique de la recherche. Ces archives définitives (ou historiques) sont constituées, après tri et élimination, à partir des archives intermédiaires.
(2) Archives courantes : dans le cycle de vie des archives, ce sont les documents utilisés pour le traitement quotidien des affaires et dont la conservation est assurée dans le service d'origine.
Archives intermédiaires : dans le cycle des archives, ce sont les documents qui, n'étant plus d'usage courant, doivent néanmoins être conservés temporairement à proximité des services d'origine pour les besoins administratifs ou juridiques.
(3) Décret no 82-389 du 10 mai 1982 pour les préfets de département et décret no 82-390 du 10 mai 1982 pour les préfets de région.
(4) Métadonnées : ensemble des informations renseignant la structure d'un groupe de données ; les métadonnées exercent la fonction de médiateur entre l'utilisateur et l'information qu'il recherche ; elles permettent également de définir les caractéristiques d'évolution dans le temps d'un document.
(5) Voir circulaire AD 97-1 du 16 janvier 1997 des ministres de l'intérieur et de la culture.