Article (Arrêté du 2 mai 1996 définissant le cadre général dans lequel sont déterminés les coûts de revient des prestations des sociétés intervenant dans les domaines des télécommunications et de la construction électronique)
A N N E X E
PREAMBULE
0.010. Dans le présent cahier des clauses comptables seront successivement examinées :
Au titre Ier, les obligations comptables auxquelles sont tenues les entreprises qui traitent avec le secteur public dans les conditions énumérées à l'article 2 du présent arrêté ;
Au titre II, les conditions de détermination des coûts de revient des prestations destinées au secteur public lorsque ceux-ci sont négociés sur la base des constatations de coûts de revient a posteriori ou de coûts de revient préétablis, ainsi que les modalités d'établissement et de présentation des devis que les entreprises doivent fournir à l'administration à l'appui de leurs offres de prix.
TITRE Ier
OBLIGATIONS COMPTABLES DES ENTREPRISES
Chapitre Ier
Principes généraux
I.100. Les entreprises ont l'obligation de tenir une comptabilité générale et une comptabilité analytique.
I.110. Ces comptabilités doivent être conformes aux principes posés par le plan comptable général révisé.
I.120. Les calculs en comptabilité générale et analytique doivent être effectués à partir des mêmes éléments comptables et faire apparaître des résultats cohérents.
I.130. Les entreprises peuvent utiliser des méthodes de comptabilité analytique à coûts constatés ou à coûts préétablis. L'emploi de cette dernière méthode entraîne pour l'entreprise l'obligation d'analyser les écarts de telle manière que ceux-ci puissent être réincorporés dans les comptes de coûts en vue de déterminer les coûts de revient constatés. Il entraîne, en outre, l'obligation de ne laisser subsister que des écarts faibles en valeur relative, soit en adoptant les mesures de gestion nécessaires à l'abaissement des coûts constatés, sans toucher aux coûts préétablis, soit en réajustant ces derniers si les mesures prises se révèlent sans effet sur la valeur des écarts.
I.140. Les entreprises doivent conserver les documents de base de la comptabilité analytique pendant un délai égal à cinq exercices comptables,
non compris l'exercice en cours. Ce délai est ramené à trois ans, plus l'exercice en cours, pour les entreprises tenant des états de synthèse récapitulant les éléments de base de la comptabilité analytique émis depuis cinq ans.
Lorsqu'un ensemble informatique de traitement automatisé des données est utilisé pour la tenue totale ou partielle de leurs comptabilités générale et analytique, les entreprises doivent organiser les procédures de traitement de façon à satisfaire aux dispositions du présent cahier des clauses comptables. L'exercice du contrôle de l'administration sur la fiabilité des procédures mises en place comporte l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements.
I.150. Les chapitres ci-après du titre Ier définissent, en ce qui concerne la comptabilité générale et la comptabilité analytique, les dispositions qui sont d'application obligatoire pour les entreprises.
Chapitre II
Tenue de la comptabilité
I.200. La tenue de la comptabilité générale doit être conforme aux dispositions du plan comptable général révisé. Toutefois, en tant que de besoin pour l'application du présent arrêté, les entreprises peuvent déroger, en ce qui concerne la comptabilité analytique, aux dispositions du guide comptable des industries françaises de la construction électrique,
électronique et informatique.
I.210. Comme indiqué à l'article 5, le contrôle des frais de production est effectué en utilisant le système de comptabilité générale et de comptabilité analytique d'exploitation, ainsi que les méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi interne des affaires de l'entreprise. A cet effet, l'entreprise fournit un descriptif détaillé de son système comptable et de ses méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi interne des affaires.
Ce descriptif doit indiquer notamment :
- les dispositions générales, règles, organisation et textes de référence du système de comptabilité de l'entreprise ;
- le mode d'évaluation et les voies de cheminement des charges ;
- le reclassement des charges indirectes ;
- l'imputation aux comptes de coûts et de coûts de revient ;
- la structure de (ou des) l'unité(s) comptable(s).
