Article (Arrêté du 4 janvier 1995 portant homologation du règlement de l'Agence française du sang relatif aux bonnes pratiques de qualification biologique du don et pris en application de l'article L. 668-3 du code de la santé publique)
A N N E X E
BONNES PRATIQUES DE QUALIFICATION BIOLOGIQUE DU DON
Rappel de la loi du 4 janvier 1993
Article L. 668-3 du code de la santé publique introduit par la loi no 93-5 du 4 janvier 1993 relative à la sécurité en matière de transfusion sanguine et de médicament:
« Les établissements de transfusion sanguine doivent se doter de bonnes pratiques dont les principes sont définis par un règlement établi par l'Agence française du sang, homologué par arrêté du ministre chargé de la santé et publié au Journal officiel de la République française. »
PREAMBULE
Les bonnes pratiques de qualification biologique du don font partie des bonnes pratiques transfusionnelles.
La qualification biologique du don concerne l'ensemble des analyses biologiques et tests de dépistage obligatoires préalables à la distribution et à l'utilisation des produits sanguins labiles, tels que prévus par l'article L. 666-4 du code de la santé publique, à l'exception du dosage de l'hémoglobine ou de la détermination du taux d'hématocrite qui feront l'objet d'un règlement complémentaire intégrant notamment d'autres analyses biologiques dont l'objet est de vérifier l'aptitude du donneur aux différents types de don.
Eu égard à la mission de santé publique exercée par les établissements de transfusion sanguine conformément à la loi no 93-5 du 4 janvier 1993, la qualification biologique du don présente un double objet: elle vise, en premier lieu, à assurer la sécurité du receveur vis-à-vis des risques liés à la compatibilité immuno-hématologique et aux maladies transmissibles par le sang et, en second lieu, lorsque des anomalies ou des particularités sont mises en évidence à l'occasion de ces analyses, elle assure la protection du donneur par son information.
Le règlement « Bonnes pratiques de qualification biologique du don » a pour objet de définir un cadre à l'organisation des laboratoires de qualification biologique du don au sein des établissements de transfusion sanguine et des règles plus spécifiques pour chacune des analyses biologiques. Un don qualifié est un don pour lequel ont été effectués les analyses biologiques et tests de dépistage exigés par la réglementation en vigueur selon les règles de bonnes pratiques. Les résultats des analyses de qualification biologique du don participent au contrôle de conformité des produits sanguins labiles dont l'objet plus global est de vérifier la conformité de tous les paramètres à respecter pour assurer leur qualité et leur sécurité selon leur destination. L'application de cette réglementation doit aboutir à la mise en place d'un système de maîtrise et de surveillance de la qualité au laboratoire dans le but d'apporter un maximum de garanties au niveau de la sécurité transfusionnelle des produits sanguins labiles.
La qualification biologique du don comprend également les analyses biologiques en vue des qualifications prévues par la liste des produits sanguins labiles (arrêté du 27 septembre 1993), c'est-à-dire les analyses complémentaires non obligatoires qui permettent de compléter les caractéristiques de certains produits sanguins labiles afin de répondre à des utilisations thérapeutiques spécifiques (phénotypé, CMV négatif,
compatibilisé).
Les bonnes pratiques de qualification biologique du don s'appliquent globalement aux prélèvements effectués dans le cadre de la transfusion autologue sans préjudice des dispositions spécifiques propres à cette activité.
Ces bonnes pratiques de qualification biologique du don sont régulièrement complétées et actualisées en fonction de l'évolution des connaissances et des techniques, particulièrement rapide dans ce domaine.
GLOSSAIRE
Les définitions données ci-dessous s'appliquent aux termes utilisés dans ce règlement. Ces termes peuvent avoir d'autres significations dans d'autres contextes.
Algorithme: suite finie d'opérations élémentaires constituant un schéma de calcul ou de résolution d'un problème.
Analyses biologiques: « examens biologiques qui concourent au diagnostic, au traitement ou à la prévention des maladies humaines ou qui font apparaître toute autre modification de l'état physiologique » (art. L. 753 du code de la santé publique). En transfusion sanguine, les analyses biologiques visent, d'une part, le dépistage des maladies transmissibles et, si nécessaire, les analyses complémentaires concourant au diagnostic et, d'autre part, les analyses immuno-hématologiques réalisées en vue d'assurer la compatibilité vis-à-vis du receveur.
