Les informations traitées sont :
Pour l'identification des tiers :
- numéro interne HELIOS, adresses, de façon facultative, numéros de téléphone, adresse électronique ;
- coordonnées bancaires ;
- en ce qui concerne les personnes physiques : la nature juridique, la civilité, le nom, le prénom et la date de naissance ;
- en ce qui concerne les personnes morales : la catégorie, la raison sociale, la nature juridique, le numéro SIRET ou FINESS (pour les hôpitaux), le code pays, APE (activité principale de l'entreprise) et PME (petites et moyennes entreprises).
Pour le suivi du recouvrement des titres de recette :
- caractéristiques du titre, suivi des encaissements et du recouvrement ;
- identification du débiteur ;
- numéro d'allocataire CAF (dans le cadre du contentieux et des saisies attribution auprès des CAF) ;
- identification de l'employeur du débiteur, identification de l'huissier, le cas échéant ;
- pour le secteur hospitalier :
- identification du malade et son numéro d'entrée ;
- identification et numéro de sécurité sociale de l'assuré social et un code indiquant ou non l'identité entre le débiteur et l'assuré social (pour les créances hospitalières) ;
- identification de l'employeur de l'assuré social (pour les accidents du travail).
Pour les dépenses :
- caractéristiques du mandat, suivi des paiements et des cessions-oppositions éventuelles ;
- identification et références bancaires des fournisseurs et, le cas échéant, du tiers opposé et du tiers opposant ;
- caractéristiques des marchés, identification des titulaire, sous-traitant, cotraitant, personne responsable du marché.
Pour le suivi des régies :
- informations relatives à la régie, au régisseur et à ses mandataires.
La gestion des ressources des personnes hébergées :
- identification de la personne hébergée (dont catégorie de la personne hébergée, code incapacité, le cas échéant, identification du tuteur) ;
- gestion des séjours, des recettes, des dépenses et de l'argent de poche.
Les zones blocs-notes ne comportent que des données de nature objective, correspondant à l'une des catégories de données visées à cet article et liées aux opérations pour lesquelles ces blocs-notes sont prévus.
N'étant l'exercice courant, toutes les données comptables et budgétaires qui se rapportent à l'exercice N - 1 sont apurées de la base active (qui permet la consultation et le maniement des données en ligne) à l'initialisation de l'exercice N + 2 pour un même budget-collectivité. Les données sont alors basculées dans une base archive.
Concernant les tiers, le délai d'apurement est de un an pour les personnes physiques et de trois ans pour les personnes morales à partir de la date d'apurement du dernier mouvement (lorsque le compte est clôturé) sur le tiers.