III. - Recommandations relatives aux pièces justificatives
L'administration veillera à ne demander que les informations qu'elle ne détient pas ou ne peut se procurer elle-même, notamment en raison des prescriptions de la loi no 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés.
Lorsqu'un document administratif a été téléchargé sur Internet (formulaires téléchargés sur service-public.fr notamment), seules les pièces justificatives mentionnées sur ce document peuvent être exigées par l'administration. Aucune autre demande de pièce justificative ne peut être adressée à l'usager.
L'administration veillera par ailleurs à demander les justificatifs de manière opportune à un moment adéquat de l'instruction du dossier.
Cette approche a été adoptée dans le cadre de la réforme du code des marchés publics pour la vérification de la situation fiscale et sociale des entreprises. Désormais, seule l'entreprise susceptible de se voir confier l'exécution du marché devra produire les certificats de régularité sociale et fiscale.
Elle est également permise par les dispositions régissant la participation aux concours de la fonction publique : certains justificatifs ne seront désormais demandés qu'aux candidats admissibles ou aux candidats dont l'admission est susceptible d'être prononcée après vérification de leur situation.
La généralisation de cette règle permettra de faciliter le développement des téléprocédures et télédéclarations. Elle peut, en effet, permettre un dépôt électronique du dossier. Ce dépôt électronique sera suivi, après un premier examen, de la transmission des seules pièces justificatives strictement liées à la situation précise des usagers.
Enfin, lorsqu'une pièce justificative manque à un dossier, deux cas peuvent se présenter :
- cette pièce justificative est nécessaire à l'administration pour procéder à l'examen du dossier ; dans ce cas, l'administration invite l'usager à lui transmettre la pièce manquante.
Il est rappelé que l'autorité administrative compétente peut demander la production de pièces complémentaires dans un délai qu'elle fixe et durant lequel est suspendu, pour le même temps, le délai de formation de décision implicite (deux mois) (3) ;
- cette pièce justificative est sans influence sur la décision de l'administration - c'est le cas par exemple d'un relevé d'identité bancaire, qui n'a d'utilité qu'en cas de décision favorable de l'administration. Dans ce cas, les usagers ne doivent être invités à transmettre ou à présenter les justificatifs de leur situation qu'après un premier examen de leur dossier permettant de penser qu'une suite favorable sera réservée à leur demande. Cette mesure vise à éviter la constitution d'un dossier complet par des usagers qui se révèlent d'emblée inéligibles au dispositif dont ils demandent le bénéfice.
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En cas de difficultés d'application ou à raison de cas particuliers, les services sont invités à se rapprocher de la Commission pour les simplifications administratives, qui me rendra compte des conditions d'application de ces dispositions.