Assurance de la qualité: l'assurance de la qualité est un large concept qui couvre tout ce qui peut, individuellement ou collectivement, influencer la qualité des analyses biologiques. Elle représente l'ensemble des mesures prises pour s'assurer que les analyses biologiques et les tests de dépistage pratiqués sur chaque don sont de qualité requise pour garantir la sécurité transfusionnelle des produits sanguins labiles. L'assurance de la qualité comprend donc les bonnes pratiques de qualification biologique du don mais également d'autres éléments qui sortent du sujet de ce règlement.
Bonnes pratiques de qualification biologique du don: les bonnes pratiques de qualification biologique du don font partie du système d'assurance de la qualité. Elles consistent en la description d'un ensemble de méthodes à mettre en oeuvre concernant le personnel, les locaux, le matériel, la gestion des échantillons, les analyses biologiques, leur informatisation et leur automation, la gestion des déchets et la documentation. Elles garantissent que les analyses biologiques et tests de dépistage pratiqués sur les dons sont réalisés selon des normes de qualité adaptées à leur objet. Elles s'appliquent depuis la réception des échantillons au laboratoire jusqu'au rendu des résultats qui participent aux contrôles de conformité des produits sanguins labiles.
Contamination croisée: contamination d'un échantillon par un autre.
Contrôles de qualité des matières premières: le contrôle de qualité fait partie des bonnes pratiques. Il concerne l'échantillonnage des matières premières, les spécifications, le contrôle ainsi que les procédures d'organisation, de documentation et de libération qui garantissent que les contrôles nécessaires et appropriés ont réellement été effectués afin que les matières premières ne soient pas libérées pour utilisation sans que leur qualité n'ait été jugée satisfaisante.
Contrôles de qualité des réactifs: le contrôle de qualité fait partie des bonnes pratiques. Il concerne l'échantillonnage des réactifs, les spécifications, le contrôle ainsi que les procédures d'organisation, de documentation et de libération qui garantissent que les contrôles nécessaires et appropriés ont réellement été effectués afin que les réactifs ne soient pas libérés pour utilisation sans que leur qualité n'ait été jugée satisfaisante.
Contrôles de qualité des analyses biologiques et tests de dépistage: le contrôle de qualité fait partie des bonnes pratiques. Il concerne le contrôle du matériel, des réactifs, des matières premières, l'analyse des contrôles internes ainsi que les procédures d'analyses, de documentation et de validation des résultats qui garantissent que les contrôles nécessaires et appropriés ont réellement été effectués et que les résultats ne sont pas rendus sans que leur qualité n'ait été jugée satisfaisante.
Marqueur: tout marqueur biologique des maladies transmissibles par le sang ou ses composants.
Matière première: tout produit utilisé au laboratoire pour les analyses de qualification biologique du don. Les réactifs ne font pas partie des matières premières.
Matériel: tout appareil utilisé au laboratoire depuis les pipettes jusqu'aux automates et aux logiciels de traitement des données.
Maintenance du matériel: opérations réalisées selon une périodicité fixée qui consistent à s'assurer que les performances du matériel sont constantes dans le temps: entretien, calibrage, révisions techniques approfondies.
Procédure: description des opérations à effectuer, des précautions à prendre ou des mesures à prendre dans un domaine, directement ou indirectement en rapport avec la qualification biologique du don.
Qualification biologique du don: la qualification biologique du don désigne l'ensemble des opérations afférentes aux analyses biologiques pratiquées au laboratoire en transfusion sanguine destinées à établir les caractéristiques immuno-hématologiques du don et à évaluer la sécurité du don vis-à-vis des maladies transmissibles par le sang sur la base des exigences réglementaires en vigueur.
Pour une analyse donnée, la qualification biologique du don est établie
sur la base du résultat de cette analyse et de la qualification biologique du don antérieur lorsqu'il existe.
Qualification du matériel: opérations qui consistent à démontrer qu'un matériel fonctionne correctement et donne réellement les résultats attendus. La qualification du matériel au laboratoire se trouve, si nécessaire, incluse dans un concept plus large de validation du système analytique interactif matériel-technique-réactifs.
Quarantaine: situation des matières premières, des réactifs, des prélèvements ou des produits sanguins labiles, isolés physiquement ou par d'autres moyens efficaces, dans l'attente d'une décision sur leur libération ou leur mise à disposition pour distribution ou leur refus.
Réactifs: toutes les substances chimiques ou biologiques spécialement préparées pour leur utilisation in vitro, isolément ou en association, en vue d'analyses biologiques.