La certification de conformité comptable fournie par l'entreprise doit attester que les méthodes d'enregistrement des coûts, de suivi interne des affaires (imputation) et de comptabilité présentées par l'industriel :
- séparent sans ambiguïté les frais de production, y compris les amortissements, et les frais hors production, suivant des règles préétablies et constantes, en distinguant bien, au niveau des frais de production, les travaux propres de production et les tâches liées aux approvisionnements tels qu'ils sont établis à l'article 6 ;
- permettent d'évaluer les stocks, les travaux en cours et les produits finis au niveau des frais de production ;
- assurent une répartition des frais communs hors frais hors production suivant des clés raisonnables et constantes ;
- ne conduisent pas à imputer des charges anormales sur les frais de production de prestations exécutées pour l'administration par rapport à celles exécutées pour les autres clients ;
- sont bien mises en oeuvre par l'industriel pour la présentation des devis, l'enregistrement des coûts, le suivi interne des affaires et le contrôle a posteriori.
Chapitre III
Liaison entre la comptabilité générale
et la comptabilité analytique d'exploitation
I.300. Le raccordement entre les deux comptabilités est effectué par l'emploi de comptes réfléchis ou par la méthode de la comptabilité analytique intégrée dans la comptabilité générale.
Les entreprises qui n'auront pas la possibilité d'appliquer l'une de ces deux méthodes devront utiliser un procédé de raccordement présentant toutes garanties d'exactitude quant au montant des charges incorporées et à leur imputation aux comptes de coûts et coûts de revient.
D'une manière générale, les dérogations à l'emploi des deux méthodes ci-dessus et le procédé de raccordement seront précisés dans le descriptif fourni par l'entreprise, visé à l'article 5.
Chapitre IV
Comptes de coûts et coûts de revient
I.400. Les entreprises doivent ouvrir des comptes de coûts et coûts de revient pour chaque prestation exécutée au titre des opérations, oeuvres et travaux des unités fonctionnelles de production. Les comptes doivent être ouverts de telle manière que le coût de revient de ces prestations puisse être déterminé de façon précise par type de biens ou services fournis, par client et par campagne de fabrication.
I.410. Pour tous les biens et services faisant l'objet de commandes du secteur public ou bénéficiant, à quelque titre que ce soit, d'une aide financière publique, les entreprises ouvrent au moins un compte de coût de revient :
- pour chaque contrat public ou privé et pour chaque ensemble principal qui constitue l'objet du contrat ;
- pour chacun des postes du contrat lorsque ce dernier en comporte plusieurs ;
- dans le cas où les fabrications, réparations, entretiens majeurs,
applications de modifications ont un caractère répétitif dépassant le cadre d'un contrat, ces prestations seront considérées comme des séries homogènes. En conséquence, les entreprises ouvriront, d'une part, un compte de coût de revient pour chaque tranche de ces séries, décomposé en ensembles et sous-ensembles, et, d'autre part, un compte de coût de revient pour chaque contrat concerné par ces prestations. Ces derniers seront débités des coûts de revient issus des comptes de coûts précédents ainsi que des frais spécifiques à chaque contrat.
I.411. La définition des ensembles principaux est fixée dans les clauses particulières des marchés concernés ; elle est conforme aux méthodes d'enregistrement des coûts et de suivi interne des affaires de l'entreprise. I.420. Pour les études, qu'il s'agisse de recherche ou de développement et qu'elles fassent ou non l'objet de marchés, il doit être ouvert un compte de coût de revient par sujet d'études permettant d'identifier son objet précis. Le découpage adopté doit permettre, en outre, le classement de chaque compte de coût de revient selon les catégories définies au paragraphe II.240 ci-après.
Quand des frais de développement relatifs à des biens et services faisant l'objet de contrats n'auront pas été financés par ailleurs, les organismes habilités pourront éventuellement accepter d'en prendre en compte une partie au titre des coûts de production.
I.430. Les comptes de coûts et coûts de revient doivent être servis selon une périodicité au moins trimestrielle, mais il est préférable que cette périodicité soit mensuelle.
