2.1.5. Mise en ligne des formulaires administratifs
Aux termes du décret no 99-68 du 2 février 1999 relatif à la mise en ligne des formulaires administratifs, les formulaires dont l'usage est nécessaire pour accomplir une démarche ou faire valoir un droit auprès d'une administration ou d'un établissement public administratif de l'Etat sont diffusés gratuitement sur le site Admifrance (3) ou sur d'autres sites publics de l'internet dont la liste est fixée par arrêté du Premier ministre. Ces formulaires doivent être identiques, dans leur contenu, aux formulaires sur support papier enregistrés et répertoriés par la commission pour les simplifications administratives (COSA), conformément aux dispositions du décret no 98-1083 du 2 décembre 1998 relatif aux simplifications administratives.
Les sites habilités par arrêté du Premier ministre mentionnent cette habilitation et reproduisent, conformément au décret no 99-68 du 2 février 1999 précité, la formule suivante : « Les administrations et établissements publics administratifs de l'Etat ne peuvent refuser d'examiner les demandes présentées au moyen de formulaires imprimés à partir des données disponibles sur ce site, dès lors qu'il s'agit d'un formulaire dûment renseigné et n'ayant fait l'objet d'aucune altération par rapport aux données figurant sur le site. » Le lien avec le site Admifrance doit figurer en tête des pages consacrées aux formulaires sur tous les sites publics.
Chaque ministère est responsable de la création, de la mise à jour et de la diffusion des formulaires nécessaires à la réalisation des démarches qui relèvent de son domaine de compétence. Il lui appartient donc de diffuser ceux-ci sur son site national.
Afin d'assurer un égal accès des usagers, quel que soit leur lieu de résidence, les ministères doivent permettre à tout site public autre que le leur, notamment à ceux de leurs services déconcentrés, d'exploiter par des liens les formulaires qu'ils mettent à la disposition du public.
La COSA, qui a pour fonction d'enregistrer et de réviser les formulaires administratifs et de les référencer sur le site Admifrance (3), tient à la disposition des usagers la liste exhaustive des formulaires et des services interactifs d'aide aux démarches administratives diffusés sur les sites publics. Elle peut, si un ministère ne les diffuse pas ou jusqu'à ce qu'il les diffuse, mettre en ligne les formulaires préalablement enregistrés par elle.
De leur côté, les services déconcentrés doivent mettre en place sur leurs propres sites des services de proximité, conçus dans le respect des règles de fond applicables au niveau national, qui offrent aux administrés une valeur ajoutée spécifique sous la forme d'aide aux démarches, de services interactifs ou de téléprocédures. Leurs réalisations doivent être conformes aux politiques éditoriales définies par les ministères auxquels ils sont rattachés.
Les services déconcentrés ne peuvent mettre en ligne des formulaires que dans le cas où il n'en existe pas au niveau national, ou lorsque ceux-ci concernent des procédures soumises à des règles locales. Il convient de souligner que les formulaires ainsi diffusés localement devront, par application des dispositions précitées du décret du 2 février 1999, être acceptés par les services déconcentrés de l'ensemble du territoire national. Pour cette raison, l'habilitation par arrêté du Premier ministre des sites relevant de services déconcentrés sera subordonnée au respect d'un ensemble de conditions communes matérialisées dans une charte.
En tout état de cause, des réalisations locales relatives à des procédures nationales ne peuvent constituer que des solutions transitoires. Il convient de mettre assez rapidement fin à de telles situations, soit en élaborant au niveau de l'administration centrale un formulaire disponible sur le site ministériel, soit en étendant la mise en ligne effectuée par un service déconcentré à l'ensemble des services territoriaux de même nature.
Les architectes et les technologies retenues pour la mise en oeuvre des services d'aide à l'accomplissement de formalités administratives et les modalités juridiques de leur développement doivent être de nature à faciliter la mutualisation des investissements consentis par les services de l'Etat. Aussi est-il demandé aux responsables des sites de prendre l'attache de la MTIC avant la réalisation de tout projet de cette nature, et de respecter les standards explicités sur son site (5).