RAE ou recherche des anticorps anti-érythrocytaires est une analyse immuno-hématologique réalisée à l'occasion de chaque don sur un échantillon de sang anticoagulé ou prélevé sur tube sec sans décantation primaire. Elle doit être pratiquée par un test indirect à l'antiglobuline ou une technique de sensibilité équivalente. La technique utilisée doit permettre de détecter les anticorps correspondant aux antigènes suivants: D (RH1), C (RH2), E (RH3), c (RH4), e (RH5), K (KEL 1), k (KEL 2), Fya (FY1), Fyb (FY2), Jka (JK1), Jkb (JK2), M (MNS1), N (MNS2), S (MNS3), s (MNS4), P1 (P1), Lea (LE1), Leb (LE2).
Résultat d'analyse « Réactif initial »: un échantillon est dit « réactif initial » pour un marqueur donné lorsque le signal obtenu dans le test mis en oeuvre pour le dépistage initial est dans une zone définie comme la zone des positifs du fabricant élargie d'une zone grise établie pour améliorer la sensibilité du test.
Résultat d'analyse « Réactif non répétable »: un échantillon est dit « réactif non répétable » pour un marqueur donné lorsqu'il est « réactif initial » et que la répétition de deux fois le même test avec le réactif de dépistage initial a conduit à deux résultats négatifs.
Résultat d'analyse « Réactif répétable »: un échantillon est dit « réactif répétable » pour un marqueur donné lorsqu'il est « réactif initial » et que la répétition de deux fois le test initial a fourni au moins un résultat positif.
Résultat d'analyse « Réactif en deuxième intention »: un échantillon est dit « réactif en deuxième intention » pour un marqueur donné lorsqu'il est « réactif non répétable » et que le test utilisant un réactif différent de celui du dépistage initial a fourni un résultat positif.
Résultat d'analyse « Indéterminé »: un échantillon est dit « indéterminé » pour un marqueur donné lorsqu'il est « réactif répétable » ou « réactif en deuxième intention » et que les analyses complémentaires au dépistage ont donné des réactions incomplètes et/ou négatives.
Résultat d'analyse « Positif »: un échantillon est dit « positif » pour un marqueur donné lorsqu'il est « réactif répétable » ou « réactif en deuxième intention » et que les analyses complémentaires au dépistage ont donné des réactions positives.
Système informatisé: système comprenant la saisie de données, le traitement électronique et la sortie d'informations destinées à être utilisées à des fins soit de rapport, soit de contrôle automatique.
Trousse: ensemble d'éléments et de réactifs nécessaires à la réalisation d'une analyse biologique, agréé et distribué par un laboratoire.
Tube échantillon ou Echantillon: tube prélevé au bras du donneur, identifié par le numéro du don correspondant en code à barres et en clair, conformément aux bonnes pratiques de prélèvement.
Validation: établissement de la preuve, en conformité avec les principes de bonnes pratiques, que la mise en oeuvre ou l'utilisation de tout processus,
procédure, matériel, matière première, réactif, activité ou système permet réellement d'atteindre les résultats escomptés.
Validation d'une technique: opérations qui consistent à démontrer, par un certain nombre d'analyses, que la technique utilisée est spécifique,
sensible, répétable, reproductible et que son seuil de détection est bien celui attendu.
I. - PERSONNEL
La mise en place et le maintien d'un système d'assurance de la qualité satisfaisant repose sur l'ensemble du personnel. Pour cette raison, il est nécessaire de disposer d'un personnel qualifié et en nombre suffisant pour mener à bien toutes les tâches qui lui incombent. Il importe d'en assurer la formation et de lui donner les instructions en rapport avec les activités de qualification biologique du don.
I.1. Fonctions/Responsabilités
Le personnel du laboratoire de qualification biologique du don est placé sous la direction et la responsabilité d'un médecin ou d'un pharmacien dont la qualification répond aux exigences définies par le décret pris en application de l'article L. 668-9 du code de la santé publique.
Un organigramme est établi. Il met en évidence les postes clés. Des fiches de définition de fonctions sont rédigées et régulièrement mises à jour pour l'ensemble du personnel. Les personnes occupant les postes clés doivent être investies de l'autorité nécessaire pour les exercer. Leurs fonctions peuvent être déléguées à des remplaçants désignés et possédant les qualifications adéquates.
Les fonctions du responsable du laboratoire de qualification biologique du don sont les suivantes:
- organisation générale du laboratoire;
- qualification et formation du personnel dans le domaine spécifique de l'analyse biologique qui lui est confiée; il doit également s'assurer de l'adéquation entre l'effectif du personnel et la charge de travail notamment liée à l'application du présent règlement;
- respect des bonnes pratiques de qualification biologique du don au laboratoire, et notamment de:
- la conformité aux normes requises par la réglementation française des réactifs utilisés;
- l'approbation des procédures et la vérification de leur application;
- le suivi du contrôle de qualité et la mise en oeuvre des mesures correctives si nécessaire;
- l'application des règles d'hygiène et de sécurité.