Chapitre V
Comptes d'écarts et de différences
de traitement comptable
I.510. Comptes d'écarts sur coûts préétablis :
Les écarts doivent être analysés en comptabilité d'une façon détaillée. Le descriptif fourni par l'entreprise définit les comptes à ouvrir à cet effet. Les comptes d'écarts doivent être tenus sans compensation et soldés chacun séparément.
L'utilisation partielle ou totale de coûts préétablis ne doit faire apparaître que des écarts faibles en valeur relative ; si les écarts constatés au cours d'une période de calcul sont trop élevés, l'entreprise s'engage à prendre dans les plus brefs délais les mesures nécessaires pour les réduire, pour la période de calcul suivante.
I.520. Des comptes enregistrent les charges afférentes à la gestion de filiales et aux activités non professionnelles (gestion d'immeuble par exemple), à moins qu'elles ne fassent l'objet d'une analyse dans des comptabilités d'activités spéciales, distinctes de celles des activités professionnelles de l'entreprise.
Chapitre VI
Communication de renseignements
I.600. Toutes les entreprises et leurs sous-traitants sont tenus de fournir aux agents habilités du secteur public tous les renseignements techniques et comptables relatifs au coût de revient des biens et services visés au paragraphe I.410 ci-dessus.
Ils ont également l'obligation de permettre et de faciliter la vérification éventuelle, sur pièces ou sur place, de l'exactitude de ces renseignements.
I.610. Les documents justificatifs concernés peuvent être classés en deux catégories :
Les documents généraux donnant tous les renseignements nécessaires au calcul du coût des unités d'oeuvre et des taux de frais, constatés ou préétablis ;
Les documents particuliers donnant tous les éléments propres à la recherche de coûts de biens ou services déterminés (constituants des coûts de revient constatés et préétablis).
I.620. D'une manière générale, les entreprises sont tenues de communiquer aux agents habilités du secteur public les documents suivants :
a) Systématiquement, pour les renseignements généraux concernant les exercices ou périodes comptables visés par le contrôle :
- les bilans, comptes de résultat et annexes ;
- les charges de personnel détaillées suivant les catégories définies par l'entreprise ;
- les tableaux comptables ou leurs équivalents conduisant au calcul des coûts d'unités d'oeuvre et taux de frais pour permettre l'établissement des tables de correspondance comptable prévues au II.030 : montant des charges par nature consommées (charges directes et charges indirectes), répartition des charges indirectes dans les divers centres d'analyse de chaque unité comptable ou activité d'exploitation, bases de répartition (effectifs,
heures, nombres d'unités d'oeuvre, surface, etc.) ;
- les plans de charge ;
- les budgets nécessaires à l'appréciation des divers éléments entrant dans le calcul des coûts des unités d'oeuvre et taux de frais.
b) Sur demande :
- pour les renseignements généraux concernant les mêmes exercices ou périodes comptables :
- le contenu détaillé des comptes de charges et produits du compte de résultat ;
- les comptes de résultats analytiques d'exploitation par biens et services ;
- le contenu détaillé des comptes d'écarts sur coûts préétablis et des comptes de différences de traitement comptable.
- pour les renseignements particuliers aux marchés visés par le contrôle :
- les comptes de coûts et de coûts de revient faisant apparaître tous les éléments constitutifs du coût de revient suivant les rubriques définies dans le descriptif fourni par l'entreprise, tels qu'ils sont établis à l'intérieur de l'entreprise pour assurer le suivi des affaires par les responsables de celles-ci ;
- les éléments préétablis des comptes de coûts et coûts de revient précités ;
- les documents de base justifiant les divers éléments constitutifs du coût de revient des comptes de coûts intéressés (bons de travaux, bons de magasins, feuilles d'attachement, nomenclatures chiffrées, gammes de fabrication, etc.) ou documents d'information équivalents.
Dans le cas d'entreprises intégrées comprenant plusieurs établissements (dispersés géographiquement ou non) possédant chacun une autonomie comptable, il doit être communiqué ou remis autant de documents que d'établissements, la totalisation comptable des éléments relatifs à chacun d'eux devant reconstituer l'ensemble de l'exploitation à l'échelon de l'entreprise.
