Rubrique 0-Pièces communes

01. Qualité de l'ordonnateur (1) (2)

(1) Au titre du contrôle de la qualité de l'ordonnateur que les comptables sont tenus d'exercer s'agissant des ordres de payer, il leur incombe de s'assurer que le signataire de cet ordre a la qualité d'ordonnateur de la personne morale concernée ou a reçu de ce dernier une délégation lui donnant qualité pour agir en son nom.

(2) Les comptables publics étant tenus d'exercer le contrôle de la qualité de l'ordonnateur s'agissant uniquement des ordres de payer, ils n'ont pas à vérifier la compétence du signataire de l'acte qui constitue le fondement juridique de la dépense.

011. Qualité de l'ordonnateur (3)

1. Formulaire mentionnant :

1° Un spécimen de la signature manuscrite de l'ordonnateur ;

2° L'indication, le cas échéant, du procédé de signature électronique utilisé par l'ordonnateur conformément à l'article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique ;

3° La date de prise d'effet de la qualité d'ordonnateur ;

4° L'adresse postale professionnelle et, le cas échéant, l'adresse de messagerie électronique de l'ordonnateur.

2. Délibération constatant son élection selon les modalités prévues par le code général des collectivités territoriales et autres réglementations en vigueur ou décision de nomination selon les modalités prévues par le code général des collectivités territoriales, le code de l'action sociale et des familles, le code de la construction et de l'habitation, le code de l'éducation, le code de la santé publique et autres réglementations en vigueur.

(3) Article 7 de l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (NOR : BUDE1320177A).

012. Qualité d'un suppléant ou d'un délégataire de l'ordonnateur (4)

1. Formulaire d'accréditation signé par l'ordonnateur accrédité auprès du comptable et par son délégataire et mentionnant :

1° Un spécimen de la signature manuscrite de l'ordonnateur ;

2° L'indication, le cas échéant, du procédé de signature électronique utilisé par l'ordonnateur conformément à l'article 4 de l'arrêté du 27 juin 2007 portant application de l'article D. 1617-23 du code général des collectivités territoriales relatif à la dématérialisation des opérations en comptabilité publique ;

3° La date de prise d'effet de la qualité d'ordonnateur ;

4° L'adresse postale professionnelle et, le cas échéant, l'adresse de messagerie électronique de l'ordonnateur.

2. Décision de l'ordonnateur portant délégation qui précise la liste exhaustive des compétences de l'ordonnateur, énumérées par le décret du 7 novembre 2012 susvisé, que le délégataire est autorisé à exercer.

(4) Article 8 de l'arrêté du 25 juillet 2013 fixant les modalités d'accréditation des ordonnateurs auprès des comptables publics assignataires en application de l'article 10 du décret n° 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique (NOR : BUDE1320177A).

02. Acquit libératoire du créancier

021. Pièces communes (5)

0211. Justification de l'identité

Présentation d'une pièce d'identité ou d'une photocopie lisible (6) ;

A défaut, constat de la réalité du paiement dans les conditions du droit commun : preuve testimoniale ou quittance notariée (7)

(5) Ces pièces sont à fournir par le bénéficiaire du paiement et non par l'ordonnateur. Elles ne concernent que les règlements de mémoire en numéraire.

(6) Par exemple, carte nationale d'identité, passeport, carte d'ancien combattant, carte d'invalide de guerre, carte d'invalide civil. La production de l'original peut être demandée conformément aux dispositions de l'article R.113-6 du code des relations entre le public et l'administration.

(7) La preuve testimoniale est admise pour les paiements ne dépassant pas 1 500 €. Au-delà, une quittance notariée est nécessaire.

0212. Justification de l'état civil

Présentation du livret de famille ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance (PACS) ou certificat sur l'honneur de l'intéressé justifiant la non-séparation de corps.

0213. Justification du domicile et de résidence

Justification par tous moyens y compris une déclaration sur l'honneur.

022. Paiement à des créanciers ne sachant ou ne pouvant pas signer

1. Lorsque la somme est inférieure à un montant fixé par décret (8), déclaration établie par le comptable, sur le titre de paiement, indiquant que le créancier ne sait ou ne peut pas signer. Cette déclaration désigne deux témoins. Elle est signée par ces derniers et le comptable.

2. Le cas échéant, quittance ou procuration notariée.

(8) La preuve testimoniale est admise dans certains cas, quel que soit le montant de la dépense et notamment pour le paiement de secours, des indemnités de dépossession de terrain pour cause d'utilité publique.

023. Paiement à des mandataires

0231. De droit commun

Mandat sous seing privé ou acte passé devant notaire.