Par ailleurs, il doit se tenir informé régulièrement des développements technologiques afin d'améliorer les performances des analyses biologiques et tests de dépistage pratiqués sur les dons du sang dans son laboratoire.
Le technicien de laboratoire doit garder un regard critique sur son travail et les conditions dans lesquelles il l'effectue: il propose toute modification susceptible d'en améliorer les performances, la qualité ou les conditions d'exécution. Il participe à la diffusion des informations au sein du laboratoire et au suivi des évolutions technologiques liées aux activités du laboratoire.
Il est rappelé que les résultats des analyses biologiques effectuées au laboratoire sont des données confidentielles protégées par le secret professionnel auquel l'ensemble du personnel est soumis.
I.2. Qualification
La qualification du personnel du laboratoire doit être en conformité avec le décret pris en application de l'article L. 668-9 du code de la santé publique.
Une personne est considérée comme qualifiée lorsqu'elle possède une formation lui apportant les connaissances indispensables et la maîtrise des techniques qu'elle doit utiliser ainsi que les qualités requises pour remplir sa fonction.
Il convient de définir le niveau de qualification en fonction des postes et des tâches à effectuer. Pour le personnel en place, il y a lieu également de prendre en considération les compétences acquises.
I.3. Formation
La formation du personnel a pour objectif de répondre aux besoins de qualification et d'actualisation des connaissances du personnel.
Elle nécessite au départ l'acquisition de notions générales sur la transfusion sanguine et les bonnes pratiques de qualification biologique du don. Cet enseignement doit comporter une partie consacrée à l'activité transfusionnelle considérée dans sa globalité. Cet enseignement doit également permettre au personnel de situer son activité dans la chaîne transfusionnelle et de le responsabiliser au regard de la sécurité des produits sanguins labiles.
La formation comporte un enseignement spécifique adapté aux connaissances minimales requises pour la compréhension et la réalisation des analyses qui lui sont confiées. Une formation à l'informatique et à l'utilisation des automates est nécessaire en vue de l'utilisation de ces outils au sein du laboratoire.
Le programme détaillé des connaissances minimales à acquérir doit faire l'objet d'un document écrit.
En particulier, avant toute prise de fonctions, les besoins complémentaires de formation théorique et pratique sont définis et l'acquisition des connaissances est contrôlée.
Un plan de formation continue, pour chaque personne employée au laboratoire, doit permettre au personnel de suivre les évolutions permanentes dans son domaine d'activité.
L'efficacité de la formation doit être évaluée régulièrement.
I.4. Mesures de protection: hygiène et sécurité
Ces mesures visent à assurer la protection du personnel ainsi que celle de l'environnement. Elles doivent être conformes aux réglementations en vigueur. Le personnel employé dans le laboratoire doit être informé de tous les risques auxquels il est exposé et en particulier de ceux de contamination infectieuse (bactérienne, virale...) liés à la manipulation de produits biologiques d'origine humaine.
Toute personne amenée à travailler, même de façon temporaire, dans le laboratoire de qualification biologique du don doit satisfaire aux exigences de vaccination de l'article L. 10 du code de la santé publique (vaccination antitétanique, antidiphtérique, antipoliomyélite et hépatite B). Le personnel chargé du nettoyage régulier est concerné par ces vaccinations. Le personnel appelé à intervenir de façon ponctuelle est informé par écrit des risques encourus.
Au titre de la protection du personnel, plusieurs mesures s'imposent:
- le port d'un vêtement de travail est obligatoire dans les zones d'analyse et de stockage; les vêtements de ville doivent être rangés en dehors de ces zones;
- le port des gants est obligatoire lors de toute manipulation manuelle des échantillons et des réactifs d'origine humaine; ces gants sont changés après tout incident susceptible d'altérer leur intégrité;
- le pipetage à la bouche est formellement interdit.
Une procédure tenue à la disposition de l'ensemble du personnel doit prévoir la conduite à tenir en cas d'incident susceptible d'entraîner une contamination (circulaire D.G.S./D.H. no 23 du 3 août 1989 relative à la prévention de la transmission du VIH chez les personnels de santé).
Le personnel doit être informé en matière de sécurité sur le respect:
- des règles d'hygiène des locaux: nettoyage, désinfection, interdiction d'entreposer, de consommer des denrées alimentaires ou boissons et de fumer dans les zones d'analyse et de stockage;
- des règles d'élimination des déchets.