I.630. Les documents concernant les renseignements généraux doivent être fournis au plus tard six mois après la fin de l'exercice ou de la période comptable intéressés.
Les documents concernant les renseignements particuliers doivent être fournis dans les délais fixés par la demande. Ces délais seront réputés acceptés par l'industriel s'il ne fait pas de réserve par écrit dans un délai de vingt jours à compter de la réception de la demande.
I.640. Pour permettre le contrôle a posteriori, l'entreprise devra fournir, à la demande de l'administration ou des organismes habilités visés à l'article 2 du présent arrêté, dans un délai de deux mois après la fin de chacun des travaux du contrat : tranche, lot, poste, sous-poste, ayant fait l'objet d'un engagement contractuel, les comptes de coûts et coûts de revient mentionnés à l'article I.410, les documents d'enregistrement des coûts et de suivi interne des affaires établis par l'entreprise suivant la périodicité prévue par l'article I.430.
I.650. Le contrôle des procédures est effectué par le fonctionnaire coordonnateur institué par le décret no 68-165 du 20 février 1968 susvisé.
Celui-ci établit à cet effet chaque année un constat de conformité des procédures de contrôle des prix et des coûts de revient pour l'exercice écoulé.
TITRE II
CONDITIONS DE DETERMINATION DES COUTS DE REVIENT DES PRESTATIONS DESTINEES AU SECTEUR PUBLIC
II.010. Le présent titre définit les conditions de détermination des coûts des prestations destinées au secteur public, dans les cas où ceux-ci sont négociés sur la base de constatations de coûts de revient a posteriori ou de coûts de revient préétablis, et précise les modes d'analyse et de présentation des éléments constitutifs des devis de propositions.
II.020. Les divers éléments constitutifs des coûts de revient sont calculés conformément aux dispositions des articles 4 à 7 du présent arrêté, à partir de la comptabilité analytique de l'entreprise dans les conditions décrites au titre Ier, et éventuellement vérifiés par les services d'enquêtes du secteur public.
II.030. Les services d'enquêtes du secteur public établissent une table de correspondance comptable permettant de passer des taux d'unité d'oeuvre utilisés par l'industriel aux taux admis par l'administration.
Chapitre Ier
Eléments du coût de revient non pris en considération
II.110. Eléments susceptibles d'être éliminés du coût de revient :
Les fonctionnaires ou services coordonnateurs ou, à défaut, les services de contrôle de coût de revient de l'administration peuvent contester le bien-fondé ou le montant de toutes les charges imputées au coût de revient,
notamment pour l'établissement de la table de correspondance comptable, en s'appuyant sur les motifs suivants :
a) Charges étalées, dans la mesure où la justification des bases de calcul ne serait pas satisfaisante ;
b) Charges non imputables à l'exploitation :
- soit qu'elles présentent un caractère exceptionnel dans la vie de l'entreprise (par exemple : les amortissements des frais d'établissement, les indemnités de licenciement exceptionnel, etc.) ;
- soit qu'elles résultent d'une sous-activité ;
- soit qu'elles ne concernent pas la période comptable considérée ;
- soit qu'elles aient pour contrepartie une augmentation des valeurs d'actif, que celle-ci ait été constatée au bilan ou non ;
- soit qu'elles soient assimilables à une distribution de bénéfices ou en raison de leur caractère bénévole ou parce qu'elles conduisent à accorder au personnel ou aux dirigeants de l'entreprise des avantages nettement supérieurs à ceux normalement pratiqués dans l'industrie (par exemple : les rémunérations, frais de voyage et de déplacement des administrateurs, gérants ou associés n'exerçant aucune fonction réelle dans l'entreprise, les primes d'assurance-vie au profit des personnels de l'entreprise, les rémunérations ou les subventions aux oeuvres sociales au-delà d'un certain niveau, etc.) ; - soit qu'elles correspondent à une répartition de bénéfices (notamment la participation des salariés aux fruits de l'expansion de l'entreprise) ou à des impôts sur les bénéfices et assimilés ;
- soit qu'elles représentent des pertes ou des éléments assimilables à des pertes (pénalités, amendes, créances irrécouvrables, etc.) ;
c) Charges correspondant à une gestion inutilement coûteuse ;
d) Charges dont l'imputation aux marchés du secteur public n'est pas admise (notamment les commissions et courtages sur ventes, les dotations aux provisions pour dépréciation, les provisions pour pertes et charges, les amortissements pratiqués au-delà de la durée d'usage initialement prévue, les marges inter-usines à l'intérieur d'une même entreprise, etc.).
