Article 8
Rôle du secrétariat
de la commission régionale de dispense
En fonction du volume des dossiers signalés par les préfectures de
département, le secrétariat détermine:- le nombre des séances nécessaires à l'examen des dossiers: la séance
est la demi-journée - matinée ou après-midi - pendant laquelle la commission est réunie, la session est le temps pendant lequel la commission reste constituée en vue de statuer sur la totalité des dossiers dont la liste a été initialement arrêtée;- le délai nécessaire au contrôle de ces dossiers avant présentation à
la commission;- la date à laquelle le reliquat des dossiers devra lui être parvenu au
plus tard, en général dix jours avant la réunion de la commission régionale de dispense.Il arrête, trois semaines avant la réunion de la commission régionale de
dispense, la liste nominative des requérants dont le dossier sera examiné.En conséquence, sauf cas exceptionnel, les demandes parvenues au
secrétariat dans les trois semaines précédant la réunion de la commission régionale sont renvoyées à la réunion suivante de la commission.Ce contrôle s'effectue selon les directives données par le préfet de
région, à partir des remarques qui ont pu être faites par la commission régionale dans ses séances antérieures.Le secrétariat adresse, trois semaines avant la réunion de la commission
régionale de dispense, un avis imprimé no 106*/69 aux jeunes gens figurant sur la liste définitive des dossiers à soumettre (cf. paragraphe 8.2 supra). Cet avis est envoyé soit directement par la poste sous pli affranchi, soit par l'intermédiaire du maire du domicile de l'intéressé. Il comporte un volet détachable que l'administré retournera au secrétariat pour annoncer sa présence en commission.A l'égard des jeunes gens qui, n'ayant pas été placés en appel différé,
seraient incorporés, il convient d'adresser simultanément deux convocations: - au domicile déclaré;- à l'organisme d'affectation de l'intéressé sous couvert du chef de
l'organisme.Les services préfectoraux seront informés de l'adresse de l'organisme
d'affectation par les soins des commandants de B.S.N. ou de C.S.N. en temps opportun.Le secrétariat adresse en un seul envoi au commandant du B.S.N. ou du
C.S.N. les exemplaires jaunes de la fiche individuelle imprimé no 106*/70 bis afin qu'ils lui parviennent au plus tard huit jours avant la réunion de la commission régionale de dispense.Le secrétariat lui adresse la liste définitive des dossiers qui seront
présentés et lui indique la séance prévue pour leur examen afin qu'il puisse désigner le fonctionnaire qui, porteur des fiches roses imprimé no 106*/70 bis présentera les dossiers de son département. Dans toute la mesure du possible, ce fonctionnaire sera celui qui a procédé à la vérification ou à l'instruction des dossiers.Conformément à l'article R.* 64 du code du service national, le préfet
désigne et convoque les membres ou les suppléants de la commission. Dans la mesure du possible, il s'efforce d'assurer à la commission la stabilité nécessaire pour faciliter l'harmonisation des décisions.Les dispositions réglementaires à appliquer en matière de remboursement
des indemnités de déplacement, de séjour et éventuellement de vacation, qui peuvent être dues à ces personnels en fonction de la catégorie à laquelle ils appartiennent, font l'objet de l'annexe à la présente instruction.Trente jours au moins avant la réunion de la commission, le secrétariat
adresse au commandant du bureau ou centre du service national une note l'informant des dates et lieu de réunion de la prochaine commission et lui demande de désigner l'officier représentant la direction du service national.