Conformément à la réglementation du travail, les produits susceptibles d'engendrer une pathologie liée au travail (brûlures accidentelles, action toxique...) doivent être regroupés dans une armoire sélective isolée. Les produits doivent faire l'objet d'un étiquetage informatif clair. Les procédures d'utilisation et de conduite à tenir en cas d'incidents doivent être mises à la disposition du personnel. Lorsque les produits utilisés imposent une surveillance médicale systématique régulière, la liste des personnes exposées doit être transmise au médecin du travail.
II. - LOCAUX
II.1. Principes
Les locaux doivent être situés, conçus, adaptés et entretenus de façon à convenir au mieux aux opérations à effectuer.
Leur plan, leur agencement, leur conception et leur utilisation doivent tendre à minimiser les risques d'erreurs et à permettre un nettoyage et un entretien efficaces afin d'éliminer tout élément susceptible d'interférer sur la qualité des analyses biologiques. Ils doivent également contribuer à la protection du personnel et de l'environnement.
Tout nouveau local doit faire l'objet d'une qualification.
II.2. Généralités
Les locaux réservés aux activités de laboratoire doivent être situés dans une zone délimitée physiquement, indépendante de toute zone d'activité transfusionnelle différente, et dans un environnement compatible avec l'activité d'analyse biologique.
L'alimentation en électricité et en eau, l'éclairage, la température,
l'humidité, la ventilation et l'insonorisation doivent être appropriés afin de ne pas affecter directement ou indirectement:
- la qualité des réactifs;
- le fonctionnement du matériel;
- le déroulement des analyses biologiques;
- les conditions de travail du personnel.
Lorsque les analyses l'exigent, les locaux doivent être équipés de dispositifs de contrôle des paramètres critiques susceptibles d'interférer sur la qualité des analyses.
Un point d'eau équipé de commande mains libres est nécessaire.
Les tuyaux et les robinets inamovibles doivent être clairement étiquetés pour indiquer leur contenu et, le cas échéant, le sens du courant.
L'accès au laboratoire est strictement réservé aux personnes autorisées. Les zones d'analyse et de stockage ne doivent en aucun cas servir de lieu de passage pour le personnel qui n'y travaille pas. Il est par ailleurs interdit de boire, de manger et de fumer dans ces zones.
Le circuit des échantillons, du matériel, des matières premières et des réactifs doit répondre à un schéma préétabli respectant:
- un ordre logique afin de minimiser les déplacements inutiles et le risque d'incidents dont les contaminations croisées;
- le principe des flux à sens unique:
- matériel propre sale;
- échantillon non testé testé;
- trousse de réactifs fermée déconditionnée en cours d'utilisation.
La réalisation d'analyses biologiques utilisant des radioéléments nécessite un local séparé conformément à la réglementation en vigueur.
II.3.Entretien et nettoyage
Les locaux doivent être entretenus soigneusement: le nettoyage, les aménagements et les réparations ne doivent présenter aucun risque pour la qualité des analyses biologiques et le traitement des résultats. Les locaux doivent être nettoyés et le cas échéant désinfectés selon une procédure indiquant la périodicité des opérations.
Le plafond, les murs, le sol et les paillasses doivent permettre un entretien facile et une désinfection efficace. Des surfaces lisses sont à prévoir lors de la construction ou de la réfection d'un local.
Les canalisations d'eau distillée ou désionisée et le cas échéant les autres conduites d'eau doivent être désinfectées selon des procédures établies.
Les locaux doivent être équipés et entretenus en vue d'empêcher l'entrée d'insectes et d'autres animaux. La présence de végétaux d'ornement dans les zones d'analyse et de stockage est à proscrire.
II.4.Zone d'analyse
La zone d'analyse doit être organisée en postes de travail matérialisés et placés selon l'ordre logique des opérations à réaliser afin de limiter les risques d'erreur et de contamination dans le déroulement des étapes de l'analyse.
Pour le dépistage des maladies transmissibles, l'organisation des postes de travail doit permettre de séparer le dépistage et les analyses complémentaires.
L'agencement de chaque poste de travail doit permettre un rangement logique du matériel, des réactifs en cours d'utilisation, des échantillons et de la documentation.
Un poste de travail est aménagé au sein de la zone d'analyse pour permettre le traitement des données et des résultats.
II.5.Zones de stockage
Les zones de stockage doivent être de taille suffisante. Elles doivent permettre un rangement logique des échantillons, du matériel, des matières premières et des réactifs afin d'éviter les erreurs d'identification.