II.120. Eléments éliminés du coût de revient auxquels sont substitués ultérieurement des éléments calculés.
Sont éliminés du coût de revient, en vue d'être remplacés ultérieurement par des éléments calculés :
1o Les charges financières (compte 66) et les services bancaires et assimilés (compte 627) ;
2o Les coûts de recherches et d'études non vendues, sous réserve des dispositions du I.420, alinéa 3 ci-dessus ;
3o Le cas échéant, les dotations de l'exercice aux amortissements des immobilisations pratiquées en comptabilité générale lorsque ceux-ci sont remplacés par des charges d'usage.
II.130. Obligations des entreprises :
Il est recommandé aux entreprises d'éviter d'affecter les charges ou les quotités de charges non admises (voir II.110 et II.120) aux activités et aux centres d'analyse qui intéressent les comptes de coûts et de coûts de revient des commandes du secteur public. Lorsque ce n'est pas possible, elles doivent les faire apparaître distinctement en comptabilité à tous les stades de l'analyse.
Chapitre II
Frais hors production
Les frais hors production visés à l'article 7 sont l'ensemble des charges admises n'intervenant pas dans les coûts de production, et en particulier dans l'évaluation des stocks, travaux en cours et produits finis.
A. - Les frais de distribution
II.210. Les frais de distribution correspondent aux fonctions de vente,
livraison et actions après-vente.
Les taux de frais de distribution sont différenciés selon les grandes catégories suivantes de clients, en se référant, dans toute la mesure du possible, à la destination finale des biens et des services :
- secteur public, défini comme comprenant l'Etat, les collectivités locales et les établissements publics ;
- autres clients français ;
- exportation,
et éventuellement par activités à l'intérieur de ces trois catégories.
Pour les révisions ultérieures du taux de frais hors production, les modalités de calcul du taux de frais de distribution sont arrêtées par décision du groupe interministériel de coordination des enquêtes de coûts.
B. - Les frais d'administration
II.220. Les frais d'administration générale correspondent aux fonctions exercées à ce titre telles qu'elles on été définies dans le descriptif fourni par l'entreprise.
Pour les révisions ultérieures du taux de frais hors production, les modalités de calcul du taux de frais d'administration générale sont arrêtées par décision du groupe interministériel de coordination des enquêtes de coûts.
C. - Les charges financières calculées
II.230. Les charges financières calculées sont destinées à rémunérer forfaitairement les capitaux nécessaires au financement de l'exploitation normale de l'entreprise en traitant de façon identique les différentes sources de financement. La liste de ces capitaux correspondant à cette définition est arrêtée par décision du groupe interministériel de coordination des enquêtes de coûts.
II.231. Cette rémunération est calculée à l'aide d'un taux fixé par arrêté du ministre chargé de l'économie et des finances.
D. - Les études libres
1o Définition des études libres
II.240. Sont considérées comme études libres les études concernant les techniques applicables aux domaines de l'électronique et des télécommunications, lorsqu'elles ne font l'objet ni d'un marché ou d'une commande d'un client ni d'une exploitation commerciale.
Les charges susceptibles d'entrer dans le coût des études libres correspondent aux activités suivantes : recherches fondamentales ou techniques, recherches appliquées ou études de développement, réalisation et essais de maquettes.
A ce titre, sont exclues des études libres :
- les pertes sur marchés d'études ;
- les études dont l'objet se rapporte sans ambiguïté à une commande de fabrication (notamment les études pour des fabrications commandées par le secteur public sans marché d'études).
Pour les études faisant l'objet de contrats d'incitation à la recherche ou au développement passés principalement par le ministère chargé de l'industrie, par le ministère chargé de la recherche et les services habilités par le ministère de la défense, la part non couverte par ces contrats n'est pas considérée comme une perte sur marchés.
