L'application HELIOS limite l'accès des utilisateurs aux seules données relatives à leur domaine de compétence géographique et fonctionnelle. Ne sont autorisées que les actions prévues par les profils types définis au plan national.
Les comptables attribuent nominativement des droits de consultation aux agents des ordonnateurs pour les seuls budgets et collectivités dont ils ont la charge. Les organismes ordonnateurs n'ont accès, dans le référentiel des tiers, qu'aux données d'identification des tiers qu'ils ont initialement transmises au Trésor public.
Pour cette gestion interne de l'application, les informations utilisées sont :
Pour l'habilitation des utilisateurs :
- identification des utilisateurs et leur profil ;
- dates de début et fin d'activation de l'habilitation et du profil ;
- collectivités concernées ;
- poste comptable de rattachement.
Pour l'historisation des modifications :
- identification de l'utilisateur, nature, date, heure de réalisation de la transaction, ancienne et nouvelle donnée.