Ces zones de stockage doivent être conçues et adaptées en vue d'assurer des conditions de stockage appropriées. En fonction des exigences de stockage,
elles doivent être équipées de dispositifs de contrôle.
Des zones délimitées doivent être réservées pour le petit matériel, les réactifs, les échantillons, la documentation générale et les archives.
II.6.Zones annexes
Une zone doit être réservée au nettoyage du matériel.
Les zones annexes telles que les zones de repos et de restauration, les vestiaires et les sanitaires doivent être séparées des zones d'analyse et de stockage.
L'aménagement des vestiaires doit permettre de ranger séparément les vêtements de ville et les vêtements de travail.
III.-MATERIEL
III.1.Principes
Il s'agit des principes généraux de qualification, d'utilisation et de maintenance du matériel utilisé au laboratoire.
La mise en place d'un matériel doit concourir à l'amélioration de la qualité des analyses biologiques.
Le matériel doit répondre aux normes de sécurité et de protection du personnel.
Chaque appareil doit faire l'objet d'une maintenance. Une personne du laboratoire est chargée du suivi de sa maintenance. Toute opération de maintenance réalisée en sous-traitance doit faire l'objet d'un contrat écrit. Le matériel doit être conçu de façon à permettre un nettoyage fiable et minutieux. Il doit être nettoyé selon des procédures détaillées.
Les surfaces en contact avec les réactifs doivent résister à la corrosion ou faire l'objet d'une protection.
Les opérations de réparation et d'entretien du matériel ne doivent présenter aucun risque pour le déroulement et la qualité des analyses.
Le matériel défectueux doit être retiré de la zone d'analyse ou étiqueté en tant que tel en attente de réparation ou d'évacuation.
III.2.Qualification
Le matériel doit faire l'objet d'un cahier des charges préalable établi par l'utilisateur précisant:
- la destination du matériel et sa justification;
- les exigences de l'utilisateur;
- la durée et les conditions de garantie du constructeur;
- les conditions d'installation telles que l'alimentation en eau,
l'électricité, l'environnement et la température;
- les relations avec le service de maintenance telles que la fréquence et les paramètres de contrôle.
La qualification du matériel consiste à démontrer qu'il fonctionne correctement et donne réellement les résultats attendus. Ainsi, elle consiste à vérifier que le matériel répond au cahier des charges et aux spécifications du fournisseur. Elle doit faire l'objet d'un protocole écrit.
Elle est obligatoire dans trois circonstances:
- lors de l'installation d'un nouvel équipement;
- après toute réparation ou adaptation pouvant modifier le fonctionnement ou la destination du matériel;
- s'il y a doute au sujet du fonctionnement correct de l'appareil.
Dans certains cas, la qualification du matériel nécessite la mise en oeuvre du système analytique interactif: matériel-technique-réactifs. La qualification du matériel se trouve alors incluse dans un concept plus large de validation.
Cette validation comprend alors la réalisation d'analyses attestant de la spécificité, la répétabilité, la reproductibilité, la sensibilité, la linéarité et l'exactitude des résultats de l'analyse réalisée avec ce matériel. La validation porte sur un, plusieurs ou la totalité de ces paramètres selon le type d'analyse et le matériel à qualifier.
Dans d'autres cas, pour des appareils tels que les spectrophotomètres, les balances et les pipettes, seule une qualification de l'appareil est nécessaire.
La qualification d'un matériel fait l'objet d'un dossier comprenant en particulier:
- le cahier des charges;
- le compte rendu de qualification;
- les résultats des analyses de validation si nécessaire;
- la conclusion précisant les conditions d'utilisation du matériel et montrant que celui-ci correspond à l'usage pour lequel il est prévu.
Ce document, daté et signé par le responsable du laboratoire, doit être classé.
III.3. Utilisation
Pour chaque matériel, une fiche technique doit être établie précisant notamment:
- le nom, le type et le numéro de série ou de référence de l'appareil;
- la date d'achat, la date de qualification et la date de mise en service;
- le nom et la référence du fabricant;
- la référence du service de maintenance;
- le mode et les précautions d'emploi;
- les conditions de sécurité;
- la procédure ou la référence à une procédure en cas de panne.
III.4. Maintenance
La personne responsable de la maintenance d'un matériel s'assure de la réalisation des contrôles de qualité périodiques et spécifiques. Elle en assure le suivi et alerte le responsable du laboratoire en cas de dérive. Par ailleurs, elle assure le suivi des documents de maintenance.