2o Détermination du coût des études libres
II.241. Le coût des études libres pour une période comptable est égal à la somme des charges imputées au cours de la période aux comptes de coûts et de coûts de revient des études répondant à la définition donnée au paragraphe II.240 ci-dessus, déduction faite des redevances perçues au cours de la période par l'entreprise.
3o Imputation du coût des études libres
aux commandes du secteur public
II.242. Le coût des études libres est imputé aux commandes du secteur public par application, au coût global de production, d'un pourcentage « el » calculé comme suit, sur la base des chiffres afférents aux trois derniers exercices :
Coût des études libres
el =
Coût global de production des biens et services produits destinés au secteur public,
diminué du coût des prestations entièrement confiées à des tiers Le pourcentage « el p. 100 » peut être différencié selon la nature des activités, en opérant une répartition du coût des études libres selon leur objet.
Le ou les pourcentages « el p. 100 », compris dans le taux forfaitaire des frais hors production indiqué à l'article 7, ne peuvent dépasser le plafond de 8 p. 100. Toute décision de modification de ce pourcentage en indiquera les conditions d'applications.
4o Obligations des entreprises
II.243. Obligations comptables :
Pour l'application des dispositions qui précèdent, les entreprises doivent ouvrir des comptes de coûts et de coûts de revient d'études qui répondent aux conditions suivantes :
Etre suffisamment détaillés pour qu'aucun ne concerne à la fois des études « libres » et des études qui ne le sont pas ;
Permettre le classement de chacun des comptes d'études libres dans l'une des trois catégories suivantes :
- études de caractère général susceptibles de profiter à l'ensemble des productions de l'entreprise ;
- études susceptibles d'intéresser un groupe de biens ou services relevant d'une même technique de base ;
- études intéressant uniquement un bien ou service nettement défini.
A cet effet, chaque compte doit porter un intitulé permettant d'identifier l'objet précis de l'étude intéressée.
II.244. Obligation de communication :
Lorsque le pourcentage « el p. 100 » est supérieur à 3 p. 100,
l'entreprise a l'obligation de communiquer aux représentants de l'administration habilités à cet effet l'objet exact et l'état d'avancement de chacune des études libres. Tous les renseignements relatifs aux études libres recueillis par les représentants de l'administration sont confidentiels.
Chapitre III
Mode d'établissement et de présentation des devis
II.300. Les devis présentés par les entreprises à l'appui de leurs propositions doivent comporter tous les éléments nécessaires à l'évaluation prévisionnelle du coût de revient des prestations, et être établis de manière à permettre aux agents habilités du secteur public de procéder à toutes vérifications utiles.
Dans ce but, il importe que les devis comportent une analyse détaillée des quantités d'éléments de base d'ordre technique, ainsi que leur justification ; ces éléments concernent essentiellement les fournitures, les oeuvres de production, les services ou les frais spécifiques affectables aux commandes, notamment, le cas échéant et en cas d'application des dispositions du troisième alinéa du I.420, les frais de développement correspondants.
II.310. Les devis sont présentés dans la structure qu'utilise l'entreprise elle-même pour établir ses devis et pour assurer ultérieurement l'enregistrement des coûts et le suivi des affaires, tel que celui-ci est pratiqué à l'intérieur de l'entreprise par les responsables de ces affaires. Le certificat de conformité comptable doit attester que c'est bien dans cette structure que l'industriel assure l'enregistrement des coûts et le suivi interne des affaires, qu'elles soient exécutées pour le compte de l'administration ou pour le compte d'autres clients. En revanche,
l'entreprise n'a pas à fournir les objectifs internes de coûts qu'elle se fixe.
II.320. La valorisation de ces devis, présentés avec les taux d'unités d'oeuvre de l'industriel, est corrigée par l'administration grâce à l'application de la table de correspondance comptable établie par le service enquêteur. Pour l'établissement de cette table, les durées d'amortissement à retenir sont en principe celles préconisées par le guide comptable de la profession si l'entreprise les applique à l'ensemble de ses activités.