Article 29 (1er alinéa)
Un procès-verbal est établi après chaque séance de la commission. Il est signé par le président et contresigné par le secrétaire et le secrétaire adjoint. Il est ensuite transmis, dans le délai d'un mois, à tous les membres, titulaires et suppléants, de la commission.
Le procès-verbal peut, régulièrement, ne pas rapporter l'intégralité des débats (CE, 25 mars 1994, Biondini, req. no 136.927).
Ce procès-verbal est approuvé au début de la séance suivante de la commission. Les observations qui peuvent être formulées à cette occasion n'entraînent pas une modification du procès-verbal qui est soumis à approbation. Elles doivent seulement figurer au procès-verbal de la séance au cours de laquelle elles sont exprimées. Les erreurs matérielles que peut contenir le procès-verbal n'affectent pas la régularité de l'avis de la commission (CE, 10 mars 1995, Niquet, req. no 127.514).
Par ailleurs, la régularité de l'avis de la commission ne saurait être remise en cause par le refus du secrétaire adjoint de signer le procès-verbal. Il importe toutefois que le procès-verbal fasse clairement apparaître que le secrétaire adjoint a été prié de le signer et qu'il a refusé de le faire. Si le secrétaire adjoint fait connaître les motifs de son attitude, il convient également de les mentionner au procès-verbal.
Il convient de noter que les articles 3 et 6 bis de la loi no 78-753 du 17 juillet 1978 relative à la liberté d'accès aux documents administratifs, complétée par la loi no 79-587 du 11 juillet 1979, garantissent l'accès des citoyens aux documents administratifs nominatifs qui les concernent ou qui leur sont opposés. Tous les documents élaborés par les commissions administratives paritaires, et notamment les procès-verbaux de leurs réunions, doivent être considérés comme des documents nominatifs. Il est donc recommandé que les procès-verbaux des commissions administratives paritaires soient désormais rédigés de telle façon que les appréciations relatives à chaque agent puissent être isolées à fin, le cas échéant, de communication aux intéressés et d'insertion dans le dossier individuel (CE, 11 janvier 1994, Bianzani, T, 885, 952 et 1003).
Le procès-verbal d'une commission administrative paritaire n'est pas une décision faisant grief ; il n'est donc pas susceptible d'un recours pour excès de pouvoir (CE, 30 janvier 1995, Goure, req. no 106.964).