III.4.1. Contrôles de qualité périodiques
Le matériel doit être entretenu, étalonné et calibré à intervalles de temps réguliers, en fonction du type d'appareil. Ce contrôle de qualité périodique, effectué par le personnel du laboratoire, doit être simple.
Les vérifications à effectuer sont détaillées sur une fiche de maintenance placée près de chaque appareil et donnant en particulier les renseignements suivants:
- le nom de l'appareil;
- la marque;
- le numéro de référence;
- les conditions d'entretien et de nettoyage (méthodologie et fréquences) ou leurs références à une procédure;
- les procédures de calibrage et d'étalonnage à effectuer et leurs fréquences.
Les fiches de maintenance peuvent prendre la forme de tableaux d'opérations réalisées ou à réaliser. Lorsque ces documents sont complets, ils sont classés par type d'appareil et archivés.
III.4.2. Contrôles spécifiques
Certains contrôles de qualité demandent une plus grande technicité et doivent être pris en charge par un personnel qualifié et spécialisé. Un programme de maintenance doit être établi; il doit mentionner:
- la périodicité des interventions et des vérifications:
- le type de vérification ou d'étalonnage à effectuer;
- le nom du responsable de maintenance.
III.4.3. Documents de maintenance
L'ensemble des opérations de maintenance, notamment l'étalonnage, le nettoyage, la désinfection et les réparations, doivent faire l'objet de comptes rendus archivés dans un ordre chronologique.
En dehors des opérations régulières de maintenance, toutes les interventions doivent faire l'objet d'un compte rendu technique daté et signé, justifiant l'intervention et décrivant le type d'anomalies de fonctionnement constatées, ainsi que les actions correctives mises en oeuvre. Ces documents sont classés par type d'appareil et archivés.
Lorsque les opérations de maintenance révèlent une dérive, il convient d'en apprécier les conséquences éventuelles sur la validité des résultats des analyses biologiques antérieures afin de prendre les mesures qui s'imposent. Par ailleurs, afin de faciliter le respect des opérations de maintenance,
d'entretien ou de calibrage, chaque appareil doit disposer d'une grille récapitulative permettant de visualiser rapidement la fréquence et le type de vérifications effectuées ou à effectuer.
III.5. Documentation
Pour chaque matériel utilisé dans le laboratoire, un dossier technique est établi dans lequel sont archivés:
- tout document concernant l'appareil fourni et/ou établi par le fabricant; - le dossier de qualification visé au chapitre III.2;
- un exemplaire de la fiche technique;
- un exemplaire de la fiche de maintenance portant le descriptif des procédures de vérification (étalonnage, périodicité);
- les documents de maintenance terminés, accompagnés des observations relevées lors des opérations de surveillance.
Ce dossier doit être tenu à disposition de l'ensemble du personnel utilisant le matériel.
IV. - AUTOMATION ET INFORMATISATION
Dans un objectif de sécurité transfusionnelle, la méthodologie générale mise en oeuvre pour la réalisation de l'ensemble des analyses biologiques doit tendre à minimiser les risques d'erreurs techniques et humaines.
Cet objectif impose l'automation et l'informatisation des analyses et du transfert des résultats des analyses biologiques et tests de dépistage pratiqués sur les dons.
Cependant, pour les analyses actuellement non automatisables ou complémentaires à effectuer sur des séries limitées, l'utilisation de systèmes informatiques ou d'automates n'est pas toujours possible. Dans ces situations et en cas de panne des automates et/ou du système informatique,
des procédures spécifiques doivent préciser les modalités techniques d'exécution manuelle des analyses et de saisie des résultats.
En cas de panne des automates et/ou du système informatique, le recours à des procédures spécifiques d'exécution manuelle des analyses doit être strictement limité à la qualification biologique des dons pour répondre à l'urgence notamment pour les produits sanguins labiles de durée de conservation courte.
IV.1. Principes généraux
Préalablement à la mise en place d'un système informatique, un cahier des charges doit être établi prenant en compte les besoins propres aux activités du laboratoire.
IV.1.1. Mise en place d'un système informatique
La mise en place au laboratoire d'un système informatique s'intègre dans l'informatisation générale de l'établissement de transfusion sanguine. Elle comprend généralement plusieurs étapes qui sont la planification, la spécification, la programmation, les essais, la réception, la documentation, l'exploitation, le contrôle, les modifications et la validation du système.
Il est recommandé que le système informatique propre au laboratoire possède une autonomie de fonctionnement par rapport à l'informatique centrale de l'établissement de transfusion sanguine.
