c) Présentation de l'ordre de mission et de l'état de frais
La présentation des documents est laissée à la libre appréciation des services gestionnaires, sous réserve que les documents établis comportent au minimum les informations dont la liste est jointe en annexe.
De même, le recours à des applications informatiques peut conduire à l'établissement de documents collectifs dont la présentation est autorisée.
L'ordre de mission peut être repris sur l'état de frais. En outre, afin d'éviter au responsable désigné dans le deuxième paragraphe de l'article 7 du décret du 28 mai 1990 modifié de revêtir de sa signature chaque document, cette signature peut figurer sur un document récapitulatif qui, renvoyant aux états individuels, fera apparaître :
- nom du bénéficiaire ;
- date et lieu du déplacement ;
- montant de la dépense.
De même, lorsque l'administration procède de façon automatisée à la liquidation des frais, l'agent peut être dispensé de signer l'état de frais dès lors que sa demande de remboursement aura été préalablement signée et comportera les renseignements nécessaires à la liquidation de ses droits.
Par ailleurs, un télex ou une télécopie comportant le nom et la qualité du signataire peuvent valoir ordre de mission sous réserve d'une confirmation ultérieure, donnée par l'établissement d'un ordre de mission.