0232. Avocat

Mandat sous seing privé ou authentique justifiant des pouvoirs de l'avocat (9),

ou

Jugement attestant de la qualité de représentant (10).

(9) Au-delà du délai d'un an après que le jugement soit passé en force de chose jugée.

(10) Cf. article 420 du code de procédure civile et Relevé d'identité bancaire du compte ouvert au nom de la C.A.R.P.A créée par le barreau auquel cet avocat est inscrit.

0233. Notaire

Attestation du notaire (11).

(11) Cette attestation précise quel est le notaire chargé de la succession ou quel est le notaire de la personne qui doit recevoir les fonds.

024. Paiement aux ayants droit des créanciers décédés (12)

(12) Le paiement des prorata de traitement et d'arrérages de pensions dus au décès peut, à moins d'opposition de la part des héritiers légataires ou créanciers, être effectué entre les mains du conjoint survivant sur présentation ou copie du livret de famille, et d'une déclaration sur l'honneur attestant qu'aucun jugement de séparation de corps n'est intervenu.

0241. Pièce commune

Acte de décès ou copie du livret de famille ou production d'un extrait de l'acte d'enregistrement de la convention effectué auprès du greffe du tribunal d'instance ou certificat sur l'honneur de l'intéressé.

0242. Pièces particulières

02421. Héritiers

Certificat d'hérédité délivré par le maire de la commune de résidence du défunt,

ou

Certificat de propriété,

ou

Acte de notoriété,

ou

Intitulé d'inventaire ou jugement d'envoi en possession,

ou

Une attestation sur l'honneur de la qualité de l'héritier accompagnée d'une pièce justifiant du lien de parenté lorsque le montant de la dépense est inférieur ou égal à 1000 euros.

02422. Légataires universels

024221. Légataire universel

1. Expédition du testament.

2. - En cas d'héritiers réservataires : preuve par tous les moyens de la délivrance du legs (13),

- En l'absence d'héritiers réservataires : un acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires,

ou

Une copie conforme de l'ordonnance d'envoi en possession délivrée par le greffe du tribunal (14).

(13) En cas de concours avec des héritiers réservataires, le légataire universel doit satisfaire à la formalité de la demande en délivrance.

(14) En l'absence d'héritiers réservataires, si le testament est olographe ou mystique, le légataire universel sera tenu de se faire envoyer en possession.

024222. Légataire à titre universel ou à titre particulier

1. Expédition du testament.

2. Preuve de la délivrance du legs par les héritiers (réservataires ou non) ou par le légataire universel.

02423. Donataires

Copie délivrée par le notaire du contrat de donation (avec mention expresse de l'acceptation du donataire) ou copie délivrée par le notaire de l'offre de donation et de l'acceptation.

02424. Exécuteur testamentaire

1. Expédition du testament.

2. Le cas échéant, expédition de l'ordonnance d'envoi en possession.

3. Acte de notoriété établissant l'absence d'héritiers réservataires ou pièce attestant de leur consentement.

02425. Paiement à un porte-fort

1. Attestation de porte-fort (15).

2. Le porte-fort doit prouver sa qualité héréditaire et celle de ses co-héritiers dans les conditions de droit commun.

(15) Le ministre des finances fixe les conditions et limites dans lesquelles un notaire ou un héritier se portant fort pour ses cohéritiers peut être habilité à recevoir les sommes dues aux héritiers d'un créancier.

025. Paiement des sommes dépendant de successions non réclamées, vacantes ou en déshérence

0251. Successions non réclamées

Copie de l'ordonnance du président du tribunal de grande instance du lieu d'ouverture de la succession désignant un administrateur provisoire.

0252. Successions vacantes

Copie du jugement du tribunal de grande instance du lieu d'ouverture de la succession déclarant la vacance et désignant un curateur (le service des domaines).

0253. Successions en déshérence

Copie de l'ordonnance d'envoi en possession définitive délivrée par le greffe du tribunal.

026. Paiement des sommes dues à des créanciers absents

Jugement de présomption d'absence,

ou

Jugement déclaratif d'absence.

027. Paiement à des mineurs ou à des incapables majeurs

0271. Mineur

02711. Mineur sous le régime de l'administration légale pure et simple ou sous contrôle judiciaire

1. Pièce justifiant la qualité du représentant du mineur.

2. Le cas échéant, ordonnance du juge des tutelles autorisant le paiement des sommes entrant dans le patrimoine successoral.

3. En cas de paiement direct entre les mains du mineur : autorisation expresse du représentant légal (ou tuteur), ou clause du contrat signé par le représentant, stipulant le paiement direct entre les mains du mineur.