Une description écrite du système doit être établie, éventuellement avec des diagrammes, et mise à jour régulièrement. Les principes, les objectifs, les mesures de sécurité et la portée du système ainsi que les principales caractéristiques du fonctionnement de l'ordinateur et de son interaction avec d'autres systèmes et procédures doivent être écrits.
Le logiciel est un composant primordial de tout système informatisé.
L'utilisateur du logiciel doit prendre toutes les mesures qui peuvent être raisonnablement requises pour s'assurer que le logiciel a été produit conformément à un système d'assurance de la qualité.
Avant sa mise en service, tout système informatisé doit être minutieusement contrôlé et validé en fonction des objectifs fixés. Lorsqu'il remplace un système manuel ou informatique, les deux doivent fonctionner en parallèle pendant un certain temps dans le cadre de la procédure d'essai et de validation.
Toute modification d'un système ou programme doit être réalisée conformément à une procédure définie prévoyant des dispositions relatives à la validation, au contrôle, à l'autorisation et à la mise en oeuvre de la modification.
Cette modification ne peut être exécutée qu'avec l'autorisation des responsables de l'informatique et du laboratoire. Elle doit être enregistrée.
IV.1.2. Utilisation et traitement des données
Les données ne doivent être introduites que par des personnes habilitées et reconnues par le système informatique.
Le système doit comprendre des contrôles automatiques de saisie et de traitement exacts des données.
Lorsque des données sont introduites manuellement, il est nécessaire de prévoir un contrôle supplémentaire pour vérifier l'exactitude de ce qui est enregistré. Ce contrôle peut être effectué par un deuxième opérateur ou par des moyens informatiques validés.
Une procédure doit être établie pour l'enregistrement et l'analyse des erreurs et pour leur correction.
Il convient de prévoir des moyens de remplacement adéquats permettant le fonctionnement des systèmes qui doivent être mis en oeuvre en cas de panne.
Le temps nécessaire à la mise en oeuvre des mesures de remplacement doit être en rapport avec le degré d'urgence de mise à disposition des produits sanguins labiles.
Toutes les défaillances et les mesures correctives doivent être consignées. Les données doivent être sauvegardées à intervalles réguliers et stockées sur des supports séparés.
Elles doivent être protégées contre les dommages accidentels ou volontaires. Les données stockées doivent être contrôlées en vue de garantir leur accessibilité et leur stabilité. Lorsque des modifications de l'équipement informatique ou de ses programmes interviennent, il convient de garantir l'accessibilité aux données antérieures.
En vue d'un audit sur la qualité, il doit être possible d'obtenir des sorties en clair de données stockées informatiquement.
IV.2. Traitement des informations
et des échantillons durant l'analyse
Pour toute analyse automatisée, l'identification positive des échantillons à tester doit être réalisée au moyen d'un automate de distribution, par lecture du code à barres imprimé sur l'étiquette de chaque échantillon.
Lorsque le laboratoire traite des échantillons en provenance d'autres établissements de transfusion sanguine, leur identification et leur enregistrement doivent permettre de remonter au donneur et aux résultats des analyses biologiques et tests de dépistage pratiqués sur les dons antérieurs. L'automate d'identification positive des échantillons et les lecteurs de réactions doivent être connectés à un ordinateur associant de façon automatique et univoque le code à barres précédemment identifié et le résultat brut de l'échantillon correspondant. La lecture de l'identifiant doit être contrôlée et auto-validée.
IV.2.1. Pour les analyses immuno-hématologiques
Le logiciel doit interpréter les résultats en fonction des valeurs seuils,
valider chaque série de réactions à l'aide des témoins et des contrôles,
valider le déroulement effectif de la réaction et interpréter les échantillons en terme de résultats nets. Ces résultats sont de type Cohérent, Incohérent ou Invalide.
Un résultat d'analyse est considéré comme Incohérent par le système informatique, en cas d'anomalie. Par exemple, la présence simultanée d'un antigène et de l'anticorps correspondant (groupage ABO et identification des anticorps antiérythrocytaires) ou l'absence de deux antigènes antithétiques (phénotypage Rh-K et autres phénotypages) génère un signal de type Incohérent.
Un résultat d'analyse est considéré comme Invalide par le système informatique lorsque le déroulement effectif de la réaction n'est pas validé. Le logiciel doit constituer un fichier imprimable permettant d'associer pour chaque échantillon: le numéro de don, le type d'analyse, la date de l'analyse, les noms et les numéros de lots des réactifs, la référence du distributeur et du lecteur utilisés, le résultat brut et le résultat net. Ce fichier sert au transfert des résultats et à leur archivage.
IV.2.2 Pour les tests de dépistage des maladies transmissibles