ANNEXE
ANNEXE RELATIVE AUX MODALITÉS DE LA TRANSMISSION MENTIONNÉE À L'ARTICLE 3

I. - La transmission mentionnée à l'article 3 du présent décret est réalisée selon un procédé garantissant l'authenticité des documents, dans un délai de cinq jours ouvrables suivant l'inscription dans le registre chronologique prévue à l'article R. 123-98 du code de commerce ou l'établissement du procès-verbal prévu à l'article R. 123-102 du même code. Les fichiers transmis à l'Institut national de la propriété industrielle sont conformes à la norme ISO 19005-1 et au standard d'échange de données pour l'archivage (SEDA).
En plus des données imposées par ce standard, ces fichiers sont accompagnés des métadonnées essentielles à leur indexation, notamment la dénomination sociale, le numéro SIREN, l'adresse, la date d'inscription ou du dépôt au greffe, le type d'acte, la date de clôture et l'année de clôture des comptes annuels, le type d'évènement, le type de document, la nature du document, le code du greffe, le numéro de gestion, le numéro du dépôt, les nom, type, taille et nombre de pages des fichiers, la cote archivistique fournie par l'Institut national de la propriété industrielle, le mode de transmission, les index de pages des informations relatives aux bénéficiaires effectifs en cas de déclaration prévue au premier alinéa de l'article L. 561-46 du code monétaire et financier et, pour les comptes annuels ayant fait l'objet d'une déclaration de confidentialité en application des premier et deuxième alinéas de l'article R. 123-111-1, l'indicateur de confidentialité correspondant à la déclaration de la société.
Chaque document transmis par le greffier est visé par ses soins. Le visa du greffier est matérialisé par une signature électronique répondant aux conditions prévues à l'article 1367 du code civil. La transmission est accompagnée d'un bordereau attestant l'exactitude des informations transmises et qui mentionne :
a) Le greffe du lieu d'inscription ou de dépôt ;
b) La date de l'inscription ou du dépôt ;
c) Le numéro de gestion prévu à l'article A. 123-29 du code de commerce dans le cas des inscriptions ou le numéro du dépôt des actes et pièces, les documents comptables faisant l'objet d'une série distincte de celle des autres actes (A les actes des sociétés, B les documents comptables, R les ordonnances rendues en matière de sociétés, P les actes des personnes physiques) ;
d) Les mentions prévues aux 1° et 2° de l'article R. 123-237 du code de commerce, sauf pour les actes se rapportant à des sociétés non immatriculées ;
e) La mention : « DECLARATION DE CONFIDENTIALITÉ JOINTE : comptes annuels (compte de résultat) non communicables (communicable) aux tiers en application de l'article R. 123-111-1 du code de commerce » dans le cas du dépôt de comptes annuels accompagné d'une déclaration de confidentialité en application du premier ou du deuxième alinéa de l'article R. 123-111-1 du même code ;
f) La mention : « INFORMATIONS RELATIVES AUX BÉNÉFICIAIRES EFFECTIFS : les informations confidentielles sont communicables aux seules personnes habilitées en application des articles R. 561-57 et R. 561-58 du code monétaire et financier » dans le cas de la déclaration prévue au premier alinéa de l'article L. 561-46 du code monétaire et financier.
Lorsqu'une déclaration d'immatriculation est accompagnée du dépôt de statuts ou d'actes, le greffier mentionne la date du dépôt sur l'exemplaire de la déclaration d'immatriculation destiné à l'Institut national de la propriété industrielle ou sur le bordereau électronique mentionné au troisième alinéa du présent I.
II. - Lorsqu'il est saisi par un organisme mentionné au II de l'article 2 en application du présent arrêté, le greffier du tribunal de commerce ou du tribunal judiciaire statuant commercialement transmet à l'Institut national de la propriété industrielle, par voie électronique, sans frais ni délai, les résultats des retraitements des informations contenues dans les inscriptions, actes et pièces mentionnés au I, dans un format informatique ouvert de nature à favoriser leur interopérabilité et leur réutilisation, au sens du titre II du livre III du code des relations entre le public et l'administration, et à assurer leur compatibilité avec le registre national dont l'Institut national de la propriété industrielle assure la tenue dans le cadre de sa mission prévue au 2-1° de l'article L. 411-1 du code de la propriété intellectuelle.
Cette transmission est réalisée dès le retraitement des informations contenues dans les inscriptions, actes et pièces mentionnés au I et préalablement à toute diffusion ou mise à disposition de ces informations à des tiers, sans préjudice de la communication prévue aux articles R. 123-150 à R. 123-154-1 du code de commerce. Les informations sont transmises quotidiennement sous la forme de fichiers de rediffusion et de métadonnées.
Les fichiers de rediffusion sont transmis au format texte pour les résultats des retraitements des informations contenues dans les inscriptions ainsi que, s'ils existent dans ce format, pour les résultats des retraitements des actes et pièces, dont les comptes annuels. Ces fichiers sont conformes à la norme ISO/ CEI-8859-1. Ils sont accompagnés de leurs empreintes MD5 ainsi que de la documentation technique associée complète et à jour. Ces fichiers intègrent l'ensemble des informations saisies, notamment la dénomination sociale, le numéro SIREN, l'adresse, la date d'inscription ou du dépôt au greffe, le type d'acte, la date de clôture et l'année de clôture des comptes annuels, le type d'évènement, le type de document, la nature du document, le code du greffe, le numéro de gestion, le numéro du dépôt, les nom, type, taille et nombre de pages des fichiers et, pour les comptes annuels faisant l'objet d'une déclaration de confidentialité en application des premier et deuxième alinéas de l'article R. 123-111-1 du code de commerce, l'indicateur de confidentialité correspondant à la déclaration de la société.
Les fichiers de rediffusion sont transmis au format image pour les résultats des retraitements des informations contenues dans les inscriptions, actes et pièces. Ces fichiers sont conformes à la norme ISO 19005-1. Ils sont accompagnés des métadonnées essentielles à leur indexation, notamment la dénomination sociale, le numéro SIREN, l'adresse, la date d'inscription ou du dépôt au greffe, le type d'acte, la date de clôture et l'année de clôture des comptes annuels, le type d'évènement, le type de document, la nature du document, le code du greffe, le numéro de gestion, le numéro du dépôt, les nom, type, taille et nombre de pages des fichiers, les index de pages des informations relatives aux bénéficiaires effectifs en cas de déclaration prévue au premier alinéa de l'article L. 561-46 du code monétaire et financier et, pour les comptes annuels ayant fait l'objet d'une déclaration de confidentialité en application des premier et deuxième alinéas de l'article R. 123-111-1 du code de commerce, l'indicateur de confidentialité correspondant à la déclaration de la société.
III. - Le greffier envoie à l'Institut national de la propriété industrielle, dans un délai de quinze jours à compter de l'inscription ou du dépôt des actes et pièces au registre du commerce et des sociétés, les redevances perçues au titre de ces dispositions pour le compte de cet établissement.

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