02712. Mineur adopté

1. Jugement d'adoption.

2. Certification sur l'honneur que les parents adoptifs ne sont ni divorcés, ni séparés, ou que l'un d'eux n'est pas décédé.

3. Le cas échéant, ordonnance du juge des tutelles autorisant le paiement des sommes entrant dans le patrimoine successoral.

4. En cas de paiement direct entre les mains du mineur : autorisation expresse du représentant légal (ou tuteur), ou clause du contrat signé par le représentant, stipulant le paiement direct entre les mains du mineur.

02713. Mineur sous tutelle

1. Le cas échéant, expédition du testament ou de la déclaration devant notaire contenant la nomination du tuteur testamentaire.

2. Le cas échéant, extrait ou expédition de la délibération du conseil de famille qui a nommé le tuteur datif.

3. Le cas échéant, extrait ou expédition du jugement ou de la décision qui a organisé la tutelle spéciale.

4. Autorisation du subrogé tuteur.

5. Le cas échéant, autorisation du conseil de famille.

6. Et/ou autorisation du juge des tutelles.

7. En cas de paiement direct entre les mains du mineur : autorisation expresse du représentant légal (ou tuteur), ou clause du contrat signé par le représentant, stipulant le paiement direct entre les mains du mineur.

02714. Mineur émancipé

Copie du livret de famille ou extrait de l'acte de mariage, ou copie de l'acte de mariage ou certificat sur l'honneur de l'intéressé, ou expédition du jugement qui a prononcé l'émancipation,

ou

Déclaration des parents ou du conseil de famille reçue par le juge des tutelles.

02715. Mineurs étrangers isolés

Déclaration établie et signée par deux témoins que le mineur est sans représentant légal et peut recevoir les sommes directement.

0272. Incapable majeur

02721. Majeur sous curatelle

1. Jugement portant ouverture de la curatelle et désignant le curateur avec indication de ses pouvoirs d'assistance ou de représentation.

2. Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée.

3. Le cas échéant, acquit du curateur ou autorisation supplétive du juge des tutelles.

02722. Majeur en tutelle

1. Jugement portant ouverture de la tutelle et désignant, le cas échéant, le représentant légal.

2. Certificat de non-recours contre le jugement à moins que l'exécution provisoire n'ait été ordonnée.

3. Le cas échéant, délibération du conseil de famille qui a désigné le tuteur.

4. Le cas échéant, autorisation du conseil de famille et/ou autorisation du juge des tutelles.

028. Paiement des sommes dues à des personnes morales (16) (17)

(16) A défaut des mentions du registre du commerce et des sociétés sur la facture ou le mémoire

(17) Le paiement par virement à un compte ouvert au nom de la personne morale dispense celle-ci de produire les pièces justificatives. Le paiement à des groupements de fait, (associations ou sociétés), se traduit soit par un paiement à un mandataire, soit nécessite l'acquit de tous les associés.

0281. Sociétés commerciales

Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce,

ou

Extrait de l'acte de société délivré par un notaire,

ou

Extrait du journal d'annonces légales qui a publié les statuts de la société.

0282. Paiement à des associations

Copie des statuts, à défaut numéro SIRET,

ou

Référence de la publication au Journal officiel.

029. Paiement des sommes dues à des personnes morales faisant l'objet d'une procédure collective

0291. Règlement des sommes dues à des créanciers en redressement judiciaire

02911. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement d'ouverture de redressement judiciaire

Copie du jugement d'ouverture désignant, le cas échéant, l'administrateur et définissant sa mission,

ou

Extrait du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement,

ou

Exemplaire du journal d'annonces légales (ex : BODDAC) portant avis de l'ouverture d'une procédure de redressement.

02912. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant un plan de redressement

Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de redressement ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement,

ou

Exemplaire du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement.

02913. Créanciers ayant fait l'objet d'un jugement arrêtant le plan de cession de l'entreprise

Copie du jugement indiquant l'adoption du plan de cession et la désignation du commissaire à l'exécution du plan et, le cas échéant, de l'administrateur judiciaire ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication du jugement,

ou

Exemplaire du registre du commerce et des sociétés portant inscription du jugement.

0292. Règlement des sommes dues à des créanciers en cours de liquidation

02921. Dispositions communes aux créanciers en liquidation judiciaire

Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié les statuts de la société, statuts qui ont déterminé les conditions dans lesquelles la liquidation devra être effectuée.

02922. Liquidation amiable

1. Extrait des statuts délivrés par le greffe du tribunal de commerce,

ou

Extrait de l'acte de société délivré par un notaire,

ou

Exemplaire du journal d'annonces légales ayant publié la décision prononçant la liquidation amiable de ladite société et la nomination du liquidateur.

2. Lettre dans laquelle ce dernier demande le paiement des sommes revenant à la société créancière.

02923. Liquidation sur décision de justice

Copie du jugement du tribunal ordonnant la liquidation de la société et nommant le liquidateur, ou exemplaire du journal d'annonces légales portant publication de ce jugement, indiquant, s'il y a lieu, le maintien en fonction de l'administrateur.

03. Paiement des créances frappées d'opposition

031. Oppositions sur créances non salariales

0311. Saisie-attribution

1. Acte de signification de l'opposition énonçant le titre exécutoire en vertu duquel l'opposition est pratiquée, la qualité du comptable assignataire, du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée l'opposition et la désignation de la créance saisie.

2. Certificat de non-contestation (délivré par le greffe ou établi par la banque ou par l'huissier qui a procédé à la saisie) ou déclaration du débiteur autorisant le tiers saisi à payer sans délai la créance objet de la saisie.

0312. Cession ferme ou nantissement

03121. Paiement à un établissement de crédit cessionnaire ou bénéficiaire d'un nantissement

1. Notification de la cession (ou du nantissement) par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine.

2. Le cas échéant, notification de la transmission du bordereau par le bénéficiaire de la transmission par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou tout autre moyen permettant de donner date certaine (18).

(18) Le bordereau de cession ou de nantissement n'a pas à être produit au comptable assignataire.

03122. Paiement à un cessionnaire ou à un bénéficiaire de nantissement de droit de commun

1. Exemplaire original de signification de la cession (ou du nantissement) énonçant la qualité du comptable assignataire, du cédant (ou du créancier à l'initiative du nantissement), du cessionnaire (ou du bénéficiaire du nantissement) et désignant la créance cédée (ou nantie).

2. Original de l'acte de cession.

03123. Paiement au cédant (ou au créancier à l'initiative du nantissement)

Mainlevée de la cession (ou du nantissement) donnée par l'établissement de crédit par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine,

ou

Pour une cession (ou un nantissement) de droit commun, attestation de désistement définitif délivrée par le cessionnaire (ou le bénéficiaire du nantissement) de droit commun par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par tout autre moyen permettant de donner date certaine.

0313. Saisie à tiers détenteur (SATD)

Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée, avec demande d'avis de réception.

032. Oppositions sur créances salariales

0321. Cession ou saisie des rémunérations

03211. Cession

Notification de l'acte de cession par le secrétariat-greffe du tribunal.

03212. Saisie des rémunérations

Notification de l'acte de saisie établi par le secrétariat-greffe du tribunal énonçant la qualité du saisi, du saisissant, la somme pour laquelle est pratiquée la saisie, le mode de calcul de la fraction saisissable et la désignation de la créance saisie.

0322. Oppositions pratiquées en vertu des créances alimentaires

1. Demande de paiement direct formulée par un huissier de justice sous forme de lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

2. Domiciliation bancaire.

0323. Saisie à tiers détenteur (SATD)

Avis reçu, le cas échéant, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

04. Moyens de règlement

041. Paiement par virement

Le cas échéant (19), RIB.

(19) Le RIB doit être produit en l'absence de la mention des coordonnées bancaires sur la pièce justificative de la dépense qui fait foi. Cette pièce ne peut qu'émaner du créancier, qu'elle soit délivrée ou signée par celui-ci.

042. Paiement consécutif à une autorisation de prélèvement

0421. Premier prélèvement suite à une autorisation

1. Autorisation de prélèvement visée par l'ordonnateur.

2. Facture ou relevé de consommation.

0422. Prélèvements suivants

Facture ou relevé de consommation.

05. Paiement des sommes dues à des créanciers étrangers

1. Version française des pièces ou, le cas échéant, traduction des pièces rédigées en langue étrangère.

2. Dans l'hypothèse d'une facture émise par le représentant fiscal ou le mandataire d'un créancier étranger, copie de la convention, traduite en français le cas échéant, passée entre l'entreprise étrangère et le représentant fiscal (ou le mandataire) précisant l'étendue de la délégation accordée.

06. Relevé de prescription

Décision de l'assemblée délibérante, ou, pour les établissements publics de santé, décision du directeur, de ne pas opposer la prescription,

ou

Copie de l'acte interruptif de prescription.

07. Paiement à un transporteur routier ou à un voiturier titulaire d'une lettre de voiture

1. Lettre de voiture ou tout élément susceptible de constater l'existence d'un contrat de transport.

2. Mise en demeure de la collectivité ou de l'établissement public local par le transporteur ou le voiturier.

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